Cum de a face controlul dumneavoastră de management eficient
Procesul de monitorizare are trei faze distincte:
- Elaborarea unor standarde și criterii.
- Comparația cu ei rezultate reale.
- Luând măsurile corective necesare.
La fiecare etapă de punere în aplicare a unui pachet de măsuri diferite.
Prima etapă a procedurii de control - să elaboreze standarde și criterii. Aceasta demonstrează funcții de control și de planificare cât de aproape. Standarde - un anumit scop, un progres față de care să se măsoare. Aceste obiective sunt cresc în mod clar în afara procesului de planificare. Toate standardele utilizate pentru monitorizarea ar trebui să fie selectate din mai multe obiective și strategii ale întreprinderii.
A doua etapă a procesului de monitorizare este de a compara rezultatele reale obținute cu standardele stabilite. În această etapă, managerul trebuie să determine dacă rezultatele obținute corespund așteptărilor sale. În același timp, este nevoie de o decizie este mai important: în ce măsură sunt acceptabile sau relativ sigure detectate abateri de la standardele.
În cadrul procedurii de control a doua etapă evaluează, care servește drept bază pentru decizia de a începe acțiunea. Activitățile desfășurate în această etapă de control este de multe ori partea cea mai vizibilă a întregului sistem de control. Această activitate este de a determina amploarea abaterilor, rezultatele măsurătorilor, transferul de informații și evaluarea acestuia.
A treia fază a procesului de monitorizare - luarea măsurilor corective necesare - efectuate după eliminarea procesului de evaluare de control. Managerul trebuie să aleagă una din cele trei linii de comportament:
- Nu face nimic. Principalul obiectiv - de a realiza o situație în care gestionarea procesului de organizare ar face funcția ei, în conformitate cu planul.
- Pentru a elimina abaterea. Sensul de corecție, în toate cazurile, este de a înțelege motivele respingerii și de a realiza întoarcerea organizației la cursul corect al acțiunii.
- Revizuirea standardului. Nu toate abateri semnificative de la standardele trebuie să fie corectate. Uneori standardele ele însele pot fi nerealiste, deoarece acestea se bazează pe planuri și planuri - aceasta este doar viitoarele previziuni. La revizuirea planului ar trebui să fie revizuite și standarde.
Pentru a controla ar putea atinge obiectivele, trebuie să aibă mai multe proprietăți importante.
Monitorizarea ar trebui să fie strategice, și anume reflectă prioritățile comune pentru organizația să le sprijine. Activitățile în zonele care nu sunt de o importanță strategică, nu ar trebui să fie măsurate foarte des, iar rezultatele obținute pot fi oricine și nu raportează, atâta timp cât abaterea nu va fi neobișnuit de mare. Controlul absolut asupra operațiunilor obișnuite (cum ar fi cheltuielile incidentale) nu are nici un sens și ar devia doar forțe de la obiective mai importante.
VEZI MAI MULT: Cum sunt elita, teoria elita Mosca, Pareto și Michels
Pentru a fi eficiente, monitorizarea procesului trebuie să respecte următoarele principii.
1. Concentrarea pe rezultate
Scopul final al controlului nu este de a colecta informații, pentru a stabili standarde și de a identifica problemele și de a face față provocărilor cu care se confruntă organizația sau managerul. Măsurarea și notificarea rezultatelor acestora, este important doar ca un mijloc de a atinge acest obiectiv. Dacă doriți să controlați în mod eficient, trebuie să fie monitorizați cu atenție pentru a se asigura că aceste mijloace auto-evidente de control nu a ocupat un loc mai important decât obiectivele inițiale ale organizației.
Mai mult decât atât, este inutil să pretindem că sistemul dvs. are ca scop obținerea de rezultate concrete, în cazul în care de fapt nu le poate atinge. Este inutil să aibă o informații complete și exacte cu privire la diferitele abateri de la obiectivele, în cazul în care aceste informații nu sunt utilizate pentru punerea în aplicare a acțiunilor corective necesare. Aceasta înseamnă că rezultatele informațiilor de monitorizare este importantă numai atunci când vine vorba de cei care au dreptul de a face pe baza acesteia modificările corespunzătoare.
În cazul în care mecanismul de control nu funcționează, este cel mai adesea motivul constă în faptul că este necesar să se îmbunătățească structura drepturilor și îndatoririlor, mai degrabă decât procedura de măsurare. Astfel, pentru a fi eficiente, controlul trebuie să fie integrat cu alte funcții de control. Ca urmare, un control eficient poate fi numit numai atunci când organizația atinge efectiv obiectivele dorite și formularea unor noi obiective, care vor asigura supraviețuirea în viitor.
