Arhiva dvs. de documente contabile - reguli incasabile
Marina Rizvanova. director general al grupului de audit și consultanță "Union Ural"
Cel mai mare număr de lucrări acumulate în conturile. Și, uneori, devine arhivă tridimensională, astfel încât noi documente pur și simplu nicăieri pentru a pune. Ai nevoie de a decide cu privire la orice problemă poate fi eliminată, și care va trebui să fie stocate pentru ceva timp. La urma urmei, dacă distrugi documentele înainte de timp, acesta va avea nimic pentru a justifica costul. La verificarea taxei va elimina costurile și deducerile de TVA evaluate taxe suplimentare, penalități și dobânzi. Prin urmare, este necesar să se conta termenul de valabilitate al impecabil.
Cum și cât de mult pentru a stoca documente
Există trei reglementări care guvernează termenul de valabilitate a titlurilor de valoare:
Se pare că țin evidențe contabile (o sursă primară, situațiile financiare și înregistrările) ar trebui să fie de cel puțin cinci ani. Cu toate acestea, această perioadă poate fi mai lungă dacă este necesar prin ordinea listei Ministerului Culturii (a se vedea tabelul de mai jos - .. Nota Ed ..).
Cum se păstrează documente
Cel puțin cinci ani (cel puțin 75 de ani în condiții periculoase, dificile și periculoase)
* În timpul perioadei de funcționare a societății.
Păstrarea documentelor contabile fiscale ar trebui să fie furnizate strict timp de patru ani. Acest lucru este menționat la punctul 8 din paragraful 1 al articolului 23 din Codul fiscal. În același timp, de patru ani trebuie să numere de la a doua zi după încheierea perioadei fiscale (an sau trimestru), în care compania a folosit acest document.
Deci, am constatat că documentele originale trebuie să fie păstrate timp de cel puțin cinci ani. Este această cerință este stabilită în Legea contabilității.
În același timp, perioada de valabilitate a documentelor contabile fiscale - patru ani.
Cu toate acestea, în unele cazuri, inspectorii vor avea dreptul de a solicita documente și în afara celor patru ani (a se vedea tabelul de mai jos - .. Nota Ed ..). Voi insista asupra acestui mai detaliat.
Atunci când inspectorii au dreptul de a solicita documente în afara celor patru ani
Potrivit pierderile pe care compania aduce la viitor
Pe parcursul întregii perioade de transfer de pierdere, plus încă patru ani după ce compania a scris off-l complet
Potrivit anularea creanțelor sau a datoriilor
Patru ani de când, ca datorii rele amortizată în venituri sau cheltuieli
Mijloace fixe
În termen de patru ani de la:
- compania a terminat obiect amortizarea;
- punerea în aplicare a acestuia;
- scrie în întregime pierderea din vânzarea
Compania a cumparat activul. Contabil a luat al treilea grup de amortizare și a stabilit o durată de viață utilă egală cu patru ani. Asta-i cât de mult compania va deprecia obiectul. Apoi, documentele care confirmă costul inițial al sistemului de operare, trebuie să fie păstrate timp de opt ani
Erori în calculul taxei
Societatea trebuie să păstreze documentele care confirmă calculul impozitului în perioada în care inexactitatea. Termen - patru ani de la încheierea perioadei în care compania a corectat eroarea
perioadele de păstrare a documentelor non-standard vor fi de la companii care suferă pierderi în viitor. Permiteți-mi să vă reamintesc că organizațiile care plătesc impozitele pe venit poate reduce perioada curentă de bază la pierderi vechi. Poate tolera pierderi timp de 10 ani de la momentul în care compania le-a primit. Cu toate acestea, în cazul în care organizația dvs. utilizează această posibilitate, atunci trebuie să fie de hârtie, confirmând pierderea vechi: rapoarte, registre și celule primare.
Mai mare decât perioada standard este necesară pentru a stoca documentele scrise de pe conturi de primit nerecuperabile. Și anume, în termen de patru ani de la datoria luată în considerare în costurile.
De altfel, acest lucru se aplică și conturilor de primit fără speranță. Documentele pe aceasta (facturi, facturi, extrase de reconciliere și alte documente, care confirmă datoria) pot fi distruse doar patru ani după ce compania a luat în considerare datoria de a venit.
Să presupunem că ați vândut activ. Apoi, hârtia pe proiect ar trebui să fie păstrat timp de patru ani de la vânzarea sau pierderea anulării asupra tranzacției. Acestea sunt necesare pentru a confirma valoarea reziduală a sistemului de operare, ați luat în considerare costurile.
