manager de birou sau de secretar „la fermă“

Mult timp în urmă, în primele zile ale carierei mele, vin să lucreze un asistent administrativ la compania nou creată, am realizat încă din primele zile, care au însemnat liderul viitorul meu, vorbind într-un interviu că are nevoie de o „amantă birou reale.“ In prima zi am pășit în camera complet goală, în care muncitorii terminat în grabă de reparații. Noi nu am avut absolut nimic: nici un mobilier de birou sau de echipamente, iar angajații de la momentul în care un râs pisica.

Nu a fost mult timp, și stând într-un scaun confortabil, urmărind repezindu încoace și încolo de către angajați și vizitatori, preluarea apelurilor telefonice și de a lua faxuri, prepararea cafelei aromat cu „caimac“ seful, eu din când în când, cu o valoare justă de mândrie gândire că toate acestea Acesta se învârte în mare parte datorită mine. Nu au existat auzind cuvântul „manager de birou“, un director mi-a spus, „Avem asa-si-asa“ - și am făcut-o. Uneori intuitiv, uneori prin „pariu educat“, chiar fără să știe că a face ceea ce mai târziu a devenit cunoscut sub numele de „sprijin de viață“ sau „buna funcționare a organizației“ biroul ...

De aceea, eu încă nu pot să nu întreb de ce, în Belarus, în contrast cu aceeași România sau Ucraina, într-un fel nu se obișnuiască cu managerul de birou Institute. Nu, desigur, el este. Dar dacă vecinii noștri de manager de birou - o poziție junior executive, ceea ce implică, printre altele, gestionarea personalului de sprijin: Solutii de curatare, curieri, muncitori, șoferi, atunci vom face tot același secretar cu o gamă mai mult sau mai puțin largă de caracteristici avansate pentru a se asigura munca de birou. Deci, este adesea posibil să se citească absolut identic cu termenii de referință pentru solicitanții de locuri de muncă „secretar“ și „manager de birou“ pentru diferite companii.

Din nou, în cazul în care societatea este mic, secretarul va putea face față cu succes cu astfel de responsabilități suplimentare. Dar pentru o organizație mare, în opinia mea, au nevoie de o „persoană calificată“ responsabilă pentru faptul că tot ce ai nevoie pentru a finaliza lucrarea a fost în birou. Și nu e dintr-un sentiment de solidaritate cu secretarii. o dată sa întâmplat să fie într-o organizație în care software-ul de birou a fost încredințată furnizarea serviciului. Și nu la un anumit angajat al acestuia, și întregul serviciu ca întreg. Confuzie, vă spun, domnea un teribil! Aceiași oameni, în același timp angajat în căutarea moloz, metal, ciment, produse din metal, markeri text, hârtie de birou, cartele perforate și ordine. Ca rezultat, totul a fost făcut într-un mod de urgență, iar în cazul în care dintr-o dată există o nevoie urgentă pentru producerea unor unități și părți, cel mic ar putea aștepta șase luni.

Deci, eu cred că managerii de birou au dreptul de a exista. Mai mult decât atât, acestea sunt obligate să existe! Cei care cred cu naivitate că ei vor avea nimic de a face, vă asigur - cum altfel vor fi verificate.

Lista taxelor pentru a asigura activitatea fără probleme a biroului este destul de semnificativ variază în funcție de mărimea companiei, structura și activitatea specifică. Dacă încercați să-l prezinte la maxim, veți obține ceva de genul:

Desigur, să ia în considerare în detaliu toate domeniile într-un singur articol nu este posibil, așa că va elabora pe câteva, cel mai tipic pentru majoritatea companiilor. Cu toate acestea, există câteva reguli generale, care vor facilita foarte mult munca si a scapa de dureri de cap inutile.

Acasă - jumătate din bătălie. Pur și simplu cred că cu atenție peste și făcut de la început, așa cum ar trebui, crearea unui sistem simplificat, care ulterior nu va da eșecuri decât atunci remodeleze. Dacă se întâmplă ca ai venit la locul cuiva și am văzut defectele în activitatea predecesorului său - nu pentru a continua cu degetul mare, agravând situația. Este mai bine să-și petreacă timpul și energia și tot ceea ce a pus în ordine, astfel încât să fie mai ușor de lucrat.

Puteți naviga la câteva puncte-cheie:

Anterior, am realizat - mai puțin plătite. Tot ceea ce se face trebuie să fie făcut la timp. Și chiar mai bine - în avans. Acest lucru asigură nu numai că organizația va funcționa fără întrerupere, care rezultă din defectele, dar în multe cazuri, va salva în mod semnificativ. Cel mai simplu exemplu - comanda materiale imprimate și suveniruri. Când apare în modul „normal“, aplicația a pus în liniște în plan și compania plătește pentru produsul sau serviciul real (pentru aplicarea logo-ul, de exemplu). Dar dacă astăzi ați adus aminte că a doua zi după expoziție, și ai face calul nu minte, atunci, în primul rând, trebuie să-și petreacă o mulțime de timp pentru a găsi o firmă care va executa comanda rapid, și în al doilea rând, astfel încât să fie sigur de a vă va rupe off la prețuri exorbitante de urgență.

