întâlnire de afaceri - studopediya

Cel mai adesea, au loc intalniri de afaceri:

- dacă este necesar, o decizie colectivă pe baza de drepturi egale de fiecare pentru a exprima și justifica opiniile;

- în cazul în care decizia afectează interesele întrebării în același timp mai multe părți structurale ale organizației sau a firmei;

- Dacă aveți nevoie pentru a decide cu privire la utilizarea de opinii ale diferitelor grupuri de muncitori.

Practica vieții de afaceri arată că întâlnirile de afaceri sunt mai eficiente decât o gamă îngustă de manageri administrative. Cu toate acestea, nu este suficient de bine pregătiți și prost întâlniri desfășurate convocate cu orice ocazie, provoca daune extrem de mari, pentru că consumă timp prețios, luând oamenii de la locul de muncă principal. De aceea, înainte de a colecta următoarea reuniune, ar trebui să ia în considerare neobhodimos whith o astfel de mișcare. Este posibil ca de așteptat să întrebarea nu are nevoie de o soluție imediată. Mai mult decât atât, șeful, să zicem, vrea doar să informeze Collab-ing despre ceva. În acest caz, puteți face cu ușurință, fără întâlnire, dar dacă este necesar, în primul rând, este nevoie de o pregătire atentă a reuniunii. Pregătirea și procedura în sine a exploatației sale ar trebui să fie concepute pentru cele mai bune principala problemă a fost rezolvată, pentru care întâlnirea este ea însăși a avut loc.

PREGĂTIREA PENTRU ADUNAREA DE AFACERI. În cea mai comună formă de pregătire a reuniunii include următoarele etape. decizia de a-l ține, definiția subiecților, forma-TION a ordinii de zi, definirea sarcinilor de asamblare și lungimea totală de serviciu, data și ora de început, componența participanților, cu privire la regulile de funcționare, șeful de formare, pregătirea raportului și proiectul de decizie, pregătirea prealabilă a participanților și premise, și, dacă este necesar - cazare, hrană, transportul participanților la reuniune.

După decizia de a organiza întâlnirea, structura participanților planificate. A invitat la un număr suficient de specialiști, dar numai cele care sunt într-adevăr necesare în absența acestei reuniuni ar fi ineficientă. Cu toate acestea, gradul de interes de afaceri - nu singurul criteriu de selecție a participanților. Uneori este necesar să se ia în considerare caracterul adecvat al drepturilor de muncă.

Determinarea timpului de începere a reuniunii, ar trebui să ia în considerare ritmul de lucru. Pentru a nu face pe oameni pe tot parcursul zilei, fără a comuta capăt de la un loc de muncă la altul, întâlnirea se desfășoară în mod avantajos la începutul sau la sfârșitul zilei, sau după pauza de prânz. Având în vedere cantitatea totală de timp în care este necesară nu numai în mod direct pentru întâlnire, dar, de asemenea, la taxe, tranziție, întoarcerea și „includerea“ în loc de muncă, începutul și sfârșitul reuniunii ar trebui să fie planificate astfel încât să nu rămână perioade „goale“ de timp, în cazul în care se va încheia la 15 minute inainte de pauza de prânz, a pierdut cu siguranță minute.

Este obligat să comunice participanților în prealabil reuniunilor sale și să citească ordinea de zi, cu toate materialele necesare pentru performanțele lor au fost gândite în prealabil.

DOING întâlnire de afaceri. Începe întâlnirea la timp este necesară pentru a convenit cu precizie și imediat cu participanții lucrează împreună regulile, de exemplu, termenul pentru declarații sau proceduri de luare a deciziilor. Urmat de unul dintre participanți încredințează protocolul.

Stilul diplomatic ia în considerare punctele de vedere ale tuturor participanților, precum și modul în care ideile dvs. sunt în concordanță cu ideile altora. Când acest compromisuri inevitabile. Cei prezenți la întâlnire, asigurați-vă că pentru a avea contribuția lor la decizia că cooperarea lor nu este indiferentă față de tine, ca lider.

