Capitolul 10 Organizarea recepției de vizitatori și de a lucra cu aplicatii scrise

Capitolul 10 ORGANIZAREA PRIMIRE și exploatarea aplicațiilor GUEST C. scrise

10.1 ORGANIZAREA PRIMIRE

este utilizat organizația primind vizitatori-unul dintre cele mai importante caracteristică, la birou. Prima impresie a companiei (instituție) skla-dyval exact la nivelul organizației de primire.

Personalul I al organizației;

II personalul altor organizații;

A) cu programare

B) a sosit brusc

III de vizitatori pe chestiuni private.

secretar de companie (instituții mici) este responsabilă pentru recepția organizațională-TION a solicitanților companiei. Șeful Secretarului nizuet bun venit pentru vizitatorii doar o îndrumare.

După cum Secretarul asistă lider în punerea în aplicare a planului zilei sale de lucru, el este deseori dreptul de a determina cu care managerul trebuie să se întâlnească, și care pot fi trimise către alte persoane trebuie să-stnym ce probleme necesită de urgență, o chestiune de decizie și atenția managerilor.

Pentru a primi angajații unei organizații pe probleme actuale grele telno au stabilit ore și zile, care este baza manager de planificare rațională-țional zi de lucru. Trebuie să ne întoarcem la care a venit la personalul de la recepție cu numele și patronimicul, pentru care secretarul trebuie să fie în nume de familie (cu numele și patronimicul) lista (catalog) tuturor angajaților organizației.

La personalul de la recepție a altor organizații, după salut ar trebui să aflăm și scrie:

- numele, prenumele, patronimicul;

- organizația pe care o reprezintă și poziția sa;

- cu privire la orice problemă;

- A fost programată timpul de recepție;

vizitator Prezentat de secretarul de multe ori îi dă o carte de acțiuni de operare V, care conține informațiile necesare cu privire la aceasta.

Aflarea scopul vizitei, secretarul poate trimite imediat la vizita Spune-un anume angajat care se ocupă cu această problemă.

În cazul în care vizitatorul va fi acceptat lider al raportului lui, predarea unei cărți de vizită sau de a scrie despre el cu date. Uneori, secre-tar selectează și trimite liderii trebuie să vorbim despre documentele.

Dacă pre-alocate pentru primirea circumstanțelor nepredvi-dennym transferate (șeful de boală, călătorie de afaceri, este de apel de urgență-TION, etc.) trebuie să contacteze vizitatorul, să-l pună în faima și sunt de acord cu privire la timpul pentru o programare reprogramat.

Unele oferă o recepție detașați lucrători. În acest caz, serviciul de flux de lucru poate ajuta la plasarea hotelului, a declarat că certificatul de călătorie, selectează documentele necesare.

În absența capului, în funcție de ales GP-roua, este posibil să se direcționeze vizitatorul la adjuncții săi.

Mai multe proceduri diferite are primirea cetățenilor cu privire la probleme personale. Acesta este un management independent de înregistrări de serviciu site-ului. Instituțiile și organizațiile în care există o mulțime de aplicații, pentru a lucra cu o unitate specială - Biroul (on-Dela, sector) a cetățenilor. În acele organizații în care plângerile este relativ mică, acestea au fost un lucrător dedicat și, în cele din urmă, într-o instituție mică, companie, personalul de organizare la-oma face parte din responsabilitățile secretarului. În toate cazurile, locul de muncă trebuie să îndeplinească o persoană special alocat. Organizarea la-oma și luarea în considerare a recursurilor cetățenilor sunt atribuite în mod obișnuit la secțiunea elf de auto-a ta instrucțiunile de pe birou.

* Recepție cu caracter personal în conformitate cu puse în aplicare de-legi ale conducătorilor organizațiilor, adjuncții lor sau responsabil RA Botnia.

Recepția cetățenilor trebuie să fie atent organizate. În primul rând, setați ora și locul de recepție. Acestea ar trebui să fie alocate zilele și orele în care vor fi întotdeauna acceptate cetățeni. Informații privind procedura de acceptare este postat într-un loc vizibil. Este oferit și seara, timp liber. Potrivite pentru a oferi recepție-ezhene sensibil de vizitatori.

Admiterea se realizează într-o zonă care are acces facil. Atunci când liderii non-necesitate organizate excursii la locul de acceptare la-sat.

Atunci când supraveghetorul de recepție personală ajută angajații, întâmpină vizitatorii și să le conducă la înregistrare.

Amabilitatea, atenția, curtoazie și întrajutorării determină în mare măsură atmosfera de la recepție.

Oficial, recepție maestru, este obligat să fie extrem de Atte-ing vizitatorului, nevoile și solicitările sale, conversația directă pentru a identifica esența tratamentului și circumstanțele care contribuie la luarea deciziei dreapta.