Cum de a simplifica lucrul cu documentele primite
În acest articol vă va învăța:
- etape de viață e-mailurilor primite;
- Sfaturi pentru a îmbunătăți activitatea cu e-mail.
Cu cât organizația și numărul angajaților săi, cu atât mai mare volum de corespondență de intrare. Pentru a afla cum să lucreze cu el corect, trebuie să învețe câteva reguli simple pentru a ajuta la organizarea primirea, înregistrarea și distribuirea ulterioară a mesajelor primite într-un timp scurt.
Etapele de viață a mesajelor primite
Înainte de a se consiliere în vederea îmbunătățirii procesării mesajelor primite, să ne uităm la ce pași scrisoarea merge, obtinerea în organizația dumneavoastră. Acest lucru este necesar pentru a identifica în continuare locuri care necesită îmbunătățiri.
Cutie poștală. Primul pas este de a caseta de intrare. Un mesaj primit sosește în dvs.
Citiți mai departe în subiect jurnal electronic
Responsabil pentru înregistrarea scrisorilor. După primirea scrisorii cade în mâinile angajatului responsabil pentru înregistrarea mesajelor primite. El este cel care trebuie să decidă soarta scrisorii: aceasta va fi înregistrată și trimisă la masa următoare imediat sau mergeți la coș. Se înțelege că scrisorile de înmatriculare pot fi organizate într-un mod descentralizat, adică, direct la unitățile după distribuirea de scrisori.
Fluxul de lucru. Aceasta este cea mai mare călătorie: mișcarea de scrisori în cadrul organizației la persoana potrivită. Pe cât de bine fluxul de lucru organizat în organizația dumneavoastră depinde de durata călătoriei. Rețineți că cu cât distanța, cu atât mai mare probabilitatea de a pierde o scrisoare.
Persoana responsabilă. Scrisoare ajunge la angajat, ceea ce a însemnat. În viitor, trebuie să decidă dacă să trimită această scrisoare Executivului, răspunde la ea, sau pur și simplu să emită în acest caz. Nu vom discuta în continuare opțiunile posibile, deoarece acestea sunt dependente în mare măsură de tipul de scriere.
Top articole
Sfaturi pentru a îmbunătăți activitatea cu mesajele primite
După cum puteți vedea, de lucru cu documentele de intrare nu este dificil, dacă depuși pe rafturi. Cu toate acestea, pe fiecare raft pot apărea diverse probleme, într-un fel sau altul afectează funcționarea. Să ne uităm la sfaturi pentru a vă ajuta să le evitați.
Responsabil pentru primirea scrisorilor. Pasul principal și cel mai important este dotat cu un anumit angajat al autorității necesare pentru a primi și de a distribui scrisori. Doar ce am nevoie pentru această abordare în crearea listei de articole a taxelor în fișa postului. Cel mai bun din toate, în cazul în care această obligație va fi atribuit secretarului. Era pe biroul său trebuie să se înghesuie la toate mesajele primite.
Reamintim că, în cazul în care compania utilizează jurnalul de documente de înregistrare, termenul de valabilitate a e-mail de ieșire și de intrare va fi egală cu stocarea pe termen jurnal. Ie perioadă minimă în conformitate cu lista de modele este de 3 ani.
Materiale recomandate:
- Care este data scrisorii incluse ar trebui să fie pus în formularul de înregistrare?
- Funcții noi pentru MS Outlook Secretar
- Nu trebuie să mă înregistrez corespondența personală?
Anunțuri de numere viitoare