Revista - consultant contabil - organizare documente de stocare

În plus, taxa organizatsiiobespechit de siguranță a documentelor contabile prevăzute la articolul 17Zakona de contabilitate.

Prima și, probabil, cea mai importantă întrebare pe care voznikaetu contabil - cât de mult timp ar trebui să fie păstrate evidențe contabile?

depozitarea pe termen a documentelor contabile

documentele contabile primare, registre ibuhgalterskaya declarații sunt stocate pentru o perioadă care este stabilită în conformitate cu organizarea arhivelor de stat Supremația, dar nemenee 5 ani (paragraful 1 al articolului 17 din Legea Contabilității).

În coloana 3 a tabelului Listei sunt date termeni hraneniyadokumentov care se aplică tuturor organizațiilor. Nu este imeetznacheniya, dacă acestea transmit documentele depuse în stat, munitsipalnyearhivy sau stoca în mod independent.

În ceea ce privește stocarea tuturor documentelor contabile pot uslovnorazdelit în două tipuri:

• documentele care trebuie să fie păstrate o anumită perioadă de timp, care este, documente cu o perioadă de timp de depozitare;
• documentele care trebuie să fie menținute constante.

perioade temporare de depozitare. adică srokihraneniya stabilit în ani (de exemplu, de 1 an, 5 ani, 75 ani), ispolzuyutsyaabsolyutno toate organizațiile.

De obicei, perioada de valabilitate a contabilității dokumentovustanovlen Lista de 5 ani.

Calculul perioadei de stocare pentru anumite documente este svoiosobennosti.

Când perioada de retenție începe documentele contabile

începe perioada de retenție

În ultima înregistrare au data

Pentru unele documente contabile stabilite pe o perioadă de timp mai lungă sau mai scurtă de stocare.

De exemplu, conturile personale ale angajaților dolzhnyhranitsya timp de 75 de ani. În absența conturilor organizatsiilitsevyh pentru aceeași perioadă a documentelor stocate:

• privind plata salariilor, indemnizațiilor, taxe, asistență financiară și alte beneficii (de decontare sumară sau decontare și salarizare);
• admiterea de lucrări (acte, certificate, facturi).

În același timp, mostre de semnături ale persoanelor responsabile cu material aprobat limitele și statelor de plata minovaniyanadobnosti hranyatsyado. Acest lucru înseamnă că documentele sunt tolkoprakticheskoe valoare. depozitarea pe termen este determinat de organizația în sine, dar Onne poate fi mai mică de un an.

În termen de doar 1 an, trebuie să stocați, de asemenea, rapoarte și anexe mesyachnyebuhgalterskie, ordine forme de contabilitate și de raportare, corespondenta cu privire la calendarul de contabilitate și raportare financiară.

O atenție deosebită trebuie acordată termenul de valabilitate al unora dintre documentele în cazul în care organizația începe testul, există o dispută sau controversă, ancheta fabrică sau un caz instanță.

• Registrele de contabilitate ( „e registrul, reviste comenzi, masă razrabotochnye, etc ...);
• Foaie curentă;
• documente și anexe primare. care a înregistrat faptul tranzacțiilor comerciale (numerar, documente bancare, carnete de cecuri mătcile bancare, mandat, carduri de raport, notificarea băncilor și a cerințelor de transfer, acte de acceptare și predare, scrie-off de proprietate și materiale, scrisori de trăsură, facturi, rapoarte de cheltuieli, și altele. );
• documente pentru a efectua audituri de documentare a activității financiare și economice. supravegherea și munca de audit, inclusiv verificarea registrului de numerar, corectitudinea taxelor de percepere, etc (planuri, rapoarte, înregistrări, certificate, rapoarte, corespondență) .;
• documentele pentru plata salariilor, asistență materială și alte beneficii (de decontare consolidate și decontare și salarizare);
• puterea de avocat pentru a primi valori materiale;
• documente privind inventarierea bunurilor organizației (procese verbale ale ședințelor, comisioane de inventar, liste de inventar, acte, declarații);
• cărți, reviste, cărți de organizații plăți de contabilitate, de credit și de debit documente de numerar, facturi, ordine de plată, salariile depuse, procuri, proprietate a întreprinderii cu.

