Organizarea rațională a locurilor de muncă ale secretarului

Trimite munca ta bună baza de cunoștințe cu ușurință. Foloseste formularul de mai jos

Elevii, studenții absolvenți, tineri oameni de știință, folosind baza de cunoștințe în studiile și munca lor va fi foarte recunoscător.

Ministerul Afacerilor Externe din România

FBU ACT Colegiul Român FM

Catedra de discipline profesionale speciale și generale

pe tema: „Organizarea rațională a activității Secretarului loc“

Îndeplinită: Volkova Anastasia Alekseevna

Supervizor: NV Vladchuk

La locul de muncă secretar este un criteriu important pentru organizarea procesului de muncă. Acesta trebuie să îndeplinească toate cerințele, asigurând o maximă ușurință de funcționare, costul minim de timp și efort pentru a găsi elementele și lucrurile necesare la locul de muncă. Secretar - „față de instituții“, prin urmare, la locul de muncă ar trebui să fie un exemplu de buna organizare, din cauza aspectul unui loc de muncă al secretarului - recepție - adesea judecat cu privire la activitatea întregii instituții. aspectul său este dat mare importanță - de unde se află recepția, modul în care acesta este dotat, ceea ce design-ul interior depinde de impresia de ansamblu a firmei.

Recepția este, de obicei, situat în apropiere de intrarea în sediul central în mod necesar, astfel încât a fost ușor pentru a vedea toți membrii la recepție. Suprafața sa totală în cazul în care asistentul administrativ este, ar trebui să fie în termen de 12-16 mp. m.

Mebelpriomnoy. La selectarea mobilier pentru funcționarea secretarului trebuie să ia în considerare aceleași criterii ca alegerea oricărui mobilier de birou:

· Proiectare, culoare (mobilier stil soluție pentru capul de recepție este dictat de un stil comun de birou și mobilier de birou în cadrul companiei, sau biroul corespunzător al capului);

· Durabilitate, garanție, și așa mai departe. D.

Camera ar trebui să fie primit obiecte și mobilier necesare în activitatea secretarului și organizarea primirii:

Rack Coat și dulap (dacă nu este prevăzut într-o altă zonă);

Mobilier tapițat cu un număr suficient de locuri;

Una sau două mese de cafea;

Elemente de decor interior (acvarii, plante, amprente, etc.);

top box cu un curbstone sub calculator, calculatorul;

Un scaun de ridicare rotativ (în mod necesar, cu un spate și, de preferință, cu cotiere);

depozitarea în siguranță a documentelor.

Rabochiystolsekretarya. Birou pot fi situate de-a lungul zidurilor și în colț. Principalul lucru - tabel trebuie să fie poziționat astfel încât secretarul a văzut toate de intrare la recepție. În plus față de spațiul de lucru, este mai bine să utilizați un tabel separat pentru calculatorul personal. La aceste tabele puteți plasa afișare, tastatura și procesor, scanner, imprimantă.

Înălțimea Spațiul de lucru ar trebui să fie, de preferință, în intervalul 68-73 cm. Blatul mesei trebuie să fie tare și netedă, cea mai mare parte din lemn. Suprafața de acoperire a mesei trebuie să fie opace (de culoare gri, verde, maro, cu un coeficient de reflexie de 20-50%) și este ușor de curățat. Unghiurile și față blatul cu fața de sus trebuie să rotunjite. Secretar al organizației de lucru a muncii

Cerința principală a organizării spațiului de lucru - pentru a oferi economii de timp în căutarea de mijloace și obiecte de muncă. Prin urmare, tot ceea ce este necesar este în mod constant secretar în timpul funcționării trebuie să fie localizat în lungime de braț, pentru a putea folosi necesar.

