standarde de gestionare a documentelor și algoritmi

• Iritikova Credința | documente profesionale de management, document, vizitarea lector al Academiei Române de Economie Națională și Administrare Publică pe lîngă Președintele Federației Ruse

Ca urmare a documentelor administrative în managerul de sistem nu semnează și „revendicările“ sau „Aprobă“, selectarea valorii corespunzătoare a câmpului privind forma documentului, adică, Formularul „de intrare“. De fapt, semnătura electronică verifică, de asemenea, numai informațiile din formularul de înscriere, adică, metadate în cartea de documente, mai degrabă decât un document, și este înstrăinat. Lipiți o semnătură electronică de persoane neautorizate (asistenți și asistenți), care drepturile de acces sunt jucate în principal rolul de „registrator“ în sistemul de informații.

• În primul rând, amintiți-vă întotdeauna că documentul oficial (existent sub orice formă) poate fi recunoscută printr-un document eliberat și certificat în modul prevăzut. Ie aici sunt mai importante decât aderarea la normele de proiectare, precum și competența / autoritatea funcționarului care a semnat documentul.
• Și în al doilea rând, să cunoască și să aducă în atenția liderilor documentelor, tehnologia lucrează cu ei și fond documentar sunt responsabilitatea zonei de management al organizației, așa-numitul „top management“, cum se spune în standardele din noua serie de ISO 30300, și „miracole“ în munca de birou nu se întâmplă.

seria ISO 30300 de standarde - un management al documentelor la nivel strategic

Seria ISO 30300 este de a crea sisteme de management al documentelor organizațiilor la nivel strategic, la nivelul de responsabilitate și de conducere în domeniul de luare a deciziilor. Standardele din această serie sunt proiectate pe aceeași metodologie și cadru, precum și standardele din seria ISO 9000 și ISO 14000, asociate cu standardele pentru alte sisteme de management (cum ar fi standardele privind managementul riscului, securitatea informațiilor) și, desigur, să reflecte experiența mondială „cele mai bune practici“. Dacă doriți să obțineți informații cu privire la modul de a lucra cu documente în țări străine, cum să rezolve problemele asociate cu documentele, care este nivelul de birou „străine“, în primul toate standardele ISO ar trebui să fie studiate, deoarece în ele în formă de rezumat conține informații despre curentul (deja realizat în unele țări și în alte dorit) nivelul de înțelegere a importanței de a lucra cu documente și cerințele optime pentru organizarea sa.

Implementarea unui sistem de management al documentelor crește eficiența activității, capitalizarea acesteia, la fel ca în lumea de astăzi, informații și documente sunt considerate ca fiind un avantaj serios. O parte a sistemului sunt procesele, metodele și mijloacele de gestionare a documentelor. Mai mult decât atât, în procesele din sistemul de management al documentelor, în primul rând să înțeleagă tehnologia, algoritmi, experiența și cele mai bune practici de punere în aplicare a ISO 15489 în aspectul organizațional. Dar ține cont de faptul că noțiunea de „sistem de management al documentelor“ este, de asemenea, utilizat pentru numele sistemului informatic, și anume, instrument, care ar trebui să sprijine activitatea atât a hârtiei și a documentelor electronice.

30300 seria de standarde confirmă că punerea în aplicare a unui sistem de management al documentelor asigură controlul organizarea și supravegherea activităților sale din partea conducerii, acționarii și alte părți interesate.

Algoritmi de management al documentelor la nivel operațional

managementul de caz (serviciul de management al documentelor) organizează și supraveghează punerea în aplicare a procesului de management al documentelor, selectarea celor mai bune metode și instrumente la nivelul tehnologiilor de flux de lucru. De obicei, instrucțiuni privind organizarea de birou, în cazul în care este elementul performerilor cu documentele, managementul de caz stabilește în mod tradițional algoritm. Acest algoritm este un fel de „performante“ de stabilire artist de acțiune privind pregătirea și executarea documentului de proiect, interacțiunea dintre artiști, manageri și unități organizaționale în procesul de reconciliere, precum și activități comune de gestionare ofițer și caz autorizat în procesul de a da forță juridică la document. Algoritmul poate fi reprezentat, în general, după cum urmează:

„Efectuarea“ secvență de acțiuni atunci când se ocupă cu proiectele de documente

1. artist de acțiune, precum și aria sa de responsabilitate:
   • Studiul actelor normative legislative și alte reglementează domeniul în care aveți nevoie pentru a imprima / pregătirea și formatul documentului de un anumit tip;
   • analiza documentelor normative interne ale organizației care reglementează activitățile în acest domeniu, subiect sau într-o anumită direcție, problema muncii;
   • analiza documentelor publicate anterior / existente privind specifice / eliberării (documente de toate tipurile și soiurile, evaluarea relevanței lor, de performanță, motive pentru eșec, și altele asemenea);
   • pregătirea proiectului de document unei anumite specii (care reflectă obiectivul concret de a crea documentului, detaliile corecte de înregistrare, alegerea de gestionare optimă pentru această situație, structura textului);
   • direcția proiectului de document privind procedura de aprobare, monitorizarea respectării ceea ce privește coordonarea, schimbări în proiect sau respinge comentariile, pregătirea de noi versiuni ale proiectului, în caz de necesitate, etc. acțiuni pentru a asigura soluții de management al proiectelor de dezvoltare de calitate;
   • obținerea, ca urmare a procedurii de aprobare gata să semneze proiectul de document, executat în mod corespunzător.
2. interpreți de acțiune, manageri și unități organizaționale în procesul de negociere:
   • din proiectul de studiu și evaluarea riscurilor pe care le conține soluții de management de proiect în cadrul zonelor fixe de responsabilitate;
   • pregătirea comentarii, sugestii, noi formulări pentru includerea într-un proiect de document sau o nouă versiune a proiectului;
   • înregistrarea rezultatelor de coordonare în modul prevăzut de viză.
3. Acțiuni ale capului și managementul de caz (servicii de management al documentelor):
   • semnarea documentului de proiect (elemente de recuzită de înregistrare de identificare „semnătură“) și aprobarea documentului (aplicarea semnătura funcționarului autorizat în omologarea gâtului, data aprobării și vor fi executate cu propria lui mână capul);
   • Detalii de identificare de înregistrare „data“ si „index“ (număr) al documentului.