Documente cu o perioadă de timp de stocare, care imeyutotnosheniya la aceste evenimente, aveți nevoie pentru a stoca până pentru a finaliza verificările sau doprinyatiya decizia finală asupra litigiului. Chiar dacă perioada de depozitare specificată în Lista acestor documente a expirat.

termeni Constant hraneniyaprimenyayutsya numai acele organizații, documente, arhive de achiziție kotoryhyavlyayutsyaistochnikami. Printre acestea se numără:

• de stat, organizațiile municipale, documente care sosesc în arhivele în modul stabilit;
• organizații non-guvernamentale care transmit documentele la arhiva, pe baza acordului încheiat cu arhiva.

În ceea ce privește organizațiile care nu yavlyayutsyaistochnikami achiziționarea de arhive de stat și municipale, todokumenty cu o perioadă constantă de depozitare trebuie depozitate după cum urmează:

• organizațiile de stat și municipale - 10 ani;
• organizații non-guvernamentale - cel puțin 10 ani.

Mai mult decât atât, o viață suplimentară de valabilitate a unor astfel de organizații dokumentovnegosudarstvennye determină, în mod independent, în conformitate cu legislația sau sdeystvuyuschim necesare documente practice ispolzovaniyaetih.

Aceste documente includ:

Anual bilanțurile și rapoarte; documente pentru a le (anexele la bilanț, note explicative, formulare de specialitate)

documente analitice la bilanțul anual și (tabele, memo-uri, rapoarte)

Documente pentru examinare și aprobare a bilanțurilor anuale și rapoarte (rapoarte, declarații, concluzii)

Rapoarte anuale privind taxele

Rapoarte operaționale privind conturile în valută străină în străinătate

Programul de management pentru organizarea și punerea în aplicare a contabilității automatizate și a sistemelor de raportare

Sunt necesare unele tipuri de documente ale organizațiilor perioada de depozitare permanenta non-guvernamentale să fie stocate pentru toate activitățile sale până la eliminarea completă. De exemplu:

• foi consolidate anuale de bilanț și rapoarte, precum și documente de la acestea (anexele la bilanț, notele explicative, forme specializate);
• transfer, separare, bilanțuri de lichidare; cereri, memorii explicative;
• documente privind reevaluarea mijloacelor fixe, determinarea deprecierii, evaluarea proprietății organizației (minute, rapoarte, calcule, rapoarte);
• documente privind desfășurarea operațiunilor monetare și de schimb, operațiunile cu granturi (rapoarte, rezumate);
• pașaport tranzacție;
• cărți, reviste, cărți de contabilitate de valori mobiliare.

Acorde o atenție! Tedokumenty enumerate numai după cum se specifică în secțiunea 4.1, „Contabilitatea și raportarea“ Lista. În același timp, numărul de documente pe care organizația obyazanahranit în perioada activității sale, atât de mult mai mult. Dintr-o data sunt localizate secțiuni ale listei ( „planificare de acțiune“, „Finansirovaniedeyatelnosti“, „statistică de contabilitate“, „obespecheniedeyatelnosti legală“ și altele.).

Printre acestea se numără:

• documentele de constituire;
• minute ale adunărilor generale ale acționarilor;
• documente privind dreptul de proprietate, posesia, utilizarea, eliminarea activelor (conturi, contracte)
• documentele pentru înregistrare și reînregistrare a denumirilor comerciale, mărci comerciale, mărci de serviciu, etc.;
• documente de certificare, acreditare, certificare;
• Registrul acționarilor;
• registrele deținătorilor de valori mobiliare;
• Lista persoanelor afiliate și a persoanelor care au dreptul la dividende;

Reduce termenul de valabilitate, care sunt instalate în Lista, o organizație nu poate. În același timp, în funcție de caracteristicile specifice ale muncii lor, aceasta poate crește durata de depozitare a anumitor documente, și păstrați-le mai mult decât termenul listei.

Situațiile financiare SA stocate în tip zavisimostiot de raportare. (Consolidate) rapoartele anuale și sunt supuse unor constante godovayaotchetnost înregistrările hraneniyu.Kvartalnye trebuie să fie păstrate timp de cel puțin 5 ani, și declarațiile mesyachnuyubuhgalterskuyu - cel puțin 1 an.

În această parte a situațiilor financiare includ:

• bilanțul contabil;
• contul de profit și pierdere;
• Anexa la situațiile financiare;
• raportul auditorului care confirmă corectitudinea situațiilor financiare anuale;
• notă explicativă.

