Cum să efectueze un audit al procesului de afaceri este corectă - o clasă de master, știri, 10 34
Pentru a determina gradul de control al procesului de afaceri, pentru a găsi greșeli și posibilitățile de îmbunătățire a acestuia, este auditat. Cum se face, spune antrenor de afaceri Alexander Sagalovich.
- Audit - un set de măsuri care vizează studiul și identificarea posibilităților de îmbunătățire ca un proces de afaceri specifice, și, probabil, unele altele. Limitări și inconsecvențe de la un proces pot fi cauzate de probleme din apropiere.
Obiectivul principal al auditului - găsi modalități de a îmbunătăți procesul de afaceri effektnosti. În plus, pot exista obiective suplimentare:
- identificarea candidaților pentru promovare (și, dacă este necesar - să scadă);
- promovarea inițiatorilor îmbunătățiri;
- managementul relațiilor în echipă.
Auditul nu este efectuat pentru a detecta abateri minore de la regulamentele sau obiective. Toate acestea ar trebui să fie identificate la nivelul proceselor operaționale. Auditul determină, de asemenea, modul în care procesele de management operațional.
În cazul în care auditul
1. Auditul după dezvoltarea și punerea în aplicare a documentației care reglementează procesul de afaceri. În acest caz, se efectuează pentru a identifica conformitatea cu realitatea. Se pare că există o posibilitate, fără efectele negative ale continua cu procesul. Verificați conformitatea cu cerințele de documentare a proceselor de afaceri.
Auditul este cel mai bine să nu imediat după elaborarea reglementărilor, și după un timp necesar pentru testare și procesul de „rodaj“.
Auditul trebuie să fie efectuate în totalitate, în cazul în care legea a fost modificată în legătură cu schimbările fundamentale (de exemplu, după ce instalați software nou). Dar, în cazul în care documentația a făcut modificări minore pot fi limitate și de audit parțial. Totul depinde de complexitatea procesului și importanța pentru companie.
2. Auditul planificat. Aceasta a efectuat conform programului de audit cel puțin o dată pe an.
3. Auditul neprogramată a procesului de afaceri. A avut loc la cererea proprietarului proceselor de afaceri sau de superiorii săi în următoarele cazuri:
- un proces major supărat;
- reclamații periodice primite și reclamații de la clienții procesului (atât interne, cât și externe);
- apariția de propuneri de îmbunătățire a procesului, etc.
Cum de audit
Este necesar să se adune cât mai multe informații posibil, este de dorit să relevante și de încredere. Ce trebuie să luați următoarele măsuri:
- analiza documentelor care reglementează procesul de afaceri;
- colectarea de date cu privire la valorile de proces și a indicatorilor (nu numai date direct cantitative, dar și informații, cum ar fi programarea valorilor țintă se realizează ca răspuns la deformarea are loc, etc.);
- intervievarea personalului care desfășoară procesul de afaceri;
- intervievarea furnizorilor și clienților de proces;
- monitorizarea directă a progresului procesului.
În timpul acestor evenimente, trebuie să adune următoarele informații:
1. Se va observa ordinea de executare a procesului de afaceri?
2. Are participanților de familiarizare și formare într-un proces de afaceri?
3. Sunt termenii sunt urmate, specificate în descrierea procesului de afaceri?
4. Este Servit declarații superiorii?
5. Faceți valorile planificate de indicatori ai procesului de afaceri?
6. Care sunt metodele de parametrii măsurați? Justificat dacă valorile planificate ale indicatorilor procesului de afaceri, ceea ce este relația lor cu obiectivele strategice ale companiei?
7. Care este nivelul de satisfacție a clienților cu procesul de afaceri?
9. Ai proprietarul procesului de afaceri pentru a avea acces la toate reglementările necesare pentru a efectua procesul?
10. Sunt toate formele de documente implicate în procesul de lucru au o descriere?
11. Are procesul de înregistrare este în curs de desfășurare, dacă este cazul?
12. dacă propunerile reflectate într-o schimbare și de a îmbunătăți procesul de afaceri?
- Care sunt cauzele abaterilor în opinia participanților la proces;
- Participanții se cunosc despre acest proces, aceste abateri;
- Dacă aceste discrepanțe au apărut anterior;
- dacă a fost luată nici o acțiune;
- au existat propuneri în acest sens, cum și de către cine a fost reacția la aceste propuneri.
Este extrem de important din punct de vedere al obiectivelor de audit, pentru a găsi cauza abaterilor. Acesta poate fi internă sau externă, obiective sau subiective. Chiar dacă angajatul pur și simplu nu a îndeplinit unele dintre procedurile, acesta are un motiv: motivație scăzută, incapacitatea de a efectua procesul în conformitate cu normele de incompatibilitate „Interface“ pe partea de client, nivelul scăzut de management, etc.
