Auditul HR propriile lor instrucțiuni pas cu pas pentru personalul de specialitate
Menținerea înregistrărilor de personal este obligatorie pentru orice companie, și implică dezvoltarea unui set de documente. Toate documentele de personal trebuie să fie în perfectă ordine, în acest caz, societatea nu se teme de riscurile asociate cu încălcarea legislației muncii, cum ar fi inspecțiile de stat, amenzi, suspendarea activităților, descalificarea, conflicte de muncă cu angajații. Dar nu toți angajatorii sunt acordând o atenție datorită corectitudinii administrării resurselor umane și calitatea documentelor de personal, prin care există dezordine în documente. Identificarea erorilor în desfășurarea înregistrărilor și a documentelor de personal, în scopul de a aduce ajutor pentru a efectua auditul personalului.
Auditul HR - o procedură de evaluare a sistemului de personal de gestionare a documentelor, care a apărut în gestionarea dosarelor de personal, inclusiv un cec pentru toate documentele de personal necesare și expertiza documentației personalului pentru respectarea legislației în vigoare în România, în scopul de a minimiza legate de controalele de conformitate cu muncă riscă sancțiuni legislație, precum și riscul de conflicte de muncă și a plângerilor lucrătorilor.
Auditul HR ar trebui să fie efectuate în următoarele cazuri:
- la inspecție publică viitoare;
- la schimbarea personalului de specialitate;
- amenințarea controalelor posleuvolneniyaobizhennogo angajaților (neplata salariilor la timp, bonusuri, inițiativa uvolneniepo angajatorului);
- prin schimbarea managementului companiei;
- la schimbarea legislației.
Auditul HR poate fi efectuată în mod independent sau încredința unei organizații externe. Exista firme specializate care efectuează audit de personal, acestea vor verifica și scrie un raport detaliat, care va include erori și încălcări, precum și recomandări pentru a le rezolva. Dar serviciile lor sunt scumpe, așa că nu toți liderii sunt de acord să se angajeze în astfel de companii.
În acest caz, documentele de ajutor de personal de audit intern. Pentru a face acest lucru, să emită un ordin de a efectua examinarea, pentru a defini obiectivele și calendarele sale, precum și registrul persoanelor care vor efectua auditul personal.
După emiterea ordinului, trebuie să definiți etapele auditului personalului. Din definiția auditului personalului arată că primul pas este de a verifica disponibilitatea tuturor documentelor de personal necesare, iar a doua examinare pentru conformitatea cu legislația în vigoare a documentației de personal. Să luăm în considerare fiecare pas al auditului personalului.
Verificarea documentelor de personal obligatorii
Angajatorul este responsabil pentru lipsa documentelor de personal obligatorii, anumite legi ale muncii din România, astfel încât în timpul auditului personalului prima sarcină este de a defini lista de documente și să verifice prezența lor în cadrul companiei.
documentele de personal necesare pot fi împărțite în două grupe:
- documente care sunt obligatorii pentru toate companiile, indiferent de forma lor juridică de organizare și domeniul de aplicare;
- documente care sunt obligatorii în anumite condiții.
Primul grup cuprinde documente, a căror obligație este înregistrată în legislația muncii, de exemplu, reglementările locale, care sunt dezvoltate în mod independent de către fiecare angajator și care reflectă condițiile de muncă în această organizație special. O listă a tuturor documentelor care aparțin acestui grup, este prezentată în tabelul 1.
Tabelul 1 documente de personal, obligatorii pentru toți angajatorii
examinarea documentelor
Odată ce am identificat o listă a documentelor necesare, pentru a verifica disponibilitatea lor, a verifica corectitudinea înregistrării lor, precum și respectarea cerințelor legale.
Privind prin reglementările locale, este necesar să se verifice dacă acestea nu agrava situația lucrătorilor în comparație cu legislația muncii și condițiile de lucru ale companiei dezvăluite. Toți angajații trebuie să fie familiarizați cu reglementările locale ale unui tablou. Când verificați reglementările locale trebuie să utilizeze articolele relevante din Codul Muncii din România.
Fiecare angajat trebuie să fie semnat de acord cu prelucrarea și transmiterea datelor cu caracter personal, cu excepția cazului salariatului, la cererea acestuia, de referință documentate, referința pentru fiecare angajat trebuie să facă un acord scris pentru transferul de date cu caracter personal către o terță parte.
