Cum să efectueze întâlniri eficiente, briefing-uri, RAM

Cum să efectueze întâlniri eficiente, briefing-uri, RAM

Reuniunea a fost, în conformitate cu Sergei Logatchev, nu doar un instrument pentru stabilirea obiectivelor de management și să obțină feedback din partea angajaților. Modul în care compania a avut loc întâlniri de planificare și RAM, depinde de multe lucruri: performanța fiecărui angajat în parte, precum și eficiența societății în ansamblu. Între timp, spune dl Logatchev cu aceste organizații în mizerie reală românească.

Formatarea face ierarhia reuniunilor colective mai transparente

Principalul simptom al întâlnirilor ineficiente - pierderea de timp, vizibile cu ochiul liber, spune Sergey Logatchev. În același timp, rămâne neîndeplinită ambele părți - și manager, este de așteptat să crească eficiența și productivitatea, iar personalul său, toate părțile interesate sunt de acord în condițiile cele mai favorabile pentru ei.

- A doua manifestare a ineficienței, de multe ori am observat: angajații începe mimică, adică, să reprezinte faptul că toate aceste reuniuni au nevoie și de interes, știind foarte bine că minutele și orele petrecute în sala de conferințe - un moment în care nu se poate lucra .. și apoi dau vina pe conducerea în sine, spun ei, este ea însăși prea des distrage atenția oamenilor de la locul de muncă principal. Dar cel mai rău dintre toate, întâlniri ineficiente poate fi un motiv de concediere. A se vedea pentru tine: la inițiativa angajaților forțat pentru a discuta informații nestructurate, petrec timp pe vorbire inactiv, iar atunci când directorul cere dintr-o dată planurile începe deplasarea responsabilității de la un cap la altul. Concluzia pentru ei înșiși subordonații fac este simplu: avem o conducere defectuoasă, este timpul să se pensioneze aici. Iar echipa începe să apară, și nu singur, ca unități întregi. Acum, că este o pierderi de vieți omenești foarte specifice, care ar putea rezulta din reuniune organizată în mod abuziv

Care sunt principalele greseli care permit directori în cadrul reuniunilor.

Deoarece scopul reuniunilor indică corect?

- Managerul ar trebui să o mai bună subordonații știu ce vrea să realizeze și în ce interval de timp. El - strateg și bine reprezintă punctul de intrare și punctul de ieșire. Procesul în sine este cel mai bine cunoscut pentru subalternii săi. Managerul de activități - pentru a pune un bar real, pentru personalul pentru a evalua în mod corect potențialul companiei. Dacă există scuze - face fata competent cu ei. Cel mai simplu lucru - pentru a pune problema în SMART-format. permițând angajaților să caute din aceeași sarcină înțelegere inițială, practic interzice deplasarea de responsabilitate în cursul punerii sale în aplicare, „inventa“ noi criterii de performanță sau schimbare de sincronizare. Aceasta este, în SMART-format prevede eliminarea controlului „boli ale copilăriei“ în atribuirea mandatelor.

Este pe RAM sau liderul reuniunii trebuie să provoace în mod specific rezistența angajaților pentru a face față cu ea aici, și, astfel, a preveni apariția în viitor. O eroare tipic în acest caz - o rigiditate excesivă (întrerupere, critica și grosolănie de multe ori ca răspuns la acțiunile inadecvate ale subordonaților) sau conivență (conversații cu subordonații, „convingere“, dezbaterea). Dacă nu vom găsi o modalitate de a testa loialitatea angajaților în această etapă, în prezența noastră, atunci rezistența sarcinilor de lucru cu ei să crească: orice situație de operare curent, timp și căptușeală de resurse, de frecare în cadrul echipei cu privire la motivația și alocarea responsabilităților. Pentru a evita acest lucru, o nevoie de ceva care urmează să fie delegată, al doilea - domotivirovat și numește al treilea control strict din partea altor discipline. Acest lucru este necesar pentru a minimiza probleme în etapa de stabilire a obiectivelor.

A doua eroare rezultă din prima: regizorul este adesea realizat pentru echipa și în loc de a impinge propria lor soluție, se implica într-o discuție despre ce să facă, cum să facă acest lucru, și dacă să-l facă deloc. Multe discuții crescute special subordonații să „mănânce“ mai mult timp de lucru, iar în cazul în care capul este permițându-se spune despre incapacitatea sa de a controla unitatea.

