Cum de a organiza în mod legal informatizat de documente semnificative

Companiile care au implementat cu succes document electronic. destul de mult. Cu toate acestea, în cele mai multe cazuri, aceste documente de hârtie cu suport electronic. Document de acord electronic, apoi imprimați, împreună cu o foaie de acorduri deja semnate și pe suport de hârtie. În același timp, au deja sisteme eficiente pentru documente semnificative din punct de vedere, în cazul în care puteți face complet fără hârtie.

Practica flux de lucru cu adevărat informatizat, în ultimii ani sa dezvoltat rapid în domeniul schimbului de documente cu lumea exterioară. Astfel, biroul fiscal ar trebui să fie luați factura numai pe hârtie sau într-o formă fără hârtie (trimis astfel încât factura va deveni în mod automat de documente relevante din punct de vedere).

sarcină complexă de documente semnificative din punct de vedere

Desigur, trecerea la schimbul de documente electronice au încă obstacole, dar acestea sunt puține. În practică, mai multe companii din Romania interesate disponibilitatea sistemului lor de a legal de management al documentelor semnificative, suport pentru semnături digitale și alte aspecte legate de acest subiect.

Noțiunea de semnificație juridică

În plus, legea № 149-FZ, a declarat: "Electronic Document - informații documentate furnizate în format electronic" Acest lucru înseamnă că trebuie să existe o parte necesară. Și nici unul de a determina modul în care legea № 149-FZ și Legea № 63-FZ „Cu privire la semnătura digitală“ cuvânt „fișierul“ nu este menționată nici măcar o dată. Este demn de amintit, pentru că structura documentului și diferența de la dosar sunt importante pentru înțelegerea utilizării semnăturilor electronice în document.

GOST R 51141-98 „Hârtiile și arhivare. Termeni și definiții „conține noțiunea de act juridic obligatoriu. Aceasta este „proprietatea documentului oficial transmis prin legea aplicabilă, competența, autoritatea emite și procedura de înregistrare stabilită.“ definit în continuare conceptul de un document oficial, „document creat persoana juridică sau fizică, proiectat și certificat în ordinea stabilită.“ După cum puteți vedea, semnificația juridică este nicăieri precizate. În practică, această definiție se aplică numai documentelor electronice de hârtie utilizate doar termenul de „vid“.

Legea № 63-FZ definite „informații în format electronic, semnat de o semnătură electronică calificată este recunoscută ca document electronic, echivalent cu un document de hârtie semnat de o semnătură de mână, cu excepția cazurilor când legile federale sau adoptate în conformitate cu actele de reglementare juridice ale unei cerințe nevoia de a scrie doar pe hârtie. "

Este important să se înțeleagă că documentul devine oficial nu a la momentul publicării sale, cât și în procesul de creare, procesare și identificare. Acest proces are loc în cadrul organizației și că el este, procesul trebuie să respecte ordinea stabilită de creare, aprobare, înregistrare, aprobare și înregistrare a documentului. Din aceasta rezultă că conformitatea acesteia cu procedura corespunzătoare trebuie să fie garantată în momentul publicării documentului oficial. Acest lucru se aplică la valoarea juridică a documentelor electronice.

Cum să asigure valoarea juridică

Să presupunem că compania a achiziționat serviciul de livrare a documentelor electronice relevante din punct de vedere. Acest serviciu arata ca un cont personal pe serverul operatorului de documente electronice, pe care le puteți descărca fișiere și, înarmat cu un certificat de la un centru de certificare, pentru a le semna. Dar aici și există probleme. De exemplu, cum să se asigure că documentul pe care oricare dintre angajații companiei tocmai a pus în biroul său privat, proiectat și certificat în modul stabilit? Așa cum este definit de către fișierele de documente? La urma urmei, de fapt, compania este considerat a fi doar originalul tipărit și semnat documentul de hârtie. Interclasați încărcate în baza operatorului, cu o copie electronică a lucrării este teoretic posibil, dar practic dificil.

Chiar dacă documentul a fost realizat cu ajutorul sistemului de management al documentelor electronice (DMS), în cazul în care este garanția că acesta a fost proiectat și certificat în acord corect? După semnături pe documente electronice acolo. Aceste întrebări rămân în spatele scenei până când vine vorba de facturi. Acestea sunt emise și certificate în conformitate cu procedura stabilită ferm în sistemul de contabilitate al companiei, cu puțin sau deloc intervenție umană. Dar când este vorba de contracte, scrisori de ieșire, acorduri suplimentare, caietul de sarcini, documentația tehnică - necesită o procedură diferită.