Programul de vacanță se indică nu numai vacanța planificată, dar trebuie să facă un semn pe vacanța de reale, vacanțe pe transferuri. Angajații trebuie să fie notificat în scris cu privire la data eliberării timp de două săptămâni.
Organizația trebuie să aibă personal de curent, care se aprobă prin ordin, în cazul în care se efectuează modificările de personal, acestea ar trebui să fie emise ordine de la modificările de personal.
Pontaje ar trebui să fie pentru fiecare lună din tabel pentru a afișa informații despre toți angajații (în vacanță, bolnavi, absenteism, etc.).
Privind prin actele administrative necesare pentru a verifica dacă ordinele privind personalul au fost depozitate separat de ordinele de afaceri de bază. În cazul în care societatea nu utilizează formulare standardizate de documente, și-a dezvoltat și folosește forma sa, documentul formular de date trebuie să fie aprobate prin ordin al șefului companiei.
În cazul în care carnetele de muncă de audit, verifica disponibilitatea unui ordin pentru numirea domeniul principal de activitate responsabil pentru menținerea cărților de muncă. Toate cărțile de lucru trebuie să fie înregistrate în cartea contului de circulație a cărților de muncă și introduce în ele, toate cărțile trebuie să fie disponibile și să fie făcute la toate înregistrările (recepții, transferuri, premii), inserții trebuie să fie cusute în registrul de lucru. Angajatorul însuși trebuie să-și procure forme de cărți de muncă și inserții și blocați-le în considerare carte despre forme de contabilitate de cărți de muncă și inserții în ele. Forme de cărți de muncă și inserții ar trebui să fie depozitate în conturi, ceea ce duce cartea mare, forme de transfer de la departamentul de personal pe baza unor memorandumuri sau a cererilor de menținere a cărților de muncă. Noile cărți de muncă și inserții sunt realizate pentru angajați pe baza cererilor lor.
Acordați atenție la corectitudinea cărțile personale ale angajaților, să li se dea datele reale, cartela trebuie să fie pe fiecare angajat. Într-un card personal trebuie să indice codurile și toate informațiile cu privire la primirea și transferul angajaților trebuie să fie instruiți contra semnătură.
Toate revistele de personal ar trebui să fie numerotate, legat și sigilat și semnat de șeful companiei, și circulația registrul de cărți de muncă și inserturi în ele și contul carte despre forme de contabilitate de cărți de muncă și inserturi în ele sigilate sau legat sigiliu de ceară.
Efectuarea de personal a rezultatelor de audit
Conform rezultatelor personalului de audit, persoana care a efectuat auditul, fac raport de audit. Numărul de angajați ai raportului de audit arată erorile identificate și măsurile necesare pentru a elimina aceste erori, trage concluzii cu privire la starea dosarelor de personal și riscurile care decurg din companie.
Raportul poate fi împărțit în două blocuri.
În prima secțiune se descrie rezultatele auditului obligatorii documentele de personal ale companiei (reglementările locale, comenzi pentru activitățile de bază, de personal, programul de sărbători, etc.).
În a doua secțiune descrie rezultatele examinării documentelor în cazul fiecărui angajat (contractul de muncă, un card personal, familiarizarea cu actele de reglementare locale, istoricul ocupării forței de muncă).
Studiu de caz:
În urma rezultatelor auditului de personal, pe care am efectuat la client al companiei noastre, au fost identificate anumite încălcări ale situațiilor contabile și de risc de resurse umane:
Pentru a aborda aceste încălcări, am scris un raport detaliat cu privire la rezultatele auditului și personalul necesar pentru fiecare încălcare sunt date instrucțiuni de remediere. Ca urmare, clientul a adus rapid documentele în ordine, în urma recomandărilor detaliate.
Nu există nici o îndoială că personalul instrument esențial pentru auditarea reduce riscurile asociate cu încălcări ale dosarelor de personal. Mulți manageri cred că de audit de resurse umane oricine proceduri inutile și costisitoare, dar aceasta este o concepție greșită, deoarece auditul conduita personalului va ajuta la determinarea stării reale a afacerilor, pentru a identifica încălcări și greșeli. Legile muncii private, complexitatea utilizării sale corecte, inspecții frecvente ale angajatorilor de Inspecția Muncii și a altor organisme de supraveghere, înăsprirea răspunderii pentru încălcarea drepturilor de muncă ale lucrătorilor indică necesitatea de audit a personalului. Auditul HR poate fi efectuată pe cont propriu și în acest articol a fost descris de ordinul reuniunii.