Aspecte practice ale valorilor de audit cu instituțiile de credit - Revista metodică -

(Un fragment al articolului. Versiunea completă a cititorului are in revista)

Printre managementul oricărei organizații, holding, industrie, indiferent de structura și activitățile sunt probleme importante de control. Controlul (în oricare din forma sa) sporește eficiența organizației, reducerea costurilor (inclusiv cele legate de furtul sau utilizarea abuzivă a activelor), creșterea veniturilor organizației.

O modalitate de a efectua o astfel de control este revizuire 1. În general, auditul - o verificare a activităților financiare și economice ale întreprinderilor, organizații, instituții, activitățile profesionale ale funcționarilor, documente, înregistrări, autorizate de către autoritățile în monitorizarea respectării legilor, normelor, reglementărilor, fiabilitatea și reflectarea obiectivă a stării adevărate a documentelor, NEIMPLICARE disponibilitatea obiectelor de inventar 2 documentate.

În acest articol vom încerca să abordeze problemele asociate cu unul dintre punctele de control în instituțiile de credit, este - birourile de audit.

Factor care sporește importanța organizării corespunzătoare a activității de audit într-o instituție de credit este un centru sub responsabilitatea unui număr mic de funcționari ai activelor lichide și rapide - numerar și alte valori, care fac tranzacții la box-office.

Scopuri și obiective ale valorilor de audit

Scopul principal al instituției de credit, pentru care contează, orice altă organizație comercială, este profitul, care se realizează prin includerea de acțiuni care vizează reducerea costurilor și minimizarea riscurilor. În acest context, scopul activității de audit în cadrul instituției de credit este în primul rând pentru a crea condițiile în care probabilitatea unor pierderi financiare ca urmare a unei instituții de credit furt, pierdere sau cererea autorităților de reglementare Valori ar fi minime.

Pentru a realiza acest lucru, există mai multe probleme cu care se confruntă organizația de credit.

Prima și principala sarcină este de a verifica conformitatea prezenței reale a valorilor în locul depozitării lor permanentă a datelor înregistrărilor contabile - valori contabile cărți și contabilitate.

Principiile valorilor de audit

În conformitate cu reglementările în vigoare în prezent ale Băncii România (alin. 19.12 regulament numărul 318-P și p. 1.10 Instrucțiuni numărul 2054-U), procedura și frecvența auditurilor de bancnote și monede ale Băncii România și ale statelor străine (grup de state) sunt definite de către instituția de credit . Având în vedere că documentele de bază ale Băncii România cu privire la organizarea unităților de numerar nu conțin nici o referință, și (sau) limitările asociate cu activitatea în seifurile băncilor cu alte valori, în acest articol, vom lua în considerare în procesul complex de revizuire a tuturor valorilor, care, în plus față de numerar păstrate de instituția de credit în cutia de depozitare (diviziunea internă în condiții de siguranță).

Ce aceleași principii de bază ar trebui să fie urmat la stabilirea instituției de credit cu privire la valorile de audit?

Primul principiu - asigurarea imposibilitatea de a ascunde responsabile de persoane penuria de valori. Toate valorile de la începutul auditului sunt luate sub controlul șefului Comisiei de Audit.

Al doilea principiu - interesele clienților instituției de credit, și anume de audit nu ar trebui să perturbe procesul normal al clienților serviciilor de cash management.

Al treilea principiu - existența și documentarea tuturor principalelor etape ale auditului:

- pregătirea documentelor administrative, definind componența comisiei de audit, data și ora auditului, persoanele care sunt responsabile pentru siguranța valorilor, dimensiunea de control de conversie;

- pregătirea înregistrărilor contabile, valorile de conversie (inclusiv coli de control, piesa);

- verificarea rezultatelor de conversie cu înregistrările contabile;

- Înregistrarea de audit - acte;

- Dacă este necesar, investigarea cazurilor pentru a identifica penuria / surplusurile și prezentarea rezultatelor acestor investigații;

- luarea în considerare a rezultatelor auditului organizației de credit (sau o altă persoană autorizată).

