Evaluarea cererilor de schimbare de proiect

Dzheyn Suchan (Jane Suchan), PMP

Schimbări - necontrolate una dintre cele mai mari inamici ai managerului de proiect. Prin urmare, un proces de încredere de management al schimbării poate fi un prieten mai bun pentru el. Utilizarea acestui proces ne permite să furnizeze clientului rezultatul dorit în momentul potrivit și în cadrul bugetului convenit. Fără zona de proiect de management al schimbării devine o țintă în mișcare, și riști să ratezi, fără a îndeplini obiectivele proiectului. Abilitatea de a gestiona schimbările, mai ales în ceea ce privește domeniul de aplicare al proiectului joacă un rol important în realizarea obiectivelor și, de obicei, este un indicator al performanței. Schimbări de proiect sunt inevitabile, și trebuie să fie gata pentru ei.

Echilibrul între managementul schimbării și birocrație

O altă provocare este necesitatea de a monitoriza schimbările din cadrul proiectului, evitând în același timp birocrația inutilă. Întrebarea este, în cazul în care înseamnă de aur? Din moment ce fiecare proiect este unic, momentul la care controlul schimbării încetează să dea roade și este convertită în bandă roșie, depinde de proiect.

Planul de proiect Managementul schimbarii

Așa că poate reacționa rapid, proiect de plan de management al schimbării prescrie ce să facă în caz de abateri. Nu este destinat să prevină modificările; expusese procesul care determină modul de raportare a modificărilor, modul în care vor fi luate decizii și modul în care se va adapta la proiect.

Punerea în aplicare a managementului schimbării

Procesul de management al schimbării ar trebui să fie introduse imediat ce o linie de referinta pentru rezultate-cheie, cum ar fi cerințele de afaceri și programe. Grupul de lucru, părțile interesate și tuturor celor cărora afectați de schimbările din cadrul proiectului, ar trebui să verifice și să aprobe planul de management al schimbării înainte de a fi pusă în aplicare.

Mici schimbări care au un impact redus asupra succesului proiectului nu ar trebui să fie considerate ca fiind strict ca schimba sau pietre de hotar cerințele privind programul critic al traiectoriei. În ceea ce privește managementul de proiect al schimbării trebuie să fie specificat atunci când este necesar o cerere oficială de modificare a proiectului (PCR). De exemplu:

Care sunt pragurile pentru modificări în programul și bugetul?

Există orice modificări care necesită întotdeauna o cerere de schimbare?

Ce modificări pot fi făcute fără managementul schimbării?

Modificări semnificative. se face ca PCR. Schimbări semnificative în cadrul proiectului:

Afectează cerințe sau elemente de lucru pe drumul critic, ceea ce duce la întârzieri în etapele sau data de încheiere a proiectului cu un anumit procent sau durata de timp. Criteriile de modificări semnificative trebuie să fie definite pentru fiecare proiect.

Necesită o finanțare suplimentară (la o anumită sumă sau procentaj din buget). Această valoare trebuie să fie determinată pentru fiecare proiect.

Modificări minore. modificări normale care nu necesită PCR. Modificări minore:

Nici un impact semnificativ asupra planului. nu conduc la transferul de la data de finalizare a etapelor și obiectivelor cu dependențe de proiect.

Nu au un impact negativ asupra finanțelor. nu conduc la abateri de la bugetul proiectului.

Sfaturi pentru rezolvarea cererilor de schimbare

proiect de plan de gestionare a schimbărilor ar trebui să includă, de asemenea, informații cu privire la modul de evaluare a cererilor de schimbare. Este important să se definească criteriile de evaluare înainte de a fi necesară, astfel încât să nu pierdeți timpul pe discuții. Determinarea acestor parametri este posibil să se găsească un compromis între modificările și obiectele comune de afaceri și avantaje.

Iată câteva întrebări tipice care ar trebui să fie luate în considerare atunci când se evaluează o cerere de schimbare.

dacă modificarea afectează cerințele de business?

Există o soluție sau o schimbare este necesară pentru succesul proiectului?

Fie că este necesară creșterea finanțării?

data finală va fi amânată în cazul în care proiectul?

Nu ai schimba avantaje comerciale importante care compensează impactul negativ asupra proiectului?

Are sens să accepte schimbarea acum, mai degrabă decât să amâne asta? Nu întârzia va fi costisitoare pe termen lung?

A adus dacă toate părțile interesate și dacă acestea sunt de acord cu schimbarea?

Există implicații contractuale care ar trebui să fie luate în considerare? De exemplu, în cazul în care schimbarea va avea ca rezultat o încălcare a obligațiilor către furnizori externi?

Aprobarea unei modificări în cererile de proiecte de

Este de asemenea important să se determine cine poate și cine nu poate pretinde modificările solicitate. Acesta este adesea determinată de mai multe niveluri de autoritate pentru a putea fi manipulate mai eficient modificările uzuale, și modificări semnificative sunt neglijate de management.

În cazul în care modificarea propusă afectează domeniul de aplicare al proiectului, acesta ar trebui să-l trateze ca o decizie de afaceri care necesită aprobarea de către sponsorul proiectului. În cazul în care zona nu se schimba, grupul de lucru și sponsorul poate determina ca managerul de proiect are dreptul de a aproba modificări în limitele specificate. Pentru unele proiecte sunt convocate în mod regulat de către Comisie, să ia în considerare și aproba cererile de schimbare. Organizația poate fi de mai multe comisii având în vedere diferitele tipuri de cereri de schimbare. De exemplu, comision de gestionare a schimbărilor tehnologice va lucra cu problemele de tehnologie.

Recomandări potrivit modifice solicitările pot fi reprezentate ca un tabel, de exemplu, cum ar fi următoarele.

Rezultatele se justifică

Echipa de proiect este întotdeauna dornic să înceapă punerea în aplicare a proiectului mai rapid, uneori, neglijând de planificare. Poate părea că problemele se vor lupta pe măsură ce devin disponibile. Dar crearea unui bine gândit proces de gestionare a schimbării, chiar înainte ca aceste schimbări vor avea loc, se va justifica, îmbunătățirea rezultatelor generale ale proiectului. abordare obiectivă de a schimba managementul va permite grupului de lucru pentru a răspunde în mod eficient la acestea. Ei bine gândit și planul de gestionare a schimbărilor detaliate aprobate de către participanții la proiect și părțile interesate, vor economisi timp și bani, care nu este întotdeauna suficient de manageri de proiect.