log documentelor de intrare pentru ceea ce este și cum să fie umplut

Un pic de reguli de înregistrare corespondență

Înregistrare mail este efectuată în ziua sosirii lor la birou. În fiecare zi, la birou, există zeci, și, uneori, sute de diferite plicuri, pachete, e-mail-uri, inclusiv „spam“: ziare, broșuri, și alte tipuri de hârtie inutile. Desigur, toate acestea nu trebuie să se înregistreze. Mail că nu este relevant pentru activitățile companiei, este necesar să se filtreze și documentele primite „la caz“ - un fel de subiect și care nu fac obiectul înregistrării.

Lista documentelor care sunt imediat transferate către unitatea, ocolind cartea de înregistrare, de obicei, prescris în instrucțiunile de pe documente.

Excepții - invitații oficiale la reuniuni și documente ale ultimului paragraf al listei, a primit, împreună cu o scrisoare de acoperire. Toate celelalte documente legate direct de organizația care necesită o analiză și de răspuns, asigurați-vă că pentru a fi introduse în jurnalul de bord. Prin urmare, prima regulă: fiecare document important să fie înregistrate.

Regula trei: numărul de serie de documente trebuie să fie unic. Este inacceptabil să se înregistreze sub același număr de intrare diferite de litere. Acest cod unic identifică documentul specific și mai târziu soarta sa urmărit.

Mai departe în mod direct la întrebarea de completare a cărții de înregistrare. Jurnal de documente primite necompletate specificate în actele normative de reglementare și aceleași pentru toate organizațiile, nu. În acest sens, societatea să stabilească în mod voluntar forma și includ ca revista multe domenii, cum are nevoie.

Desigur, ar trebui să fie respectate cheia cerințelor jurnal:

• Începe un singur jurnal pentru toate înregistrarea corespondenței dvs. pentru a veni la întreprindere;
• Numerotarea documentelor în secvențial carte, începe din nou în fiecare an (noul start revista nu este neapărat posibil să continue în aceeași carte).

În ceea ce privește numărul și numele coloanelor, totul depinde de specificul organizației, ordinea procedurilor, disponibilitatea și controlul executării documentelor.

Asigurați-vă că pentru a rezerva trebuie să fie grafice, permițând un minim de înregistrări salariale au primit corespondență:

În cazul în care documentele de intrare sunt multe, să nu-și piardă documente importante oferă grafice pentru a face ieșire detalii e-mailuri (data, numărul, care a fost atribuit expeditorului). Acest lucru nu ajută la „zadvaivat“ documente identice (amintiți-a doua regulă).

Cu o contabilitate stricta este o coloană separată pentru a indica numărul de pagini din document și lista de aplicații disponibile. Dacă organizația dumneavoastră a decis să monitorizeze executarea scrisorilor trimise la locul de muncă, nu va împiedica informații despre artist, perioada de performanță, și marchează sfârșitul lucrului cu documentul. Puteți selecta în continuare câmpul pentru note.

Electronic sau pe hârtie?

Mulți încă duc revistele vechi în notebook-uri. Pentru o cantitate mică inclusă, această metodă este destul de viabilă. Dar pentru a urmări soarta o hârtie este greu de a găsi un document, uneori, aveți nevoie pentru a defila prin polknigi. Prin urmare, în organizațiile mari din jurnalele de hârtie lung abandonate, și să păstreze înregistrări în fișierele de pe calculator. Puteți e-mail jurnalul documentelor de intrare pentru a descărca sau de a crea propriul dvs. în Excel sau Word. Aceste programe vă permit să căutați, sortare, setați filtrele corespunzătoare. Tabelul este convenabil de a plasa un link către copia scanată a documentului. Accesul la editarea de reviste, în cazul în care acestea sunt stocate pe serverul de intranet în organizația dumneavoastră, cu condiția ca unul sau doi membri ai personalului membri responsabili pentru primirea și procesarea corespondenței.

Cu toate acestea, în unele cazuri, un jurnal de hârtie și - deosebit de important să se înregistreze documente cu un termen de valabilitate lung. Varianta de realizare fizică a revistei este justificată în acest caz, deoarece oferă o conservare mai fiabilă a datelor decât mass-media electronice.

Nu am găsit un răspuns la întrebarea dvs.? Aflați cum să rezolve exact problema ta - Suna acum:

+7 (499) 703-35-96 (București)
+7 (812) 309-82-63 (București)

Este rapid și gratuit!