Reglementarea procesului de audit

După cum sa menționat mai devreme, Banca de România în regulamentele sale stabilit că ordinea și frecvența auditurilor de bancnote și monede ale Băncii România și a statelor străine (grup de state) sunt definite de către instituția de credit.

Astfel, supraveghetorul furnizate direct pentru necesitatea ca instituțiile de credit dețin documentele sale interne de a reglementa acest proces, ținând seama de cerințele stabilite de Banca România.

Banca din România stabilește norme care vizează în primul rând asigurarea siguranței numerarului și a altor active ale instituțiilor de credit și clienții acestora, asigurarea transparenței fluxurilor de numerar care trec prin casier, respectarea legislației valutare și pentru a preveni abuzurile de către toate părțile la soluționarea. Ca parte a acestor cerințe, și sub rezerva respectării principiilor menționate mai sus ale unei instituții de credit trebuie să fie aprobate (și foarte de dorit posibil în detaliu, pas cu pas descriere) toate etapele procesului de audit (inclusiv formularele standard de documentare).

reglementarea prin rotație a procesului, pentru a evita erori în timpul auditului, consecințele care pot fi diferite - de confuzie în documentele pentru a ascunde persoanele responsabile de valori deficitele. În plus, aceasta va permite executorilor direcți în domeniu să nu reinventeze roata, și prin efectuarea procesului de aprobare de a utiliza timpul lor cât mai eficient posibil.

În continuare ne vom uita la posibile modalități de organizare a principalelor etape ale procesului de audit.

Frecvența și calendarul valorilor de audit

În conformitate cu punctul 19.12 din numărul Regulamentului de audit 318-P, se realizează cel puțin o dată pe an, la schimbarea funcționarilor responsabili pentru siguranța valorilor, precum și la cererea șefului sau membrii grupului de lucru al Băncii România instituțiilor care efectuează inspecția instituției de credit.

În plus, acesta a stabilit dreptul instituției de credit pentru a determina necesitatea de revizuire la momentul schimbării a funcționarilor responsabili pentru siguranța valorilor, în cazul organizării registrului de numerar în activitatea de schimbare.

Astfel, instituția de credit în documentele administrative (regulamente interne) dreptul de a determina momentul și motivele auditului.

inspecție de rutină

Al doilea caz în care este necesar să se efectueze auditul planificat (să nu îndeplinească cerințele Băncii România, dar în cadrul sarcinilor enumerate mai sus), - în cazul în care unitatea este organizat de modul de spire al registrului de numerar. Pentru birourile care operează în modul extins, fără întrerupere, stabilirea programului de deplasare - calea numai pentru instituția de credit pentru a se conforma legislației muncii. Atunci când volume mari de stocare de numerar la transfer de numerar mână de deplasare pentru a comuta fizic nu pot fi făcute complet o foaie și recalcularea piesei, ca timpul petrecut pe ea poate dura până la câteva ore. Desigur, transferul de bani se face prin inscriptiile de pe pachetele de echipare de top de bancnote, etichete pentru saci cu o monedă, pentru pachetele cu valori și o coală selectiv, recalculat în mod individual. În această situație, inspecția de rutină periodice (inclusiv Flash) poate fi un instrument important de monitorizare, atât pentru siguranța în numerar și bani pentru muncă a angajaților care îndeplinesc funcții de casier cap în conformitate cu schimbarea programului.

audituri neprogramate

În primul rând de audit neprogramate este necesară în cazul în care persoana responsabilă este respinsă, transferat într-o altă poziție în bancă sau pur și simplu a decis că nu va mai fi responsabil pentru păstrarea valorilor.

Al doilea caz - o modificare temporară a persoanelor responsabile în legătură cu vacanța, călătorie de afaceri sau de boală în cazul în care funcționarii responsabili pentru siguranța valorilor, munca în săptămâna normală de lucru (nu în schimburi).

Documente administrative pentru un audit. tipuri

Despre oportunitatea de aprobare a formelor de model ale acestor documente, în special pentru o instituție de mare de credit multi-sucursală a fost spus înainte, atunci când vorbim despre aprobarea reglementărilor interne ale instituției de credit cu privire la audit.