Un alt exemplu - suport vize. Se aplică pentru o viză de îndată ce primesc doar confirmarea călătorii în străinătate cineva din personalul. Dacă amânat, va trebui să caute ajutor de la agenții care munca nu este liber.

Nu ratați! Toate dintre noi nu ar deranja să cumpere ceva de la o reducere substanțială sau de vânzare. Astăzi, această practică este nu numai magazine pentru a atrage clienți, dar și furnizori de bunuri și servicii pentru a atrage și păstra clienții: sunt diverse promotii, reduceri (uneori - foarte semnificative), în funcție de volumul de ordine și bonusuri cumulative. De aceea, ține mâna pe pulsul, urmați informațiile de la furnizorii lor - acest lucru va permite să economisi bani sau de a primi ca un cadou ceva util. Doar nu ceda tentației de eternul feminin: pentru a cumpăra ceva inutil doar pentru că este ieftin.

Dacă sunteți de serviciu, trebuie să se ocupe de achiziționarea de calculatoare, faxuri, copiatoare și alte scanere, are sens să se consulte cu o persoană cunoștință. În acest caz particular - administratorul de sistem. Vă oferim câteva sfaturi simple pentru a vă ajuta să evitați greșeli inutile.

Tehnologia de calculator este în curs de dezvoltare, la o astfel de viteză încât faptul că ieri a fost un „ultimul cuvânt“, într-un an este „ieri“. Pe de o parte, este minunat, pentru ca fiecare noua inventie face munca mai ușoară și mai eficientă. Dar există o altă parte a monedei: mașini de birou, în special calculatoare și tot în legătură cu ei, devine repede depășite moral. Prin urmare, atunci când cumpără un computer personal este recomandabil să cumpere cele mai „fantezie“, atâta timp cât posibil pentru a evita necesitatea de a face upgrade.

La selectarea copiatoare, faxuri, etc. nu fi tentat să timp exclusive, rare sau pur și simplu a apărut pe modelul de piață, nu a trebuit să se dovedească. În primul rând, este o nebunie să plătesc suplimentar pentru opțiuni, care nu sunt direct legate de scopul instrumentului. Imprimanta cu built-in polizor - este, desigur, în mod exclusiv, dar de ce? În al doilea rând, știri este întotdeauna mai scump, pur și simplu pentru că ei - elemente noi. În al treilea rând, este dificil de a găsi provizii și modelul de scump va fi colectarea de praf în colț, în loc de beneficiu în așteptare până când găsiți cartușul corect. Și, în sfârșit, în cazul în care modelul nu este acceptată favorabil de către cumpărător, vânzătorul poate pur și simplu opri furnizarea de echipamente de această linie și, prin urmare, piese de schimb si consumabile pentru acestea. Rezultatul va fi nici eu, nici oamenii.

Ca o regulă, o abundență de spațiu, lucrătorii de birouri moderne nu sunt rasfatati. Deci, este logic să acorde o atenție la dispozitivele multifuncționale care combină, de exemplu, fax, scanner și copiator. Ei ocupă mult mai puțin spațiu, iar calitatea nu este afectată în mod deosebit, uneori, chiar dimpotrivă. Trebuie doar să aleagă cu înțelepciune și să fie sigur să se consulte dealer-ul și a verifica afară comentarii de pe web: unele modele au „Freeze“ facilitate, atunci când este utilizat ca o rețea.

Atunci când este instalat echipamente de birou, recomand să se ocupe imediat cu toate setările și de a explora cu atenție manualul de utilizare. Unii furnizori practică consultanții lor de călătorie „loc“ și o informare cu privire la activitatea cu un anumit dispozitiv. În cazul în care este furnizat un astfel de serviciu, să fie sigur să-l folosească: este mai ușor pentru a obține sfaturi de la un profesionist decât propria lor pentru a face față problemelor enervante care pot apărea „în cursul piesei.“

Asigurați-vă că pentru a vă asigura că firele de toate echipamentele de birou au fost plasate în izolare și cât mai compactă, în caz contrar riscul de angajați întins pe toată lungimea, prins într-o grabă pentru una dintre ele. Și cred că din cauza a ceea ce nu a porni calculatorul: pentru că a ars CPU sau pentru ca un detergent ceva accidental mop acolo rănit - se bucură sub medie.