Pentru a face acest lucru, trebuie să respecte următoarele reguli:

1. Mișcarea angajatului ar trebui să fie mai scurt și mai economic să coste poziții de timp și efort;

2. Fiecare obiect și mijloacele de muncă ar trebui să aibă locul său (bazat pe 1 pct.);

3. staționare trebuie să fie depozitate într-un sertar (bazat pe 1 pct.);

5. Documentele care funcționează cu secretarul, ar trebui să fie plasate în zona de vizibilitate a acestora;

6. Pentru documentele prelucrate corespunzătoare pentru a avea tăvi speciale sau departament în cutie.

Prin urmare, pe desktop sau aproape de acesta ar trebui să fie:

# 45; înseamnă echipamente de birou mici (papetărie: pixuri, hârtie, creioane, gume de șters, etc ...);

# 45; mijloace de stocare și regăsire a documentelor (depozit de diferite tipuri, dulapuri, în condiții de siguranță).

Pe masa pentru PC-ul ar trebui să fie plasat:

# 45; Concasor pentru distrugerea rapidă a informațiilor confidențiale;

# 45; mijloace de formulare și fabricarea de documente de tip text (recorder, imprimantă, scanner, stânga - portabile);

Este, de asemenea, elemente importante ale organizării locurilor de muncă ale secretarului este organizarea internă a acestor birouri. Cutii ar trebui să fie ușor, avansând lin și liniștit și, de preferință, au încuietorile. Secretarul trebuie să folosească cu pricepere sertarele desktop, oferindu fiecare dintre ele o anumită funcție.

De exemplu, cutii se disting:

# 45; consumabile de hârtie și de birou;

# 45; pentru documente de lucru, manuale, cataloage, etc.;

# 45; dosare cu documentele curente și finalizarea lucrărilor;

# 45; Folder cu material controlat;

# 45; obiecte personale.

scaun de birou secretar ar trebui să fie în sus și rotativ și înălțime reglabilă și înclinare unghiuri spătarul scaunului și, precum și distanța înapoi de la marginea din față a scaunului. Suprafața scaunului, spătarul și celelalte elemente ale scaunului ar trebui să fie mai moale să alunece, nu electrificate și de acoperire respirabil ușor de curățat de la contaminare.

Dizaynpriomnoy. În cazul în care compania deja a dezvoltat propria identitate corporativă, este necesar să adere la culorile sale pentru decorarea recepționer de birou. Deasupra tabelului puteți aranja secretarul de logo-ul companiei, un ceas sau calendar. Vor fi, de asemenea, imagini adecvate pe pereți, care capturează imagini de birou de viață sau de desen sau pictură cu un indiciu mic al activităților companiei.

Dar, în cazul în care societatea nu are identitatea sa corporativă, atunci organizarea primirii ar trebui să ia în considerare următoarele recomandări:

# 45; În cazul în care soarele este în birou este foarte rar, este mai bine să emită pereții în culori calde (galben, cafea, crem, verde pal) pentru a umple camera cu lumina si face mai spatios;

# 45; Pentru birouri, situat pe partea însorită a clădirii, este mai bine pentru a alege un nuanțe rece și liniștit (gri, albastru, albastru deschis, verde intens), acestea vor anula cameră și să-l confortabil pentru ședere;

# 45; Nu este recomandat pentru culori reci saturate (albastru, albastru, violet), culori si negru, deoarece acestea se pot relaxa, emoții suprimate, și poate provoca chiar depresie si stari rele;

# 45; Nu se recomandă utilizarea negru pentru biroul de proiectare, pentru că oprimă și creează o atmosferă sumbră, dar accente de culoare mici în tonifica de recepție, de a stimula și de a spori starea de spirit.

două variante de proiectare de camere de birouri sunt utilizate în mod tradițional:

1. Pereții, podeaua și tavanul sunt realizate în tonuri low-cheie similare. accente de culoare transporta piesele de mobilier, accesorii, decoratiuni, flori.

2. pereții, podeaua și tavanul sunt vopsite în culori vii. Mobilă și accesorii sunt selectate pentru a se potrivi.

Ambele opțiuni sunt bune, dar este mult mai confortabil pentru a vizualiza mai întâi - nu tulpina ochii și nu provoacă atenția.

În plus față de flori, pentru decorarea biroului și primirea acestuia, folosind picturi, desene, sculpturi fine și alte elemente decorative.

loc Osveschenierabochego. Pentru a crea un confort într-o recepție de lumină urmează:

# 45; a face alegerea potrivită a sursei de lumină și sistem de iluminat;

# 45; a crea nivelul dorit de iluminare a spațiului de lucru;

# 45; neutralizează efectul de orbire;

# 45; elimina efectul de orbire;

# 45; oferă o iluminare uniformă.

Doar pentru a crea o mai confortabil iluminat la birou ar trebui să ia în considerare efectul de reproducere a culorilor a compoziției spectrale a sursei de lumină în percepția vizuală a obiectelor colorate. . distribuția intensității luminoase și densitatea de suprafață de iluminare a incidentului de flux luminos pe valoarea specificată zona.

