software de management documentar (11) - abstract, pagina 2

Noțiunea de documente

Pentru funcționarea normală și dezvoltarea oricărei organizații trebuie să aibă în mod constant atât informații operaționale și strategice în domeniul relevant de activitate. În conformitate cu informațiile înțelese în setul de date, parametrii, datele necesare pentru descrierea unui fenomen sau proces.

Procesul de management este în mod inerent limitat la colectarea, prelucrarea, transmiterea, stocarea, recuperarea și utilizarea informațiilor în scopul de a dezvolta soluții de management.

Informațiile pot fi documentata (oral) și documentat. adică înregistrată pe orice suport de date (hârtie, magnetic, etc.). Procesul de stabilire a informațiilor, și anume crearea documentului. Se numește managementul documentației. Este important de subliniat faptul că înregistrarea informațiilor pe o varietate de suporturi (documentație) trebuie să fie efectuată în conformitate cu normele stabilite.

Astfel, un document sau informații documentate - este fixat pe un purtător de material rechizitele care să permită identificarea acestuia.

Informațiile înregistrate pe un suport fizic, servit în rolul de dovezi vechi, dovezi. Este pe această funcție mai importantă a documentului original se concentrează. Cuvântul latin „Documentum“ este derivat din „doceo“ - „predare“ sau „informează“ și a însemnat doar „dovezi“, „dovada“. Este important de remarcat faptul că termenul „documentul“ este mai veche decât termenul „informații“. În plus față de începutul secolului 20, conceptul de informație a fost asociată în primul rând cu un mesaj, conștientizare, mesaj de trecere, interpretarea lor.

În România, termenul „documentul“ a fost tradus de Petru cel Mare ca fiind „probe scrise“. De-a lungul secolului al 18-lea, în definiția „documentului“ sa remarcat mai ales scopul său legal. În același timp, termenul în sine pentru o lungă perioadă de timp, aproape nu este utilizat. In schimb, el are și alți termeni sunt de obicei utilizate în practicile de evidență, „acționa“, „de afaceri“, „hârtie“.

Dintre filosofi, oameni de știință, reprezentanți ai științelor tehnice pentru ultimele câteva decenii, există o dispută asupra celor două abordări diferite ale conceptului de „informații“. Unele dintre ele vizualiza informațiile ca o proprietate ca un atribut inerent tuturor obiectelor materiale, inclusiv de natură anorganică. Acest concept de informație se numește un atribut. Alții cred că informația a apărut doar cu apariția vieții și conectați-l la funcționarea sistemelor de auto-organizare, fără a recunoaște disponibilitatea informațiilor în natură neînsuflețită. La rândul său, printre susținătorii celei de a doua abordare este, cibernetica, având în vedere că procesele de informare sunt toate sistemele de autocontrol și antropotsentristy care includ informații numai pentru societatea umană și conștiința.

Rezultatul dezbaterii științifice este lipsa unei definiții precise a informațiilor. Astfel, în glosar de termeni cheie în domeniul informaticii sunt patru dintre cele mai comune interpretare a acestui concept:

„Informații - aceasta este semnificația mesajului primit, interpretarea“;

„Informații - aceasta este a treia componentă a celor trei baze ale universului (materie, energie și informații)“;

„Informații - aceasta este ceea ce reduce incertitudinea evenimentelor.“

Astfel, până în prezent, termenul „documentul“, a absorbit cele mai importante caracteristici, cum ar fi informații de destinație, materiale suport, precum și o serie de aspecte funcționale. Cu toate acestea, definiția „documentului“ are diferențe semnificative în diferite științe. Depinde, în primul rând, pe o mai mare sau, dimpotrivă, o interpretare mai puțin largă a informațiilor și, în al doilea rând, prin evidențierea oricare parte a documentului, de la concentrându-se pe orice aspect particular al funcționalității sale. În informatică, de exemplu, hârtia este adesea definit ca un „material de informații obiect cuprinzând desemnat drept“. Ca urmare, în conformitate cu această definiție se încadrează în imensa varietate de obiecte, la fel ca în natură nu există obiecte materiale care nu conțin nici o informație. Documentarul - unul de Științe de informare - documentul se referă la „orice informație semantică exprimată în orice limbă, și înregistrate în orice mod, în orice mediu în scopul tratamentului într-un sistem informatic dinamic.“ Această definiție se îngustează conceptul unui document, dar cu toate acestea, ea include atât cărți și reviste și ziare și documente oficiale, etc.

Când creați un document folosind o varietate de moduri de a documenta, în funcție de conținutul de informații: audio (înregistrări sonore), fotografii (documente foto), înregistrați imagini și sunete (documente audio-vizuale) și așa d.Dokument creată persoana juridică sau fizică, proiectate și certificate în modul prevăzut. Se numește un document oficial. Documentul oficial utilizat în activitatea curentă a organizației, se face referire la documentele oficiale .Dacă documentul este creat în afara domeniului de aplicare al unei persoane a activităților sale oficiale sau sociale, se consideră documente personale 6.

Și nformatsionnaya funcție este determinată de necesitatea imprinting informațiilor în scopul conservării și transmiterea, și este comună tuturor documentelor, fără excepție. Cauza a oricărui document - necesitatea de a înregistra informații despre fapte, evenimente, fenomene, activitatea practică și mentală.

Informațiile conținute în documentele pot fi împărțite în:

- retrospective (referitoare la trecut);

- perspectivă (legate de viitor)

Există alte informații de clasificare. De exemplu, separarea primar și secundar; după gen; specii; media și așa mai departe.

Fiecare document are o capacitate de informații (sau informații capacitate), adică cantitatea și calitatea informațiilor.

Capacitatea de informare se caracterizează prin astfel de indicatori: exhaustivitatea, obiectivitate, fiabilitate, optimă, relevanța informațiilor, utilitatea și noutatea. Cu cât aceste numere, cu atât mai valoros document.

1) documente, orientate în aceeași direcție (legi, decrete, ordonanțe, ordine, instrucțiuni, reclamații, memorii, etc.) .;