Este important să se găsească cauza și de a utiliza pentru îmbunătățiri. În cursul cercetării, este important să se mențină obiectivitatea (posibil) și pentru a trata orice situație problemă din diferite puncte de vedere.
Ce se poate face după colectarea datelor
Pasul final și poate cel mai important. Este necesar să se organizeze toate informațiile colectate. Este convenabil de a proceselor de afaceri de audit de a folosi liste de verificare: un formular special, care conține câmpuri pentru a înregistra răspunsurile la întrebări și informații suplimentare (link-uri la documentele de reglementare sau administrative, opinia angajaților și clienților, etc.).
Lista de verificare (sau un alt document cu o informație de audit comandat) trebuie să trimită părți interesate cheie pentru a primi feedback de la ei. Cu ceva sunt de acord cu ceva acolo. Ceva se va cere să completeze, dar ceva va necesita o verificare suplimentară. Procesul de obținere a feedback-ului și să colecteze informații suplimentare trebuie, de asemenea, să fie comandat în timp și de transmitere a informațiilor de canal.
Deci, ne-am adunat informații despre procesul, a relevat anomalii identificate cauzele posibile, și colectate sugestii de îmbunătățire, precum și opinia părților interesate privind aceste informații. Cazul rămâne pentru mici: este necesar să se găsească o versiune de eliminare a acesteia pentru fiecare discrepanță - adică, să elaboreze o propunere, care crește strălucirea procesului.
De asemenea, este necesar să se evalueze fezabilitatea, identificate pe parcursul auditului sugestiile de îmbunătățire. Fă-o cel mai bine nu este închis secret „consiliu mic“, și după întâlnire, cu asistența profesioniștilor din domeniul de specialitate, proprietari și participant la proces, pentru specialiștii în managementul proceselor, probabil, furnizorii și clienții de proces (interni și externi).
Rezultatul acestei lucrări ar trebui să fie un plan de îmbunătățire a ostentatiei procesului, care pot include:
1. Propunerile de a schimba cursul procesului.
2. Măsuri pentru formarea suplimentară a personalului.
3. Măsuri pentru revizuirea software-ului.
4. O listă de echipamente suplimentare / software pentru cumpărare.
5. eliminare administrativă.
6. Propuneri pentru promovarea personalului.
7. Propunerile de modificări de personal.
Dacă în timpul discuției de o îmbunătățire între participanții la reuniune nu va consimți, nu ar trebui să se transforme într-un dueluri politice și psihologice.
În primul rând, lista persoanelor care au dreptul la o decizie / veto finală.
În al doilea rând, avem de-a face cu managementul de proces. Acest lucru înseamnă că, dacă cifrele nu arată o tendință pozitivă în termenul prevăzut, modificarea poate fi anulată.
Încercați, modificați, succesul de testare, încercați din nou - este întotdeauna mai bine decât a nu face nimic.
Experiența în diferite poziții în producție, logistică și societăți comerciale.
Specializarea: managementul afacerilor proces, logistica depozit, automatizarea proceselor de business, managementul resurselor umane.
Mulțumesc, Andrew. Mă bucur să aud că informații au fost utile. De asemenea, bucuros că companiile se deplasează din unitatea de mână naturală la metodele de control ale sistemului. La nivelul corespunzător al personalului de conducere și îmbunătățirea continuă a proceselor, fără a le aduce la dogmatismului, eu sunt sigur că compania dvs. este în așteptare pentru un mare viitor. Dacă există întrebări - întotdeauna voi fi bucuros să vă ajute.
Alexander, publicați informații foarte utile. Personal mi articolul dumneavoastră a ajutat la stabilirea proceselor în cadrul companiei, pentru a elimina neconcordanțele, reduce numărul de execuție de calitate scăzută a comenzilor aproape de 0. Am o companie de pornire (doar peste o jumătate de an), este angajat în comerțul cu ridicata, instalare, servicii de construcții, de producție la scară mică. Ei au început să crească numărul de personal și clienții au probleme înfricoșătoare asociate cu o slaba comunicare in cadrul companiei, săraci manipulare, și lipsa generală de înțelegere a cine este responsabil pentru ce. După ce am citit articolul dumneavoastră, am înregistrat procesele atribuite pentru a gestiona procesul, a introdus unele de automatizare, fluxul de lucru intern, indicatori de calitate. Acest lucru este cu siguranță doar începutul în direcția îmbunătățirii proceselor, dar au fost în măsură să facă o companie controlată și de a îmbunătăți în mod semnificativ calitatea performanței comenzilor.