Cunoaște Intuit, curs, atelier

9.8. Planificarea proiectului și raportarea

Planificarea corectă - jumătate spre succes atunci când vine vorba de punerea în aplicare a sistemelor informatice complexe. În timpul fazei de pornire a proiectului specialiștii companiei dumneavoastră, împreună cu consultanți externi, contractantul determină nevoile planului de afaceri și alcătuirea implementării sistemului. Acestea determină, de asemenea, metodele de conversie a datelor și de a formula riscurile și să evalueze succesul proiectului.

Pe baza informațiilor culese în cadrul întâlnirilor preliminare pentru proiect, a crea un compendiu de programul proiectului. Acest plan este un indicator important pentru trecerea de la o etapă la următorul proiect. Planul este actualizat pe măsură ce proiectul avansează, pentru a satisface toate cererile care nu au putut fi identificate în fazele incipiente în mod clar. În plus, experții echipei de proiect monitorizează toate dificultățile care apar și limitările - pentru cazul, prin intermediul unui sistem de management de interogare pentru a face modificări în programul compendiului și a documentației de proiect.

Toate acestea se face în scopul de a oferi „gestionarea așteptărilor“, și anume face procesul de implementare a proiectului cât mai transparent posibil pentru toți participanții. La un moment dat, indiferent de cât de departe planul actual de proiect a evoluat în ceea ce privește conceptul de afaceri inițial, proiectul îndeplinește așteptările clientului cu privire la calendarul, volumul lucrărilor efectuate, funcționalitatea sistemului. Atunci când acest proiect este în concordanță cu așteptările societății și furnizorii de soluții cu privire la calendarul, bugetul, acumularea de experiență profesională.

Calendarul evenimentelor reprezentate în programul de proiect, bazat pe punctele cheie de control, care sunt determinate de cerințele specifice și reglementările corporative. De exemplu, poate doriți să ia în considerare evenimente corporate sau de sărbători care cad pe durata proiectului, determina timpul de instalare și configurare hardware și software, în conformitate cu programul lor de livrare pentru a lega termenul limita de proiect ca întreg sau la oricare dintre etapele sale la evenimente-cheie (top vânzări sezon, fuziune, adunarea acționarilor, etc.).

Planck cel mai simplu mod de a crea un program de proiect în mediul Microsoft Project sau alt sistem de management de proiect automatizat, care a fost adoptată în compania dumneavoastră sau contractantul. Este esențial ca acest sistem poate crea rapoarte cu privire la orice aspect al stadiului actual al proiectului, pentru a monitoriza punctele de control cheie, întârzierea în program, pentru a compara planul inițial cu progresul existent în prezent.

Monitorizarea progresului proiectului are loc pe baza unui raport oficial de stare (raport de stare), precum și întâlniri informale și discuții. Această abordare permite să rezolve toate problemele și controversele din primele etape ale originii lor și să se asigure că eforturile de a introduce sarcini corespunzătoare, definite în documentele sursă.

Prin utilizarea programului de proiect se realizează prin următoarele:

Gestionarea interacțiunea dintre membrii echipei de proiect, coordonarea cu managementul superior.
Identificarea problemelor potențiale în avans pentru a găsi cele mai ieftine și cele mai eficiente metode de a le rezolva.
Ajuta-profesioniști antreprenor și participarea clienților în planificarea timpului angajaților cu privire la proiect, pentru a oferi un concediu în avans, vacanțe și alte conflicte de programare.
Calculul clară a resurselor necesare ale clientului și contractantul pentru sarcina, controlul de răspundere - cine este responsabil pentru ce sarcini și ce resurse sunt astfel implicate.
Oficializarea acceptarea rezultatelor procedurii.

9.9. Principalele etape ale punerii în aplicare

proiect de implementare sistem CRM este format din următoarele etape (unele pot fi efectuate în paralel):

Planificarea punerii în aplicare:
- Reuniunea de lansare a proiectului (kick-off meeting).
- Colectarea cerințelor utilizatorilor de business.
- Crearea unei structuri de defalcare de lucru.
- Dezvoltarea unui program de proiect generalizat.
- Aprobarea descrierea detaliată a domeniului de aplicare a muncii.

Identificarea nevoilor și proiectarea sistemului:

Dezvoltarea și documentarea arhitecturii la nivel înalt a sistemului.
Dezvoltarea și documentarea modelului de date.
Dezvoltarea și documentarea vizualizări (ecrane) aplicații - antreprenori, contacte, tranzacții potențiale, etc ..
Definirea utilizatorilor și a drepturilor de acces ale acestora.
Elaborarea și format de document pentru a integra cu sistemele de informare existente.
Analiza și îmbunătățirea modelului de date.
Proiectarea și documentarea circuitelor de conversie a datelor (tabele de referențiere logice și câmpuri de date în sisteme integrate).
Aprobarea documentației finale a arhitecturii sistemului.

conversie de date:

Dezvoltarea unui sistem detaliat de conversie de date.
Import Development Script.
Dezvoltarea de purificare / script-uri reformatarea de date (dacă este necesar).
Punerea în aplicare a conversie de date.
Validarea datelor de conversie.
Rularea mecanism de backup de date.
Aprobarea rezultatelor de conversie.

