timpul de depozitare a documentelor de personal necesar

Termenul de valabilitate al personalului dokumentovrazlichayutsya în funcție de importanța unei forme particulare. Care sunt cerințele pentru perioada de valabilitate a anumitor tipuri de documente de personal și în cazul în care acestea sunt fixate, discutate în articolul nostru.

Termenul de valabilitate este reglementată de documentele de personal din organizație

Organizația în sine poate fi elaborat și aprobat printr-un act local, care va reglementa procedura pentru stocarea documentelor. De exemplu, poate fi o poziție privind stocarea documentelor.

Managementul ar trebui să decidă:

• dacă să trimită documentele depuse într-o instituție specializată de arhivă;
• dacă să organizeze o stocare internă centralizată a documentelor din toate departamentele;
• instrui dacă fiecare unitate structurală pentru a asigura documentația de siguranță.

Dar, indiferent de metoda de documente de stocare este ales, perioada de valabilitate a documentelor specifice vor fi aceleași.

Pentru a determina perioada de valabilitate a documentelor de personal vor ajuta următoarele secțiuni ale listei:

1. Secțiunea 1.2, care include personal, dispozițiile subdiviziunilor, nomenclatura pozițiilor, fișele de post (acestea sunt stocate permanent), și altele.
2. Secțiunea 7.1, care a reflectat nomenclatorului de meserii, acorduri colective (stocate permanent), lucru jurnalele contabile de timp (păstrate timp de 5 ani), și altele.
3. Secțiunea 7.2 „Raționalizarea Muncii, facturare, plata muncii“, care descrie cotele de producție (stocate permanent), documentele privind bonusurile (păstrate timp de 5 ani), și altele.
4. Secțiunea 7.3 „Protecția muncii“, care include documente privind certificarea locurilor de muncă (stocate 45 de ani), actele de investigare a bolilor profesionale (stocate 75 de ani), informații cu privire la accidentele (păstrate timp de 5 ani), și altele.
5. Secțiunea 8.1 „Acceptarea, transferul, concedierea angajaților“, care se referă la contractele de muncă, fișiere personale și carduri personale ale angajaților (stocate 75 de ani) și altele.
6. Secțiunea 8.2 „Stabilirea unor muncitori calificați“: constatările de certificare, documente atribuirea gradelor de clasă și a gradelor speciale (stocate 75 de ani) și altele.
7. Secțiunea 8.3, „Dezvoltarea profesională“, care a inclus documente privind reconversia profesională, planuri de dezvoltare profesională (stocate timp de 5 ani), și altele.
8. Secțiunea 8.4 „Premiul“, care include depunerea documentelor la atribuirea diferitelor tipuri de premii, conferind titluri (stocate 75 de ani) și altele.

timp de depozitare separată a documentelor pot fi asigurate și alte reglementări. Astfel, alin. 6 linguri. 230, Abs. 2 linguri. 230.1 angajator TKRumyniyaobyazyvayut pentru a păstra două copie a aprobat să acționeze de investigare a accidentelor (de obicei, de grup, grele, fatale), împreună cu materialele anchetei de 45 de ani.

Deși lista și este un act normativ, utilizarea sa nu este întotdeauna justificat. În situațiile în care termenul de valabilitate a personalului documentului este stabilit în lege, se aplică normele de drept, mai degrabă decât o listă. O coliziune apar.

Cine ia decizia de a păstra documentele

După depozitarea pe termen lung a documentelor din document, ei vor, sistematizate, descris și pe raft. De obicei, o colecție masivă de documente are loc la sfârșitul anului în toate unitățile structurale, inclusiv servicii de personal.

În cazul în care organizația dumneavoastră funcționează o dispoziție privind stocarea documentelor, atunci este înregistrată, iar procedura pentru depunerea documentelor și termeni, precum și a declarat persoana responsabilă de colectarea și pregătirea documentelor pentru transferul depozitului. Angajatul, ale cărui atribuții includ organizarea procesului de transfer de documente, este implicat în sortarea documentelor.

Legea № 125-FL prevede necesitatea de a stabili termenul de valabilitate al celor sau a altor documente de comisii permanente de experți. Funcțiile comitetului de experți includ selectarea documentelor:

De asemenea, membrii comisiei efectuează o examinare a documentelor pentru a stabili valoarea lor.

Comisia desemnata de către organizație calificată de profesioniști în domeniul de birou, unul dintre reprezentanții și un reprezentant al instituției de arhivă.

În cazul în care și cât de mult sunt stocate documentele de personal după închiderea organizației

Perioada de depozitare temporară a documentelor cu privire la personal - cel puțin 50 de ani. Dar nu orice organizație va funcționa atât de mult. În timpul activităților economice ale companiilor individuale constituie documente care au o valoare deosebită, iar termenul de valabilitate a acestor documente pot fi de multe ori mai mare decât durata de viață a companiei în sine.

Este logic că, după închiderea documentelor de magazin companiei va fi nimeni, prin urmare, procesul de transfer al documentelor în instituția de arhivare este organizată înainte de încetarea societății. De obicei, această obligație este impusă lichidatorului (comisia de lichidare) sau receptor (în cazul în care societatea este declarată în stare de faliment).

Aceste persoane ar trebui să profite de contractul actual cu instituția de arhivă sau să încheie astfel. Dar arhiva nu ia documentele nesistematice, astfel încât acestea vor trebui să organizeze și să descrie. Toate transferate la documentele de arhivă sunt acolo până la data de expirare.

IMPORTANT! Durata de depozitare a unui număr de documente, inclusiv personalul, sunt stabilite la nivel legislativ. Un mare ajutor în activitatea de a stabili calendarul ofițerilor de personal servește Lista, dar utilizarea sa nu anulează obligația de a monitoriza schimbările în legislația de a modifica regulile fluxului de lucru.

Trebuie amintit faptul că, în elaborarea listei de dezvoltatori sale sunt ghidate de valoarea documentelor pentru stat și organele sale reprezentative. Și în interesul organizației ar putea avea nevoie pentru a instala un termen de valabilitate mai lungă decât cea prevăzută de lista, mai ales atunci când vorbim despre 1 sau 3 ani.

În cazul în care un link de document într-un litigiu în instanță, distrugând-o cu totul imposibilă sfârșitul procedurii, indiferent cât de scurtă sau au fost stabilite perioade de păstrare.