• un document aparținând unei documentații de sistem sau subsistem (de exemplu, compilate organizatoric, administrativ sau document de informații de fond);
• valabilitate a documentului (menționat în documentul ca execuție sau pe o perioadă nedeterminată, deoarece documentul conține o mulțime de norme juridice sau a unei reguli de comportament care acționează);
• termenul de valabilitate (permanentă, temporară de peste 10 ani sau mai puțin, stabilită pe baza listelor de documente și fișiere din termenii din nomenclatura de stocare);
• Forma și forma tipică a documentului (referindu-se la utilizarea organizațiilor aprobate unificate formulare tipizate de documente);
• la textul cerințelor documentului (în structura textului și mijloacele lingvistice de exprimare o anumită situație managerială cu folosirea textelor tipice sau stereotipe, în cazul în formulare standard unificate utilizate).

Astfel, perioada de păstrare de gestionare a înregistrărilor algoritm unui document este un punct de a alege forma unui document (electronic sau pe hârtie) și determină măsuri suplimentare pentru crearea de documente. Desigur, această alegere trebuie să afecteze, de asemenea, procesul de afaceri și scopul / obiectivul de a crea un document, validitatea acestuia.

pentru a trage concluzii

În tranziția către o reală a documentelor electronice de gestiune a documentelor organizației trebuie să fie creat pentru prima dată în sistemul de informații de template-uri electronice. care sunt proiectate și configurate în conformitate cu formularele standard aprobate de documente standardizate. Dezvoltarea acestor forme și personalizare șablon - activitatea planificată a administrației și zona de cooperare cu departamentul IT.

În cazul în care documentul este creat în sistemul de informații, acesta are o viață de depozitare permanentă sau temporară (peste 10 ani). atunci:

1. În format electronic, a avut loc sa pregătire, coordonare, modificări, versionare, etc. Ca urmare, la cheie documentelor de proiect (cu foi de potrivire, care pot fi imprimate, dar pot fi utilizate și în format electronic), tipărite și trimise spre semnare de către funcționarul autorizat.
2. Pe hârtie documentul de proiect trebuie să poarte semnătura originală (condiționat - „albastru“), care corespunde capului!
3. managementul de caz înregistrează un document semnat prin plasarea o dată pe el, și un indice folosind datele de sistem de informații, care „sugerează“ data regulate și indicele de contoare relevante. Documentul pe suport de hârtie este întotdeauna dovada, îndeplinește funcții juridice.
4. Autorizat de management de caz angajat al semnăturii sale electronice (de tip set și de stare, de exemplu, un simplu PE pentru a marca pe copii legalizate), a semnat un proiect de document care există în sistemul de informații în format electronic, împreună cu semnarea unei date sistematice documentate și indicele copie electronică a documentului, care primește statutul documentul „acțiune“.
5. Rezultată copie electronică certificată a documentului (al cărui original există în formă de hârtie), pot fi trimise către interpreții, difuzat în mediu pe site-ul (documentul / fragmente de copiere sau numai antet) pe care se efectuează lucrul în echipă, monitorizarea performanțelor și alte operațiuni de redactare necesare ( de exemplu, sub forma unui raport din informațiile privind copiile electronice ale sistemului poate fi configurat busteni, rapoarte, inventar, de referință, etc).
   Si cel mai important - formează o resursă de informații, oferind o interacțiune electronică între agenții, care ar trebui să fie deja pregătite pentru autoritățile de stat și municipale, pe baza copiilor electronice.
   Ulterior, această resursă poate fi transmis împreună cu originalele de hârtie ale documentelor și a stocurilor de stat sau municipale arhive utilizarea fondului.

Respectarea acestui algoritm va asigura unitatea metodologică de birou și arhivă, care este un principiu esențial al organizării muncii cu documente, și este în concordanță cu conceptul de management al documentelor ISO 15489.

În cazul în care documentul este creat în sistemul de informații, un timp de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv). acesta poate fi creat, stocate, utilizate și eliminate în legătură cu expirarea depozitării ca originalul electronic.

Rețineți, de asemenea, că este de așteptat noua serie de ISO 30300 pentru a dezvolta un standard de audit și certificare a sistemelor de management al documentelor. Cu cât începe să se dezvolte algoritmi de management al documentelor reale cat mai repede, cu atât mai mult succes vom fi!