După cum se vede din aceste cifre, buhgalterskihdokumentov termenul de valabilitate, care sunt stabilite pentru joint-srokamhraneniya corespund acestor documente, lista stabilită.

Termenul de valabilitate a documentelor fiscale

Conform primei părți a kodeksaRumyniyanalogoplatelschikiobyazany fiscale asigura siguranța datelor contabile și drugihdokumentov care sunt necesare pentru calcularea și plata taxelor în techenie4hlet (paragraful 8 din paragraful 1 al articolului 23 din Codul fiscal). În plus, în timpul etogosroka trebuie să stocheze documente care confirmă cheltuielile aferente costurilor și taxelor plătite suportate.

Dar asta nu e tot.

Costurile suplimentare ale organizării mijloacelor sale de venit chtopredpriyatiem o pierdere. În acest caz, baza fiscală este pribylravna impozit zero. În același timp, valoarea pierderii este o organizație poate umenshitpribyl anii anteriori.

Condiții de transfer de pierdere pentru viitorul articol 283 din Codul fiscal.

Pierderea transferate în totalitate sau parțial. Principalul lucru este că valoarea totală a impozitului pe venit nu a fost redus cu mai mult de 30%. În cazul în care organizația nu este în măsură să scrie complet off pierderi pentru odingod, apoi utilizați dreptul pierderilor reportate poate fi de 10 ani. Această perioadă se calculează începând cu anul următor după pierderea.

De-a lungul duratei de pierdere de reportare stoca documente organizatsiyaobyazana care confirma valoarea pierderilor. Rechidet nu numai cu privire la registrele fiscale, dar, de asemenea, contul dokumentahbuhgalterskogo primar.

Astfel, în general, taxa zakonodatelstvopredusmatrivaet de stocare pe termen scurt a documentelor contabile și a sluchaeperenosa pierderi pentru viitor - o perioadă mai lungă.

Cum să fii un contabil?

După cum vă amintiți, pentru calcularea sumelor plătibile în byudzhetpo anumite taxe (TVA, impozitul pe proprietate, taxa socială unificată, contribuțiile la Fondul de pensii et al.), Precum și pentru pregătirea registrelor fiscale ale pribylispolzuyutsya datelor contabile fiscale. Conform Legii cu privire la documentele contabile uchetepervichnye și înregistrările contabile trebuie să fie păstrate timp de 5 ani.

Mai mult decât atât, în conformitate cu lista de rapoarte privind impozitele și taxele (adică calcule fiscale și declarațiile fiscale) kbuhgalterskim documente clasificate. Pentru rapoartele anuale privind taxele stabilite de depozitare postoyannyysrok, precum și pentru rapoartele trimestriale - 5 ani.

În consecință, perioada de păstrare a documentelor în valoare de 4 ani, care este stabilită prin articolul 23 din Codul fiscal, pot fi aplicate numai registramnalogovogo cont. În același timp, perioada de valabilitate a acestor documente ar trebui să fie uvelichitv caz de pierdere reportată.

În ceea ce privește documentele contabile, atunci neobhodimoprimenyat cea mai mare perioadă de păstrare a documentelor contabile ale celor chtopredusmotreny de legislația în vigoare (cum ar fi contabilitate, astfel inalogovym).

Acest lucru înseamnă că documentele contabile ale termen de valabilitate kotorymustanovlen de 5 ani, ar trebui să fie distruse sau după această perioadă, și pierderea vsluchae reportarea - pentru a crește durata de valabilitate a acestora la 10 ani.

Cum de a organiza stocarea documentelor

Organizația poate încredința organizarea sobstvennogoarhivaspetsializirovannoy (arhiva privat sau public). Dlyaetogo trebuie să încheie un contract special de depozitare. Acesta ukazyvayutsyasrok în timpul căreia arhiva este obligat să păstreze documentele. De obicei, onsostavlyaet 75 de ani.

În acest caz, cheltuielile Organizației pentru arhiva de stocare dokumentovbudet servicii de plată în temeiul prezentului acord. pentru a păstra serviciile, achiziționarea și utilizarea de arhive care au instituții de arhivă sunt scutite de TVA (paragraful 6 din paragraful 2 al articolului 149 din Codul fiscal). Prin urmare, întreaga sumă transferată organizarea de arhive specializate va umenshatnalogooblagaemuyu profit.