Cele mai mici oboseala ochilor si stres cauze funcționează în lumină naturală, așa cum este cel mai favorabil. Dar, în perioada de toamnă-iarnă, munca în această lumină nu este posibil în timpul zilei de lucru. Prin urmare, se recomandă utilizarea de iluminare artificială, în timp ce ar trebui să aibă aceeași direcție cu lumină naturală.

Mai confortabil recunoscut iluminarea locală (lumina creează zone). Aceste zone pot consta dintr-o lampă și o lampă de birou, împrăștierea luminii de la plafonul unei combinații de sisteme de iluminat de birou împrăștiate cu lampă (ar trebui să fie suficient de luminoase și, astfel, să aibă efect de împrăștiere). Selectarea iluminatului local pe de o parte, crește confortul mediului, iar pe de altă parte - pentru economii maxime de energie.

În plus față de crearea unui confortabil corpuri de iluminat au în valoarea lor se potrivește în interiorul biroului, se potrivește cu stilul general.

loc Mikroklimatrabochego. Microclimatul afectează starea funcțională a persoanei în timpul lucrărilor este atât de largă încât să poată fi numit unul dintre factorii cheie de performanță. Acesta este caracterizat prin valorile de temperatură, umiditate relativă și viteza aerului.

Temperatura cea mai confortabilă pentru om este 19-20. Având în vedere variațiile sezoniere și zilnice ale temperaturii spațiilor nu trebuie să depășească 22b în zilele călduroase, și nu trebuie să fie mai mică decât 18c rece. umiditatea iminimalnaya nu ar trebui să fie mai mică de 25-30%, normal - 40-60%.

Este necesar să se acorde o atenție la chistotuvozduha. Cel mai frecvent factor dăunător al poluării aerului în birou modern, este de ozon. echipamente de birou, care este eliberat, iar praful (particule de la spori sale sunt, bacterii). Atunci când se lucrează cu hârtie umplut cu transportatorii aerieni diverse substanțe toxice, care pătrund în corpul uman și irita membranele mucoase ale tractului respirator, ochii și pielea. Este deosebit de periculos atunci când substanțele toxice sunt eliberate direct în fluxul sanguin, prin intermediul tractului respirator sau pielii deteriorate, care provoacă o perturbare a întregului organism sau a sistemelor sale.

Ar trebui să fie folosite pentru a promova flori proaspete, deoarece acestea umple rezervele de oxigen, parțial neutraliza efectele nocive ale tehnologiei și, în plus, să contribuie la confortul zonei de lucru. Plantele au, de asemenea, să se amestece cu un stil comun, în care interiorul este menținut la locul de muncă.

Pentru a menține o temperatură confortabilă și umiditatea la locul de muncă trebuie să utilizați instalația de aer condiționat: controlul simultan al temperaturii sale, umiditatea, curățenia și aer. Mai ales condiționat justificate în lunile de vară, pentru a fi exact, în toate cazurile în care temperatura camerei ajunge la 27 sau mai mare.

După cum este necesar să se ia în considerare cu atenție achiziționarea de noi echipamente de birou: asigurați-vă că pentru a solicita vânzătorului, ce materiale realizate echipamente în cazul în care există certificate de calitate pentru aceste materiale pe tema achiziției în sine, care se disting prin substanța în timpul procesului.

La locul de muncă secretar - recepție. Este aici că vizitatorii se așteaptă să primească liderul lor. Și, în calitate de secretar - ferm persoanei care la prezentat, secretarul este important să se păstreze ordinea la recepție, inclusiv la locul de muncă, și să facă tot ce este necesar, astfel încât vizitatorul să se simtă confortabil. Pentru a face acest lucru, aveți nevoie pentru a organiza în mod adecvat și eficient la locul de muncă a acestora.

Lista literaturii second-hand

8. clubsecretary.ru - profesionale secretari de club.