Dar dezbaterea - acest lucru nu este calea de a primi feedback de la subordonații lor?

- Pentru a evita confuzia, să definim câțiva termeni. Există formate de întâlniri, scopul pe care - divizia de gestionare a: ședințe de planificare, RAM, întâlnire. Ei au un scop și pentru a atinge obiectivul algoritmului. Acest lucru este - instrumente specifice, cum ar fi o cheie. Și ei sunt predate în formare. Și sunt formate de reuniuni, al cărui scop - brainstorming: brainstorming, discuții, schimb de opinii. Aceste formate nu au tehnologia, și strategia - succesiunea generală a acțiunilor: conștientizare inițială, scop, brainstorming, rezumând. Dezbaterea în gestionarea colectivă a procesului - acesta este un indicator care capul nu a crezut ca prin problema. Pentru a „control“ ședințe de planificare sau reuniuni a permis rafinament, mai degrabă decât de discuții.

Problema generală a companiilor românești în desfășurarea reuniunilor doar că nu există nici o înțelegere a separării acestei structuri. O structură - această cultură. Standardele sunt peste tot - în documentația de vânzări, negocieri, elaborarea și design, dar din anumite motive în desfășurarea informări, reuniuni operativok și foarte multe ori nu există standarde. Această „lipsă de cultură“ este evidentă chiar și în aparatul conceptual. Cu toții o acțiune colectivă numit întâlniri. O întâlnire de fapt este doar una dintre posibilele formate. Sunt de planificare sesiune și RAM.

Și care e diferența?

- E foarte simplu. Planificarea sesiunii - este un memento că aveți nevoie pentru a efectua diviziune. RAM - întâlnire pentru rezolvarea situației problemei. Are loc o întâlnire pentru a determina noile sarcini care trebuie rezolvate. Acest lucru implică cerințe diferite pentru activitatea participanților. Planificarea întâlnire - aceasta este doar o verificare de înțelegere, creativitate aici este deplasată. Reuniunea, dimpotrivă, necesită o activitate ridicată a participanților, iar capul apare deja mai mult ca moderator.

Ce s-ar întâmpla dacă vom apela la întâlnirile activă și creative de planificare? Sau invita la o adunare de oameni care nu sunt capabili de a lua decizii? Primul va fi ratat, al doilea - să se așeze. Și toate acestea - a petrecut în mod eficient timpul de lucru.

Stai, dar dacă spunem că discuția în cadrul reuniunii este inacceptabilă, atunci ce poate fi idei creative și care țâșnește?

- Reuniunea poate fi efectuată numai în cazul în care o echipă a dezvoltat deja o cultură comună a utilizării raționale a resurselor umane și de timp pentru activitățile de gestionare mai simple - întâlnire de planificare și RAM. Apoi, este posibil să se realizeze un echilibru optim între structurarea algoritm pentru stabilirea obiectivelor și inițiativa personală a participanților.

În mod ideal, planificarea întâlnire, RAM și reuniunea ar trebui să fie invitați la diferite angajați. Selecția trebuie efectuată nu numai cu privire la statutul oficial, dar, de asemenea, cu privire la activitatea de afaceri și calitățile. Cel mai adesea, acest lucru se face după cum urmează: prima planificare întâlnire are loc, el reunește toți cei implicați în procesul de a fi discutate lateral. Dacă apare o problemă, atunci partea poporului eliberat, lăsând doar cei care sunt capabili să participe activ la rezolvarea situației. Dacă dintr-o dată este nevoie pentru a discuta noi direcții, atunci există cerc foarte restrâns de angajați și a avut loc o întâlnire. Cu toate că nu se întâmplă atât de des. Activitatea principală - este încă de planificare întâlniri și RAM, iar întâlnirea este în mod inerent mai aproape de sesiunile de planificare strategică.

Intervalul de timp pentru fiecare format, cred că, de asemenea, propria ta?

- sesiune de planificare durează de obicei, timp de 5-10 minute, RAM - până la o oră, întâlnirea - 1,5 ore. Este permis să se desfășoare toate activitățile una după alta. Cel mai bun timp pentru informări și operativok - dimineața. Reuniunea este mai bine să se împartă în două părți. Seara - partea planometric în cazul în care problema a exprimat întâlnire de bază și completă a numit în dimineața următoare, astfel încât fiecare participant a avut timp să se gândească. Foarte bune practici, dar rareori face acest lucru.

