Schimbul de documente electronice FAQ Contabili

Doriți să pregătească rapid documentele pentru autoritățile de reglementare?

- Am păstrat documentele în format electronic, dacă este necesar, pentru a le trimite pentru a imprima cu IRS?

Bineînțeles că nu. Schimbul de documente electronice cu Serviciul Fiscal Federal, în opinia noastră, modul cel mai corect de a interacționa cu acest birou. Conform p. 2 linguri. 93 din Codul fiscal. pentru a fi trimise Serviciului Fiscal federal a permis documentele create inițial în format electronic, cu utilizarea semnăturilor electronice și a documentelor scanate, semnate electronic. În acest caz, Serviciul Fiscal Federal definește procedura Reclaim documente electronice relevante din punct de vedere și ordinea depunerii lor de către contribuabili, care nu limitează tipurile de documente.

- În plus față de facturi electronice, ce alte documente pot fi schimbate electronic?

Orice documente electronice. semnat de semnătură electronică. Printre ei, în plus față de aceste facturi, include orice rapoarte, declarații, contracte. acte. facturi și altele. Schimbul și stocarea în format electronic a documentelor contabile primare se realizează pe baza art. 9 din Legea federală N 402 „Cu privire la contabilitate“.

De asemenea, există o serie de documente deja traduse în format electronic este posibilă, dar nu este practic pentru mai multe motive. De exemplu, documentele de personal. În primul rând, unele dintre aceste documente sunt pe termen lung și de viață, uneori, permanente raft, iar practica arhivelor electronice sunt slab reglementate în legile. În al doilea rând, aceste documente sunt direct legate de date cu caracter personal, și, prin urmare, trebuie să se asigure depozitarea acestora, în conformitate cu cerințele speciale ale legislației.

- Am nevoie pentru a merge la EDC după imprimare, și să stocați documente pe suport de hârtie?

De fapt, acest lucru este contrar logicii documentului electronic. În cazul în care documentele sunt create electronic și semnate cu semnătură electronică, conform legii, este original. Nu este necesar să se păstreze o copie a acesteia.

- Ce este CIPF și de ce este necesar? Trebuie să achiziționați orice licență?

Fără un mijloc de protecție criptografică a informațiilor (CIPF), astăzi, nu se poate face documente semnificative din punct de vedere. Acesta este un program special care oferă criptarea datelor, este necesar să se creeze și să verifice o semnătură electronică.

Într-adevăr, înainte de a proceda la schimbul de documente în format electronic, trebuie să achiziționați o licență CIPF.

- Este posibil să cumpere un singur certificat este o semnătură electronică și de a folosi deloc?

Faptul că certificatul este o semnătură electronică se eliberează numai o persoană fizică care acționează în nume propriu sau în numele unei persoane juridice, pe baza Cartei, sau puterea de avocat. În conformitate cu art. 14 din Legea federală N 63 „privind semnătura electronică“ semnătură trebuie să conțină informații care identifică o anumită persoană care a semnat documentul. Și în acest caz, va fi proprietarul cheii private a certificatului.

Desigur, există situații în care veți obține un document semnat nu este o anumită persoană, dar, de exemplu, o agenție guvernamentală. Acest lucru se întâmplă numai în cazul în care semnarea se întâmplă în mod automat, ca parte a proceselor complexe de soluționare a plângerilor cetățenilor. În toate celelalte situații, o semnătură electronică, în primul rând, subliniază implicarea personală a unei anumite persoane în semnarea documentului.

- Cât de mult vă puteți păstra documentele electronice semnate? După certificat de cheie semnătură electronică are o durată de viață limitată.

Aceasta este o întrebare foarte importantă. Ar trebui să păstreze documentele contabile primare o medie de cel puțin cinci ani, și certificatul semnăturii electronice de numai un an valabil. Până la sfârșitul acestei perioade, în cazul în care toate dintr-o descoperire bruscă a documentelor vor fi necesare pentru a dovedi că certificatul era valabil la momentul semnării. Prin urmare, transportatorii document electronic folosi format special de semnătură - o semnătură electronică avansată. Acesta poate confirma momentul creării unei semnături electronice și valabilitatea certificatului pentru acea perioadă de timp.

De asemenea, la momentul semnării semnătura electronică a documentului este aplicat ștampila de timp și valabilitatea rezultatul testului a certificatului, care va permite, chiar și după expirarea certificatului pentru a dovedi că documentul are forță juridică obligatorie.

Astfel, prin utilizarea o semnătură electronică avansată, puteți să nu vă faceți griji cu privire la valoarea juridică a documentelor în arhiva electronică.

- De ce este costul trimiterii unui document formalizat merge mai non-formală?

Lucru este că procesarea documentelor formalizate (de exemplu, facturi) mult mai complicate decât non-formale. În plus, legiuitorul invocă cerințe specifice, reglementările de muncă și formate aprobate. Toate acestea crește costul resurselor de documente operatori, prin urmare, crește și prețul.

- Pot folosi documente electronice ca probe în instanță?

Da, desigur. Cu toate acestea, nu este încă o practică comună. Cu toate acestea, conform revendicării. 3 linguri. 75 din arbitraj procedură kodeksaRumyniya (Codul HSC), documentele primite prin intermediul rețelei de informații și de telecomunicații „Internet“ și semnat electronic, sunt admise ca probe documentare. În cazul în care instanța nu poate fi folosită ca dovadă a documentelor electronice, atunci acesta va fi suficient pentru a face copii pe hârtie, pentru a asigura ștampila și semnătura capului lor.

De asemenea, site-ul oficial al Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse, după completarea formularului, puteți trimite documente către instanțele de arbitraj electronic fără semnătură electronică.

- Cu toate acestea, atunci când se lucrează cu serviciul de schimb, FNS va revizui toate documentele noastre, pe care le împărtășim cu antreprenori?

Desigur, acest lucru nu este toate întrebările în acest moment, dar suntem încrezători că, în timp util aceste aspecte vor fi mai puțin: experiență, precedente specifice crea mai multă înțelegere în acest domeniu. Este dificil de a trece la ceva nou, atunci când povestea abia a început. Și se speră că în cele din urmă statul va permite crearea unor condiții favorabile și transparente, nu numai pentru participanții la EDC, dar, de asemenea, pentru operatorii de schimb.

Articolul original din portalul de audit