Instalarea și implementarea sistemului:

Configurarea de servere, rețele, instalarea software-ului sistemului.
Instalarea bazei de date.
Server Setarea de sincronizare a datelor (dacă este necesar).
Stabilirea îmbunătățiri alfa și a componentelor nou dezvoltate.
Instalarea datelor convertite.
Testarea versiunii alfa a completărilor și a componentelor.
Configurarea sistemului pentru utilizatorii de testare beta.
Punerea în funcțiune a primului grup de utilizatori.
Aprobarea versiunilor finale ale aplicației.

Reuniunea de lansare a proiectului (kick-off meeting)

Un eveniment foarte important în istoria implementării proiectului. Tensiunile legate de procesul de selecție și de furnizorul de sistem, este deja în spatele nostru. Pe de altă parte, participanții la proiect nu au fost încă cufundat într-o desfășurare de rutină, mulți nu sunt nici măcar conștienți de rolul lor în proiect. efectuat în mod corespunzător o reuniune pentru a lansa proiectul poate salva nervii și resursele în etapele ulterioare, atunci când scuze de genul „M-am gândit (a) ce să facă takѕ“ și „nimeni nu mi-a spus că eu trebuie (a) pregăti aceste dokumentyѕ“ începe să se năruie cu toate părțile.

În timpul unei întâlniri de lansare a proiectului se adresează următoarele întrebări:

Discutarea obiectivelor specifice pe care proiectul ar trebui să realizeze.
Planurile de dezvoltare și programe de punere în aplicare.
Alocarea responsabilităților și resurselor.

Având o idee clară a obiectivelor stabilite, echipa de profesionisti contractorului poate identifica mai bine etapele și evenimente-cheie. Priorități la momentul lansării proiectului se poate schimba în mod semnificativ în raport cu cele care au fost formulate în timpul discuțiilor preliminare. La reuniunea de lansare a proiectului sunt determinate prin intermediul interacțiunii dintre membrii echipei, precum și formatul relațiilor cu ceilalți membri ai companiei client.

programul de proiect

După o reuniune de lansare a proiectului, echipa de proiect ar trebui să aibă informațiile necesare pentru structura procesului de implementare, alocarea resurselor, programarea și distribuirea sarcinilor între interpreți - pentru a identifica nevoile, configurația de conversie a datelor, instalare și de sistem, testare și integrare. Programul echipei de proiect de ședințe, interviuri cu managerii cheie și a personalului de proiect, disponibilitatea de hardware și software - toți acești parametri nu pot fi trecute cu vederea pentru a se asigura că procesul de configurare, testare, instalare, instruire și integrare va menține în limitele planificate.

Planul include un punct de control cheie, acțiunile angajaților responsabili de ambele părți. Programul inițial, care poate fi făcută în etapa deciziei de selecție ar trebui să fie extinse și actualizate în conformitate cu nevoile de afaceri curente. După aprobarea programului de client este baza pentru dezvoltarea în continuare a proiectului.

Definirea cerințelor funcționale

Ca parte a acestei faze a proiectului este necesară pentru a determina nevoile fiecărui grup de potențiali utilizatori ai sistemului. Definirea cerințelor funcționale implică o serie de interviuri realizate de către membrii echipei de proiect cu managerii și angajații diferitelor departamente ale companiei. Prin aceste interviuri definim și să descrie următoarele elemente de afaceri:

Cursul general al proceselor de afaceri.
blocajele existente de trecere a proceselor de afaceri.
O înțelegere detaliată a nevoilor cele mai critice.
Parametrii de sistem ale sistemului.
la cerințele de siguranță la locul de muncă.
Are nevoie în setările de sistem.
Cerințe funcționale generice pentru integrarea cu alte aplicatii;
Cerințele care se încadrează dincolo de capacitățile software-ului (cum ar fi modificări ale procedurilor și reglementărilor de lucru).
raportează cererea principală.

În această etapă, experții nu încearcă să construiască un design detaliat al sistemului, și pur și simplu să identifice cerințele funcționale cheie și să acorde prioritate de importanța și complexitatea punerii în aplicare pentru fiecare dintre cerințele. De asemenea, ei încearcă să determine cele mai eficiente metode de a atinge obiectivele managementului relatiilor cu clientii. Provocarea nu este doar să se mute procesele existente la noua platformă, dar, de asemenea, să găsească modalități de a îmbunătăți performanțele acestora prin utilizarea noilor tehnologii și funcții de sisteme.