Acordarea de compania utilizarea formatelor?

- Odată ajuns în mintea oamenilor retrase din circuitul agricol diferența dintre sesiune de planificare pe RAM și memoria RAM a întâlnirii, ei sunt deja în măsură să calculeze în mod adecvat forțele și, prin urmare, cel mai eficient să participe la activitățile de grup.

Dar cel mai important lucru este faptul că o astfel de structură (sesiune de planificare - RAM - întâlnire) vă permite să împărțiți în grupuri de subordonați. Ea spune sincer oameni: o meriti in timp ce doar de planificare întâlniri, vă sunt în măsură să participe la RAM, și ați crescut la întâlnirile. Acest lucru permite angajaților să poziționeze reciproc în echipă, pentru că atunci când lucrează în aceeași unitate, înțelegerea faptului că expertul este mai bine și mai rău, este adesea absentă. Și, odată ce am identificat o serie de informări participanților operativok și reuniuni, le-am tăiat priorități: care învață de la ei, și cui - pentru a preda. Ca urmare, ierarhia companiei devine mai transparentă.

Al doilea avantaj al acestei tăiere este faptul că participanții operativok și întâlnirile deja, puteți delega unele puteri, și, astfel, a salva o mulțime de timp. Dar, ca delegarea deciziei implică o serie întreagă de probleme complexe asociate cu motivația suplimentară și transferul de responsabilitate, managerii sunt mult mai ușor să efectueze întâlnirea de modă veche decât există ceva structurat.

Sunt cele mai comune este cel mai bun mijloc?

- Acest lucru este de înțeles, pentru că orice manager luând în considerare, de asemenea, întâlnire ca o modalitate de auto-afirmare în echipă. Dar este, de asemenea, o chestiune de cultură. Orice agendă trebuie să includă trei elemente obligatorii. În primul rând, tema întâlnirii. În al doilea rând - timp, și trebuie să specificați timpul, nu numai începutul, ci și la sfârșitul evenimentului, angajații au putut planifica ziua. În cazul în care nici un moment final, acest lucru înseamnă că în mod inevitabil, procesele de afaceri sunt strânse. De ce? Așa cum pe bună dreptate, spune Gleb Arhangelsky, în cazul în care o persoană are posibilitatea de a face ceva, el o va face în cel mai puțin. Deci, din cauza întâlnirii, ale cărei limite sunt vagi, toată ziua poate merge în jos de scurgere. Al treilea punct, care ar trebui să fie cu siguranță pe ordinea de zi, - același format, astfel încât angajații să poată calcula forțele. În cazul în care o persoană care cunoaște subiectul, timpul și formatul activităților de consultanță, a ridicat de eficiență.

Și dacă liderul spune, „Eu sunt regizorul și pentru că el va determina regulile de fiecare dintre întâlnirile noastre.“ Cum să fii un sclav?

Există o lege Hendrickson: atunci când o problemă necesită o mulțime de întâlniri, ele devin mai importante decât problema în sine.

- Nu am văzut organizații în care a avut loc prea multe întâlniri. Iar motivul este unul și numai: imediat ce întâlnirea începe să ocupe 30-40% din timp, ele devin caracterul „abuziv“. Pur și simplu pune, oamenii sunt obosit de ele, și, prin urmare, începe cu întârziere, săriți, sabotaj, critici directe, și în cele din urmă acest lucru devine in mod natural mai puțin. Aceasta este, de îndată ce numărul de reuniuni atinge un prag critic, oamenii se înțeleagă că opri, facem ceva greșit. Acesta este un proces de auto-reglementare, precum și orice, chiar și cele mai exigente Capul nu este capabil să-l inversa.

Regulamentele ședințe eficiente:

  • Aflați cum să stabilească obiective subordonații în formatul SMART;
  • Faceți o selecție clară a participanților la reuniuni;
  • Cel puțin discuții. rafinament admisă, nu dezbate;
  • Provoac banda de rezistență la pasul tasking că nu există nici un martor al deschiderii, în cursul executării acestora;
  • Imprastiati responsabilitatea, astfel încât să poată fi evaluate;
  • Răsplătiți distins și pedepsi pe cei vinovați la toate. Nu există decizii în spatele personalului! Administrați acest loc, care începe cu spațiul de informații.