Primar și alte documente sunt stocate și distruge economia și viața

Termeni generali de depozitare

Legea № 402-FZ, se spune că documentele contabile primare, registre, contabilitate situațiile (financiare), rapoartele de audit trebuie să fie păstrate timp de cel puțin cinci ani după anul fiscal, cu excepția cazului în o perioadă mai lungă este stabilită în Program (p. 1, Art. 29 legea № 402-FL).

Documentele contabile politicile, standardele entității economice și a altor documente legate de organizarea și întreținerea înregistrărilor contabile, inclusiv mijloacele de reproducere a documentelor electronice și autentificarea semnăturilor electronice sunt păstrate timp de cel puțin cinci ani după anul în care acestea sunt utilizate pentru a produce contabilitate (financiară) la ultima dată (n. 2 v. 29 № 402-FL).

În listă. Legea face referire № 402-FZ. stabilit, în special, următoarele timpi de depozitare:

important
Trebuie să fie păstrate în mod constant: situațiile financiare anuale, situațiile financiare anuale consolidate (consolidate), contabilitatea (financiare) situațiile în conformitate cu IFRS sau alte standarde, registre contabile veniturile și cheltuielile organizațiilor și întreprinzătorilor individuali, utilizând sistemul simplificat de impozitare, acte de transfer, de separare, bilanțuri de lichidare, note de el (secțiunea a II-a listei), documente (protocoale, rapoarte, calcule, declarații, opinii) privind reevaluarea mijloacelor fixe, determinarea amortizării mijloacelor fixe, evaluarea proprietății RGANIZATION.

Deci, avem un timp comun - patru ani de contabilitate fiscală și contabilitate timp de cinci ani, iar condițiile specificate în program. În acest caz, n. 1 lingura. 29 din № 402-FL a spus că documentele sunt în conformitate cu lista de reguli. dar nu mai puțin de cinci ani. Se pune întrebarea, cât de mult timp pentru a stoca, de exemplu, documente primare - patru ani, cinci ani sau mai mult. La urma urmei, acestea sunt utilizate în scopuri fiscale și contabile.

Pentru a evita greșelile, este necesar să se concentreze pe perioada maximă de depozitare. Cu alte cuvinte, în cazul în care documentele primare, evidența contabilă, rapoartele nu sunt specificate în lista. acestea trebuie să fie păstrate timp de cel puțin cinci ani.

În cazul în care aceste documente sunt menționate în lista și perioada de retenție pentru acestea a determinat Lista de cel puțin cinci ani, va trebui să le păstreze toate aceleași cel puțin cinci ani.

Documentele pentru care lista este stabilită pentru mai mult de cinci ani, este necesar să se păstreze în termenul specificat în lista.

Caracteristici ale timpului de stocare de referință

Unele tipuri de costuri sunt recunoscute în cheltuieli pentru o lungă perioadă de timp. Documentele care confirmă astfel de cheltuieli, este necesar pentru a stoca tot timpul inversează costurile plus perioada prevăzută de Legea № 402-FZ. NKRumyniyaili List.

Să ne amintim că documentele privind definirea amortizării (rapoarte, calcule, situații, rapoarte), conform listei ar trebui să fie depozitate permanent.

În scopuri de control fiscal investitor în cadrul unui acord de împărțire a producției (sau operatorul unui astfel de acord) trebuie să păstreze documentele primare referitoare la calculul și plata taxelor, pentru întreaga perioadă de valabilitate a unui astfel de acord (alin. 2, art. 346.42 din Codul fiscal). Acest lucru se explică prin cerința ca inspecția fiscală poate fi acoperit de orice moment pe durata contractului, începând cu anul în care acordul intră în vigoare (Sec. 1, art. 346.42 din Codul fiscal). Prin urmare, perioada de depozitare legal este luată în calcul din momentul în care acordul încheiat.

Documentele care confirmă costurile de formare pentru impozitare trebuie să fie stocate pe toată durata contractului de formare și de un an de muncă a unui individ, educația, formarea profesională sau reconversia profesională din care au fost plătite de către contribuabil, în conformitate cu acordul cu contribuabilul unui contract de muncă, dar nu mai puțin patru ani (cop. 2 p. 3 al art. 264 din Codul fiscal). Acest lucru se datorează particularităților recunoașterii costurilor de formare. Aceste costuri sunt amortizate ca alte cheltuieli legate de producție și vânzări (cop. 23 alin. 1, art. 264 din Codul fiscal). Dar, în cazul în care contractul de muncă cu o persoană a fost încheiată înainte de expirarea unui an de la începutul formării, numit costurile trebuie să fie incluse în veniturile neoperațională (cop. 2 p. 3 al art. 264 din Codul fiscal). Se pare că documentele care atestă formarea, aveți nevoie pentru a stoca întreaga perioadă de studiu plus un an, plus patru ani.