Un astfel de document administrativ poate / trebuie să includă următoarele:

- cauza pregătirii documentului (concediu, boală, călătorie de afaceri, responsabil pentru siguranța valorilor individuale, de audit intern sau extern, maturitatea de audit planificate, etc.);

- o indicație privind atribuirea responsabilității pentru păstrarea valorilor anumitor funcționari ai organizației de credit (filială, filială, etc.) și să le dea autoritatea de a semna documente legate de punerea în aplicare a acestor funcții (în cazul în care auditate, în legătură cu transferul de responsabilitate pentru siguranța obiectelor de valoare) ;

- lista funcționarilor organizației de credit, membrii Comisiei de Audit, cu indicarea președintelui / șeful comisiei și membrii comisiei;

- o indicație privind necesitatea de a elabora un act de revizuire, în funcție de document special - o indicație a numărului de copii ale actului, un act de termene de depunere pentru examinare, un funcționar al instituției de credit, care se referă la actul;

- o indicație a valorii de control valori de o singură foaie de conversie și piese, verificați de cântărire metale prețioase sau furnizarea de șeful Comisiei de Audit dreptul de a determina mărimea și exercita selectarea directă a valorilor pentru verificarea de referință (în cazul eliberării instituțiilor de credit oficiale din responsabilitatea pentru siguranța valorilor, ceea ce se numește " pentru totdeauna „(concediere, transferul la un alt post), este foarte de dorit pentru a evita pierderile financiare ale băncii pentru a efectua o p continuă olistny / valorile piesă de numărare (inclusiv verificare cântărire metale prețioase));

- indicarea organizațiilor de credit oficiale, care este însărcinat cu monitorizarea executării actelor administrative.

În funcție de caracteristicile activității instituției de credit și situația specifică în documentul administrativ poate sau nu pot include dispoziții ale numărului de mai sus. Este clar că, în cazul în care nu are loc transferul de responsabilitate pentru păstrarea valorilor, indicând cui responsabilitatea pentru siguranța obiectelor de valoare (în cazul în care această responsabilitate este deja atribuită anterior), nici o semnificație specială.

Desigur, în pregătirea formulare standard de documente nu pot prevedea toate situațiile posibile, chiar și în cadrul aceleiași bănci, să nu mai vorbim de sistemul bancar în ansamblul său. Cu toate acestea, putem evidenția unele dintre cele mai comune situații și de a furniza formele lor tipice de documente.

1. Documentele administrative ale atribuirea responsabilității pentru siguranța obiectelor de valoare, fără de audit. Este relevant pentru cazul în care unitatea de curent al băncii începe să facă tranzacții în numerar, cum ar fi facilități pentru tranzacțiile cu valori au fost montate în unitatea după deschiderea efectivă. Dacă în momentul spațiilor de numerar unitare de deschidere sunt complet echipate, contracte închise de securitate, regula privind atribuirea responsabilității pentru păstrarea valorilor, în scopul de a reduce numărul de documente permise includ documentul administrativ privind unitățile operaționale anticipate de deschidere /.

2. Documentele administrative ale atribuirea responsabilității pentru securitatea proprietății de la efectuarea auditului (inclusiv elementul privind constituirea Comisiei de audit cu indicarea președintelui și a membrilor comitetului de audit). Relevant pentru toate cazurile, transferul de responsabilitate pentru siguranța obiectelor de valoare (cum ar fi temporară sau definitivă).

3. Documentele administrative pentru a efectua auditul valorilor fără a transfera responsabilitatea pentru siguranța valorilor (inclusiv elementul privind constituirea Comisiei de audit cu indicarea președintelui și a membrilor comitetului de audit). Real pentru cazurile de revizii programate, precum și în cazul revizuirii, în prezența auditorilor interni sau externi (în acest caz un element separat specifică posibila prezență pe inspecția de audit).

4. documentele administrative (ordine) pentru a efectua audituri de rutină pentru întreaga instituției de credit (de exemplu, anual).

În acest caz, pe teren (în ramurile și diviziunile structurale interne ale sucursalelor) a emis documente administrative individuale privind stabilirea unor taxe pentru auditurile programate în executarea acestui ordin.

1 - Revisio - revizie (lat.).

AA Belotsvetov, expert independent