Închiderea exercițiului

Professional blog-Eugenia Kozhanova

Spre deosebire de departamentul de personal, la birou nu au documentele care trebuie să fie pregătite la sfârșitul anului. Există doar o recomandare. Dar, într-un fel sau altul, trebuie să actualizați nomenclatura cazurilor, jurnalele și să facă unele înregistrări. Este necesar, mai întâi de toate pentru tine, a fost convenabil să lucreze și să își planifice activitățile în noul an.

Fragment webinar Secretar Excelent școli cu privire la modul de a închide anul de lună:

Nomenclatorul afacerilor - unul dintre documentele cheie, serviciul de întreținere de zi cu zi a DOW. Regulile de bază ale arhivelor organizațiilor (aprobat prin decizia Consiliului de Stat Arhiva 06.02.12) necesare anual, să acorde o atenție la nomenclatura companiei.

În al doilea rând, trebuie să închideți vechea nomenclatură a afacerilor. În primul rând, în coloana a treia „Număr de cazuri“, în copie originală a documentului numărul de cazuri (volume, unități de stocare), acumulate pentru anul respectiv pentru fiecare element introdus direct cu mâna. Apoi, aveți nevoie pentru a face înregistrarea finală a numărului de unități de volum (afaceri) separat de stocare permanentă și temporară - să completeze ultima pagină a documentului.

Raport privind documentele de execuție

Dacă practica documente de control al execuției. pentru anul va trebui să furnizeze raportul de management cu privire la numărul de sarcini de performanță și restante, precum și problemele cu data de execuție întârziată.

Scopul acestui raport este simplu - cap vedea care a lucrat atat pentru un an. Pe această bază vor fi distribuite primelor anuale și de putere-up-uri, și, desigur, de acțiune. Chiar și pe baza acestui raport este convenabil de a planifica politica de personal a companiei: clar imediat ce departament trebuie să alimenteze sau, dimpotrivă, reducerea numărului de lucrători.

forma specială a acestui raport nr. Principalele condiții a) vizibilitate, b) indicatorii cantitativi și calitativi.

Pentru claritate, suficientă pentru a prezenta date sub formă de tabel. Cu toate acestea, puteți efectua și programa, iar graficul - depinde de adecvarea și imaginația ta. Este important să se încerce doar pentru a se asigura că totul este clar și poate fi văzut imediat, fără a fi nevoie de calcule.

Exemplu de raport Diviziei a făcut într-o diagramă:

Astfel, indicatorii cantitativi s clare: trebuie să scrie numărul de interpreți sarcini finalizate, numărul de comenzi restante și în așteptare.

Informații calitative - această explicație a cifrelor. Sunt de acord că în cazul în care departamentul are 30% din comenzile restante, aceasta nu înseamnă că lucrarea de acolo sunt complet leneș. Acesta poate fi bine că oamenii pur și simplu nu au timp pentru a îndeplini toate sarcinile și în mare nevoie de un cuplu de noi angajați. Apoi, numărul de delincvență - cel mai bun argument pentru a convinge autoritățile să ia mai mult personal ...

Raportul privind volumul procedurilor

Chiar dacă sunteți un secretar sau asistent manager, clerical face compania dumneavoastră în splendida izolare, necesitatea de a face raport. Ea are valoare practică pentru tine, și pentru îndrumare.

Secretar, acest raport va arăta cât de mult de hârtie a lucrat timp de un an. Poate că suma deja este că este timpul pentru a crea biroul companiei? Într-adevăr, în calitate de secretar (în special asistent) nu este limitată la o singură administrare numai de birou.

Sediul central al volumului raportului (în special în ceea ce privește comparație cu anul precedent) va demonstra dinamica organizării sale: a crescut sau a scăzut numărul de contracte încheiate pe activitatea de bază? Câte plângeri și reclamații primite de la clienți? Creșterea în cazul în care numărul de oferte direcționate departamentul de vânzări? Cât de multe contracte semnate au reprezentat 10 trimis KP? Toate acestea oferă informații de management pentru planificarea strategică a companiei.

Deci, dacă faci un record de volum de birou pentru sine, să fie suficient pentru a contoriza numărul de:

- contracte încheiate.

Ce date cantitative ar dori să vadă în raportul directorului, să cunoască mai bine decât el însuși. Subliniați că suntem gata să furnizeze datele în comparație cu anul precedent (desigur, dacă aveți o astfel de informații).

jurnalele de actualizare

Nu uitați că, odată cu noul an de lucru, trebuie să re-start toate jurnalele. Bun început: nicăieri în regulamentele nu spune că serviciul este obligat să anual DOW pentru a începe înregistrarea cu numărul 1. Cu toate acestea, în practică, birou acceptat să facă acest lucru.

În primul rând, este mai convenabil.