- să numească o comisie pentru a investiga faptul de pierdere (punctul 6.8 din Regulamentul privind documentele și circulația documentelor în contabilitate, aprobat de Ministerul URSS ordinii Finanțelor din data de 7.29.83 numărul 105 ..);

- întocmește declarația cu o analiză detaliată (dacă este posibil) o indicație a documentelor pierdute;

Atenție!
La punctul 3 linguri. 29 din Legea № 402-FZ, se spune că o entitate economică trebuie să ofere condiții sigure de depozitare a documentelor contabile și pentru a le proteja de modificări. Depunerea o organizație poate crea fie propriul fișier, sau pentru a atrage organizații terțe părți.

Procedura este după cum urmează. La începutul acestui an, este necesar să se creeze o comisie permanentă de experți. Poziția Mostră a comisiei de experți pot fi luate de la comanda Rosarkhiv din 19.01.95 № 2 (a se vedea alin. Anexa 1).

Comisia de experți efectuează un inventar al documentelor cu termen de valabilitate expirat și supune spre aprobare șefului companiei acționează asupra alocării pentru distrugerea documentelor cu termen de valabilitate expirat (a se vedea certificatul de probă aproximativă. Anexa 2).

Documentele destinate distrugerii, este necesar să se transfere de prelucrare (reciclare) și puneți această notă de acceptare. Comisia de experți ar trebui să stabilească faptul distrugerea tuturor documentelor și de a face un alt act - distrugerea documentelor (a se vedea anexa 3). Acest act este, de asemenea, aprobat de către șeful organizației.

Toate documentele privind organizarea de reciclare ar trebui să fie stocate în arhivă.

Persoana responsabilă de organizarea de depozitare a documentelor este șeful companiei sau a antreprenorului individual (art. 7, 29 din Legea № 402-FZ).

Pentru încălcarea regulilor de depozitare prevăzute sancțiuni administrative:

În plus, răspunderea este stabilită pentru eșecul sau lipsa documentelor care ar putea fi pierdute din cauza depozitării necorespunzătoare sau distruse prematur.

În primul rând, este sancțiunile care sunt prevăzute de Codul fiscal:

- în conformitate cu art. 120 NKRumyniya- pentru lipsa datelor financiare și de contabilitate, documente, care sunt necesare pentru calcularea și plata taxelor, contribuabilul va fi amendat în sumă de 10 000 de ruble. În cazul în care documentele pierdute se aplică nu una, ci mai multe perioade fiscale, pedeapsa este majorată la 30 000 de ruble. Și în cazul pierderii documentelor a fost subestimată baza de impozitare - până la 20% din valoarea arieratelor, dar nu mai puțin de 40 000 de ruble;.

- în conformitate cu art. NKRumyniya- 126 pentru nedepunerea documentelor la cererea autorităților fiscale este o penalizare în valoare de 200 de ruble. pentru fiecare eșec al documentului. Conform aceluiași articol poate fi amendat până la 10 000 de ruble. (Până la 1000 de ruble. Pentru întreprinzători individuali), în cazul în care încălcarea este clasificată ca o persoană care refuză să furnizeze documente.

În al doilea rând, o amendă administrativă de ore pot fi impuse pe ofițerii de lingura de companie. 1. 15.6 KoAPRumyniya- pentru „neprezentarea legislației privind impozitele și taxele pe termen sau refuzul de a prezenta autorităților fiscale, autoritățile vamale desemnate în modul prevăzut de documente și (sau) alte informații necesare pentru controlul fiscal.“ Cantitatea de penalizare - de la 300 la 500 de ruble.

Apendicele 1: Exemplu de comandă cu privire la instituirea unui comitet de experți

CJSC "Gamma"
comandă
București

La stabilirea comisiei de experți

În legătură cu necesitatea de a distruge documente care termenul de valabilitate a expirat,

1. Crearea unei comisii de experți formată din:

Președinte - consilier John Smith;.

Membrii comisiei - șef adjunct Contabil VV Petrov Functionar Sidorov SS

Directorul general ________________ Romashov RR

Apendicele act 2. Proba pe direcția distrugerii documentului

susţin
director general
________ Romashov RR

Despre direcția de distrugere a documentelor

Președintele Comisiei __________ Ivanov II

Membrii comisiei: __________ Petrov VV

Apendicele act 3. Exemplu de distrugere a documentelor

susţin
Directorul general al CJSC "Gamma"
________ Romashov RR

Distrugerea documentelor, selectate printr-un act al numărului 45 5/25/14

Anexa: Proiectul de lege privind transferul documentelor de „salvare“ de la 25.05.14 numărul 233.

Președintele Comisiei __________ Ivanov II

Membrii comisiei: __________ Petrov VV