Situația cu siguranță familiară - furnizorul de întârziere a adus documentele, și din această cauză nu poate învăța o cheltuială în trimestrul în care doriți. Nu contează. O astfel de hârtie poate fi efectuată în perioada curentă. După o eroare în calcularea taxei poate fi corectată în raportul actual, în cazul în care din cauza acestei taxe plătite în plus (Sec. 1, Art. 54 NKRumyniya).
Dar pentru aceasta trebuie să fie o lucrare de confirmare a cheltuielilor în perioada în care trebuie să fie luate în considerare documentele originale. siguranța lor este important să se prevadă o perioadă suplimentară de patru ani după ce ați fixat o eroare în raportul curent (a se vedea exemplul din tabelul de mai sus - .. Nota Ed ..).
întrebare participant
- Este posibil pentru a stoca documente în format electronic? De exemplu, rapoartele. Sau cu siguranta nevoie pentru a imprima?
Compania se decide în cazul în care documentele magazinul ei. În practică, cele mai multe organizații plasează documentele din birou. Dacă fișierul este prea voluminos, apoi eliberați-l sub o cameră separată. Atunci când spațiu de birou nu permite, documentele se depun în grupul de arhivă.
dacă societatea este necesară pentru a restabili un primar
Uneori, o companie pierde documente până când expiră duratei lor de conservare.
Din cauza absenței inspectorilor primari pot fi amendați în conformitate cu articolul 120 NKRumyniya (pentru încălcarea gravă a normelor de venituri, cheltuieli și obiecte de impozitare). În acest caz, în cazul în care documentele nu sunt doar o perioadă fiscală, valoarea sancțiunilor - 10 mii de ruble .. și dacă pentru unii - 30 de mii de ruble .. În plus, inspectorii pot afla că din cauza lipsei de societate de valori mobiliare subraportat bazei de impozitare. Apoi, organizația va fi amendat cu 20 la suta din arierate, dar nu mai puțin de 40 mii. Frecați.
În cazul în care societatea nu trimite documentul la cererea inspectorilor poate impune o amendă de 200 de ruble. pentru fiecare document (art. 126 NKRumyniya). Poate, suma nu va fi semnificativă. Dar aici cel mai important lucru. Există riscul ca controlorii vor include un plan de companie inspecții la fața locului, care nu le trimite la hârtie.
Pierderea documentelor poate duce la consecințe fiscale neplăcute, astfel încât hârtia mai bine recupera. Pentru a face acest lucru, utilizați următorul algoritm.
În primul rând, șeful numește o comisie care va investiga cauza pierderii documentelor. La o investigare a fost un act. Acesta informează Comisia, care documentele au fost pierdute și din ce motiv.
În etapa următoare a solicita o copie a documentelor de contraparte sau de a face singur. De exemplu, dacă ați pierdut hârtia pe afacere, pe care compania ta a fost un furnizor.
Marina Viktorovna Rizvanova - la e .. n. A absolvit Vserumynsky Corespondență financiară și economică Institutul majoring în „Contabilitate și Audit“. a condus cu succes audituri în companiile mari din sfera de locuințe și servicii comunale. transport, comerț și altele. El are o diplomă în IFRS ACCA, un certificat unic de audit și diplomă câștigător al „Publicația“ Contabil șef „“
documente Să presupunem că nu a reușit să restabiliți. De exemplu, furnizorul, ale căror valori mobiliare sunt lipsesc, au fost eliminate. Apoi se completează până actul că documentele nu pot fi restaurate, și specificați motivul.
Ce se poate face cu tranzacționare, perioada de stocare a expirat
Documente cu perioada de stocare a expirat, aveți dreptul de a distruge. De exemplu, ele pot fi strivit de un tocător sau de rupere cu mâna.
Dar acest lucru este necesar să se stabilească regulile. Trebuie să spun că ordinele și reglementările, care vor fi discutate în continuare, nu există formulare standardizate, formele de arbitrare a acestora.
În primul rând, capul va emite un ordin privind constituirea unei comisii de experți. Și face un inventar de hârtii vechi.
A fost numai după ce hârtia selectată, acestea pot fi eliminate. În cazul în care o companie face acest lucru pe cont propriu, într-un fel trage actul de distrugere a documentelor.
Sinopsis preparat Albina Kashipova