La sfârșitul seriei de interviu se pregătește un document privind cerințele funcționale. Acesta definește toate cerințele funcționale cheie. De asemenea, identifică modificările cele mai importante care trebuie aduse sistemului înainte de a va fi posibil să se efectueze instruirea utilizatorului și instalarea de aplicații la locul de muncă.

Acest document este esențial nu numai să se stabilească în mod oficial funcțiile pe care sistemul trebuie să pună în aplicare. Aceasta permite, de asemenea, societatea de administrare a clientului de a lua decizii în cunoștință de cauză cu privire la utilizarea bugetului existent pentru acele sarcini, care sunt cea mai mare prioritate și, astfel, au un cost minim de implementare.

Sistemul CRM revizuit

Pe parcursul echipei de implementare a proiectului efectuează revizuirea sistemului, în conformitate cu cerințele de afaceri. Toate modificările și îmbunătățirile sunt împărțite în etape, în funcție de prioritatea sarcinii și complexitatea punerii sale în aplicare. Pentru fiecare fază determină care funcții să fie puse în aplicare. În măsura în care este posibil, fiecare cerință este împărțită în unități minime care pot fi utilizate și testate individual. Astfel, viteza maximă este atinsă am realizat funcționalitatea în circulație pentru utilizatorii finali pentru a le oferi posibilitatea de a testa această funcție și începe să-l utilizați.

Fiecare revizuire este documentată și aprobată înainte de a începe punerea în aplicare a acestuia. Fiecare schimbare în sistemul original, însoțită de o evaluare a resurselor și intervalul de timp necesar pentru implementarea și testarea funcției. îmbunătățiri Forma include documentarea următoarele opțiuni:

Scurtă descriere a modificărilor necesare.
Exemplu formă ecran, șablon de raport sau alt material care descrie cel mai bine modificările dorite.
rangul de prioritate a acestei schimbări.
Evaluarea resurselor necesare pentru punerea în aplicare (în zile-om).
Estimarea costurilor (dacă este cazul).
Evaluarea posibilului impact asupra calendarului proiectului în ansamblu.

Ca urmare a aprobării modificărilor de către client este inclusă în programul de proiect, și a alocat resursele adecvate. După aceea, clientul primește un program de proiect actualizat ținând cont de noua sarcină.

Noi credem că cel mai bun mod de a crea un sistem bun - în contact permanent cu utilizatorii finali ai sistemului în procesul de a face îmbunătățiri la ea și schimbare. În cazul în care sarcina de a finaliza aprobat și pus în funcțiune, specialistul face corecțiile necesare sistemului și le prezintă imediat utilizatorilor pentru a obține feedback de la aceștia. De multe ori, modificările necesare pot fi făcute în câteva minute și imediat la locul sunt prezentate spre examinare în cazul în care instrumentele de proiectare arhitecturale integrate (cum ar fi SalesLogix Arhitect sau Tools Siebel) permite acest lucru. Astfel, utilizatorii au posibilitatea de a participa la procesul de construire a sistemului de formare înainte de utilizare ei.

Pentru fiecare fază de introducere, care a realizat sistemul de rafinare, testarea se face pe baza datelor de testare în formatul și structura datelor reale corespunzătoare. Apoi, sistemul este testat prin utilizarea unei copii a bazei de date actuale. După atingerea necesare de integritate și de performanța sistemului parametrii în ea pentru a face îmbunătățiri corespunzătoare, care au fost apoi testate pe datele de testare, și apoi - pe copia datele reale. Numai atunci când se realizează integritatea generală a sistemului, este instalat pentru testarea în mediul de afaceri actual al întreprinderii (în paralel cu procesele de afaceri existente).

conversie de date

În cazul în care există informații pentru clienți în format electronic, acesta poate fi, de obicei, convertite în formatul oricărui sistem CRM. Cele mai convenabile fișiere în format pentru a converti este un „text separate prin virgulă“ (* .csv). Cele mai multe programe pentru a gestiona informațiile de contact - cum ar fi Microsoft Access, Excel oferă opțiunea de a exporta.

De asemenea, este posibil să se conecteze datele direct din tabelul de baze de date la distanță, cum ar fi Access, Oracle sau Microsoft SQL. Pe viitor, aceste legături între tabele pot fi utilizate pentru a importa date.

În orice caz, integratorii nevoie de ajutorul tau pentru a determina cerințele specifice de conversie a datelor. Pentru a evita orice surprize neplăcute în etapele finale ale proiectului, este necesară atât pentru a determina cerințele de transformare și volumul de muncă în primele etape ale proiectului pot fi mai detaliate.