Alegerea metodei depinde de comportamentul acestor obiective, precum și cu privire la situația specifică în care se va petrece o anumită întâlnire. Stilul diplomatic este adecvat în următoarele cazuri:

- suficient timp pentru a discuta toate argumentele; decizia va fi pusă în aplicare cu succes numai atunci când este recunoscut de către toți participanții la discuție;

- participanții să înțeleagă problema și cunosc opțiunile pentru rezoluția sa;

- orice diferențe mari, și este necesar să se convingă disidenții în corectitudinea unei decizii.

Una dintre sarcinile principale ale evenimentului de afaceri de lider în stilul diplomatic din grupul - pentru a atrage cât mai multe posibil a faptelor la mai aprecia pe deplin complexitatea problemei discutate, precum și să implice publicul în procesul de rezolvare a problemelor. Potrivit celebrul psiholog american Alan E. Ivey, ale cărui recomandări sunt prezentate mai jos, reuniunea de conducere trebuie în primul rând afla: 1) care sunt faptele, și 2) modul în care acestea evaluează în prezent. Desigur, comandantul trebuie să fie un punct de vedere cu privire la situația, dar trebuie să știți, și punctele de vedere ale altora, în scopul de a înțelege dacă au dreptate sau nu în înțelegerea problemei. În cazul în care punctul de vedere al altcuiva este corectă, întâlnirea de conducere se poate schimba viziunea asupra situației. În cazul în care colegii sunt greșite sau lipsește ceva esențial, el poate raporta dovezile lipsă. În orice caz, este întotdeauna important să știe ce gândesc oamenii, și care pot face alte persoane fac. Este de asemenea important, ca și experții prezenți la ședință au evaluat faptele. Aceasta este baza pentru o decizie. Mai simplu și mai rapid pentru a obține datele necesare, utilizând întrebările corecte. Cu ajutorul lor, puteți transmite cu succes gândurile lor și de a construi un lanț de raționament care conduce la rezultatul dorit. Întrebări - un instrument excelent pentru a trimite reuniunea la canalul dorit pentru tine.

În procesul de desfășurare a activității reuniunii este foarte important să monitorizeze progresul acesteia. Pentru a face acest lucru, managerii ar trebui:

1. Stau într-o poziție neutră. Acest lucru are un efect pozitiv asupra stării emoționale a publicului.

2. Întotdeauna continuați conversația.

3. să ia imediat măsuri în cazul unei tensiuni cauzate de emoții.

4. respinge deciziile nemotivate! Numai sprijinite prin decizii elementele de fapt trebuie să fie luate în considerare.

5. Apelați participanților pentru a efectua.

6. Se lasă doar o singură persoană să vorbească, pentru a preveni apariția discuțiilor în cadrul reuniunii.

7. Ascultați punctele de vedere ale tuturor adversarilor! Nu există idei care nu sunt deținute la fel de greu ca și cele care nu au fost discutate.

8. Caută să abordări comune. Este întotdeauna posibil să se găsească un numitor comun, în cazul în care doar să vrea.

9. tolera excursie în trecut și digresiunile care permit participanților individuali. Reuniunea ar trebui să fie urmată de consecvent, pas cu pas pentru rezolvarea acestei probleme.

10. Dacă este necesar, pentru a evita neînțelegerile, să clarifice comunicarea participanților individuali: „Am înțeles acest lucru corect? Deci, va fi corect?“.

11. Cele mai multe sub-total prodemonstri-MENT participanților, deoarece acestea sunt deja aproape de țintă.

12. Economisiți timp! De la bun început, este necesar să se explice că problema poate fi rezolvată, fără îndoială, în timpul alocat. Dacă este posibil, nu întârzia întâlnirea timp de un minut.