Documentul poate fi, de exemplu, Poziția Salvarea documentelor. aprobat prin ordin al CEO-ului. În nemneobhodimo determină:

• tipuri de documente, sub rezerva obligatorie de depozitare;
• unități structurale, care vor asigura stocarea documentelor;
• ordinea de primire a documentelor pentru depozitare;
• termenul de valabilitate;
• contabile și de înregistrare a documentelor de intrare pentru depozitare;
• măsuri pentru a asigura siguranța și confidențialitatea informațiilor conținute în acesta;
• Procedura de emitere a documentelor stocate pentru a opera cu acestea;
• alte probleme.

arhiva proprie organizației presupune serviciul de arhivă sozdaniesootvetstvuyuschey. precum și asigurarea zaopredelennym taxelor oficiale pentru organizarea activității de arhivă.

Apoi, este necesar să se dezvolte un regulament privind ekspertnoykomissii. care va avea valoarea de examinare a documentelor generate în cadrul companiei (secțiunea 3.1 Instrucțiuni de utilizare a listei) .Polozhenie aprobat de cap. El a emis un ordin pentru aprobarea Comisiei sostavekspertnoy.

Comisia a inclus, de regulă, angajații naiboleekvalifitsirovannye ai organizației într-o cantitate de cel puțin 3 chelovek.Krome plus, componența comisiei de experți poate invita arhiva izokruzhnogo arhivar. În cazul în care toate lucrările de selectare a documentelor pentru depozitare iunichtozheniya va avea loc în prezența unui angajat arhivă, documente probleme skhraneniem de organizare va fi.

Comisionul de experți creează o serie de cazuri sosrokami de stocare a documentelor, și anume, aranjează toate documentele disponibile povidam și datele și numele este o listă de cazuri.

Pentru a face acest lucru, trebuie să analizeze documentele pe an și cusute în ordine cronologică.

Ca regulă generală tratat cu documente primare, kotoryeotnosyatsya la un registre contabile specifice (de exemplu, în numerar sau bankovskiedokumenty), depuse în dosare separate, în ordine cronologică. Pagini vetih foldere ar trebui să fie numerotate în colțul din dreapta sus. Cazul poate fi Neboli 250 de pagini, sau nu ar trebui să fie mai groasă de 4 cm.

Când toate documentele aranjate și cusute, sostavlyaetsyaihopis. care trebuie să fie aprobat rukovoditelempredpriyatiya.

Pentru stocarea documentelor trebuie să luați spetsialnoepomeschenie. Documentele trebuie să fie plasate în arhivele într-un dulap încuiat, asigurând siguranța completă a documentelor, precum și protejarea acestora de efectele pylii căldurii solare.

Pentru o organizație care are propria arhivă, osnovnyezatraty pentru costurile de depozitare de documente includ chiria, utilitățile (menținând temperatura necesară, umiditate, etc.), angajații de fișiere inuri de muncă plătească.

Aceste costuri se referă la managementul organizației. Prin urmare, acestea sunt considerate cont vbuhgalterskom 26 „Cheltuieli generale“ cont. În ansamblu, aceste costuri fiscale sunt înregistrate în alte raskhodovorganizatsii (paragraful 18 alineatul 1 al articolului 264 din Codul fiscal).

Actele privind alocarea documentelor cu termen de valabilitate expirat kunichtozheniyu revizuite și aprobate de către șeful organizatsii.Posle documentelor enumerate în actul, sunt separate de restul cazurilor ihranyatsya într-un loc special pentru distrugere.

Rețineți că utilizarea deyatelnostidokumenty economice care urmează să fie distruse, este imposibil. Cazuri în care perioada de valabilitate a expirat, sunt transmise la prelucrarea unei organizații specializate sau samoyorganizatsiey distruse.

În cazul în care documentele sunt trimise la fier vechi, organizația de transfer delspetsializirovannoy formalizate acceptare raport ilinakladnoy. Acesta trebuie să precizeze data transferului, suma transferată în greutate Delhi de deșeuri de hârtie.

Distruge documentele pe care perioada de stocare a trecut deja, mozhnoneposredstvenno în organizație pe un tocător. Această Comisie sluchaeekspertnaya stabilește ustarevshihdokumentov distrugere, constând din Legea în cauză.

Responsabilitatea pentru încălcarea perioadelor de păstrare a documentelor de ordine și

Conform Legii cu privire la stocarea documentelor contabile de contabilitate zaorganizatsiyu este șef responsabil al organizației.