În desfășurarea reuniunii ar trebui să pornească de la faptul că este adesea necesar să se ocupe cu aceleași tipuri distincte de participanți la discuție. Următoarele sunt sfaturi despre cum să se ocupe cu ei și cum să le neutralizeze.

Organizarea și desfășurarea dezbaterii. Pentru afaceri, întâlnirea a fost fructuoasă și nu se transformă într-o farsă, ofițerul care prezidează trebuie să stăpânească tehnica de dezbatere. Organizarea lor necesită o eforturi-TION definite de către organizatori și mai ales foarte predsedatelst-vuyuschego.

Când te trebuie să se implice în disputa ca unul dintre membrii săi, mai presus de toate specifica poziția clară, care este justificată sau respins, precum și să definească cu exactitate conceptele de bază, să nu discutăm despre lucruri complet diferite. Terminologia dispută ar trebui să fie clar pentru toți cei prezenți.

Am fost determinat și a avut limitele de timp precum și cele pentru a evita animozitate personală din partea criticilor argumentând și du-te la individ.

În întregime, auzi argumentele adversarului, cu sobrietate să cântărească și să le evalueze. Inițial aduce doar argumente puternice, și spun cei slabi, după și, ca în cazul în care în trecere. În cursul unui litigiu, încearcă să convingă, nu să rănească adversarul. Nu persistă în a nega argumentele adversarului, în cazul în care acestea sunt clare și evidente.

Niciodată nu se angajeze în discuții și dezbateri nepregătit. Pre-le pregăti, face chiar planul cel mai general al luptei pentru adevăr, pentru a alege cele mai semnificative și evident pentru toate argumentele pe care nimeni nu la îndoială. Mai ales impresionante sunt datele digitale exacte care nu pot fi respinse.

PASI IN LUAREA DECIZIILOR. Fiecare întâlnire de afaceri ar trebui să se încheie cu decizia. Se compune din cinci etape:

a) stabilirea de contacte;

b) definirea problemei;

c) scopuri de determinare;

d) prezentarea ideilor;

d) gata de plecare.

Dacă sunteți organizatorul ședinței, efectul pe etapele sunt după cum urmează:

I etapă. Drepturile comandantului stabilit structura rațională a discuției. Fiți atenți la fiecare cu ajutorul contactului cu ochii sau alte metode de ascultare atentă a opiniilor.

Etapa II. Identificarea problemei și să specifice în mod clar natura sa. Se lasă toți cei prezenți să vorbească despre această problemă. Rețineți sentimentele care au apărut în jurul ideilor cheie. Asigurați-un rezumat al problemelor și modalitatea de rezolvare, ținând cont de opinia celor prezenți.

Etapa III. Determina scopul. Pentru a face acest lucru, posibilitatea de a discuta despre soluția ideală la problema, chiar dacă pare imposibil de atins. Ar trebui depuse eforturi pentru a se angaja fiecare publicului în procesul de identificare a problemelor și stabilirea obiectivelor.

V pas. Pregatiti-va pentru o acțiune. Încercați să păstrați fiecare a avut o declarație clară a acțiunilor sale personale. Asigurați-vă că toate etapele ulterioare înțeles în mod clar și toată lumea se va deplasa spre obiectivele stabilite de comun acord. La sfârșitul rezultatelor soveschaniyapodvedite.

Efectuarea unei reuniuni - aceasta nu înseamnă să spun tuturor că el trebuie să facă. În cazul în care toate opțiunile sunt posibile acțiuni sunt clare, ar trebui să se concentreze întrebarea: „Care dintre programele alege să pună în aplicare“ Această întrebare va conduce grupul la o decizie comună. Atunci când se ia decizia, obiectivele specifice, este necesar să se găsească un voluntar sau de a da ordine. În cazul în care, în cursul reuniunii, au participat toți experții, ordinele înmânau nu este necesar - în cursul discuției problema a fost deja împărțită în membrii echipei de activitate.

COMPLETAREA ACTIVITĂȚII ADUNĂRII ȘI ELABORAREA LUI LA duct. Reuniunea poate termina insumarea. De obicei, aceasta este concluzia încercare finală de a omite - toate sunt obosit și în grabă. Dar prin petrecerea un pic de timp pe ea, vei avansa foarte mult în planurile de execuție. Este în etapa finală sunt adesea pierdute idei și fapte bune. întâlniri eficiente ar trebui să aibă consecințe concrete. Facilitatorul întâlnirii atunci când rezumă discutarea rezultatelor, rezumând poziția cea mai importantă, este recomandabil să se afle de la cei prezenți dacă toate înțelege corect: „Chiar dacă nu necesită acordul oficial, la finalul reuniunii ar trebui să prezinte aici cu fraza:“ Am fost de acord. Fie că toți sunt de acord cu asta? „După aceea, trebuie să verifice corectitudinea participanților de reacție.

Încheiați întâlnirea de la ora stabilită. În acest fel vă asigura-te o reputație ca un organizator de specialitate. Pe parcursul sesiunilor ulterioare, participanții vor trebui să se disciplineze și să depună eforturi pentru punerea în aplicare în timp util a agendei; Nimeni nu va întârzia discursul său și de a organiza următorul participant.

Cu toate că pentru orice lider in importanta intalnire de afaceri - rezultatul său, de înaltă calitate, eficiente de luare a deciziilor, cu toate acestea, este foarte importantă, și consecințele psihologice ale unui astfel de eveniment. Oamenii ar trebui să părăsească ședința fără a se confrunta cu iritare asupra a ceea ce se întâmplă, fără a simți antipatie față de cineva dintre colegii săi, al cărui aviz a fost recunoscută cel mai mult, și fără a se confrunta cu disconfort, în cazul în care, să zicem, o idee proprie o astfel de recunoaștere nu utilizează.

La încheierea reuniunii, este important să nu uităm pentru a bloca, care se va efectua. Și, în plus, ar trebui să se asigure că toți participanții primesc rezultatele protocolului reuniunii. Pe baza acestui document oficial de management are dreptul de a cere angajaților să-și îndeplinească deciziile luate.

Procesul-verbal nota: numele agenției, naimenovanieuchrezhdeniya sau întreprindere de tip de document numele (protocol), de data ședinței, indicele (numărul), locul reuniunii, de aprobare a gâtului (în cazul în care protocolul este supus aprobării) antet, care include un nume de organ colegial sau un punct de întâlnire specifică numele președintele și secretarul, componența participanților, ordinea de zi, textul formularului „asculta - a decis (rezolvat),“ semnătura președinte și secretar.

În funcție de caracterul complet de fixare rândul său de întâlnire emit protocolul scurt și plin. Pe scurt, nu textele complete ale prezentărilor, deoarece numai pe ordinea de zi a indicat, numele vorbitorilor, tema prezentărilor și a deciziilor. Rapoartele complete oferă o perspectivă nu numai cu privire la natura reuniunii, așa cum este cazul în cazul unui protocol de scurt, dar, de asemenea, cu privire la activitățile întreprinderilor, instituțiilor, întreprinderilor în ansamblu. Protocolul complet se realizează de obicei cu ajutorul prescurtare sau înregistrare pe bandă de magnetofon. Este important ca atunci când se elaborează protocolul prevede legal de polnotsen-Ness, care este determinată de prezența tuturor detaliilor necesare, proiectarea corectă și fiabilitatea strictă a informațiilor înregistrate în procesul-verbal. De multe ori deciziile întâlniri sunt luate prin vot, astfel încât raportul trebuie să conțină numărul celor prezenți (deoarece afectează cvorumul prevăzut de statutele lor sau de lege), și, uneori, recrutarea de foaie cu semnături ale celor prezenți la ședință (de exemplu, în cazul atribuirii de grade academice și titluri , trecând prin concurs).