2. Respectarea cazului
Pentru a fi eficiente, monitorizarea trebuie să se conformeze activității controlate. El trebuie să măsoare și să evalueze în mod obiectiv ceea ce este cu adevărat important. Mecanismul de control necorespunzător este mai probabil să ascundă mai degrabă decât de a colecta informații critice.
De exemplu, se obișnuiește să se evalueze eficiența comerțului prin stabilirea unei cote și compararea cu numărul de vânzări reale în dolari. Dar aceasta poate duce la pierderi uriașe companiei, pentru că este de fapt, succesul nu este determinat de volumul de vânzări și a nivelurilor de profit.
Mulți factori pot duce la cote atunci când de fapt, de tranzacționare la nivel de performanță mai scăzut. De exemplu, o companie poate oferi reduceri de cantitate neobișnuit de mare sau neobișnuit de mare de servicii post-vânzare, pentru a obține astfel noi comenzi, sau prețurile pot crește din cauza inflației. În astfel de situații, compania va pierde bani pe fiecare vânzare, dar nu le fac.
3. Controlul în timp util
Pentru a fi eficiente, de control trebuie să fie în timp util. Controlul Punctualitatea nu este excepțional de rată ridicată sau frecvență a acestuia, iar în intervalul de timp dintre măsurătorile sau estimări, ceea ce corespunde fenomenului controlat în mod adecvat. Valoarea intervalului de timp cel mai adecvat astfel determinat luând în considerare intervalul de timp al planului de bază, rata de schimbare și costul efectuării măsurării și distribuirea rezultatelor obținute.
VEZI MAI MULT: Cum de a organiza și desfășura cu succes o întâlnire
magazin de vânzare cu amănuntul, de exemplu, ar putea avea nevoie de date săptămânale destul de precise privind stocurile. Este necesar să se asigure că magazinul are ceva de comerț. Cu toate acestea, inventarul fizic real al mărfurilor pentru a determina pierderile de furt ar trebui să fie făcută nu mai mult de o dată pe trimestru.
În mod similar, comerciantul ar trebui să determine și să înregistreze vânzările lor pe o bază de zi cu zi, în scopul de a face bani în bancă și de a controla fluxul de numerar. Dar, din când în când este necesar distribuitorul pentru a determina volumul orar al vânzărilor, în scopul de a determina vânzări maxime și minime de ceas și, în consecință aranja angajații lor în zona de vânzare.
Acesta este unul dintre motivele pentru care sunt tipărite cecuri bancare computerizat privind timpul de vânzare. Un alt motiv este acela că cunoașterea în momentul vânzării, managementul poate stabili răspunderea în caz de orice eroare sau de întreținere săraci.
4. Control flexibil
În cazul în care poate fi prezis ceva neașteptat, controlul devine inutilă. De control, precum și planuri ar trebui să fie suficient de flexibile pentru a se adapta la schimbare.
schimbarea ușoară a planurilor rareori implica necesitatea unor schimbări majore în sistemul de control. De exemplu, compania care produce 100 de produse diferite, ar trebui să fie utilizate cu metodele de control al inventarului, în scopul de a controla orice creștere relativ mare sau scădere a cantității de mărfuri, precum și cantitatea din fiecare dintre ele, disponibile la un moment dat.
Fără grad suficient (și destul de mare), de flexibilitate în sistemul de control va fi ineficient în situații pentru care a fost destinat. De exemplu, în cazul în care dintr-o dată există un nou factor în costurile cauzate de, să zicem, necesitatea de a se adapta la un adoptat recent o nouă legislație, apoi până când el nu va fi integrat în sistemul de control al întreprinderii, sistemul de control nu va fi capabil de a ține evidența costurilor de producție.
5. Controlul simplu
Ca o regulă, cel mai eficient de control - acest lucru este cel mai simplu de control în ceea ce privește scopul pentru care a fost proiectat. Cea mai simplă metodă de control necesită mai puțin efort și mai economic. Dar cel mai important lucru este că, în cazul în care sistemul de control este prea complicat și oamenii interacționează cu ea, nu înțeleg și nu-l suport, un astfel de sistem de control nu poate fi eficient.
VEZI MAI MULT: Indicatori de performanță ai proceselor de afaceri
complexitate excesivă duce la confuzie, este sinonim cu pierderea controlului asupra situației. Pentru a fi eficiente, de control trebuie să îndeplinească nevoile și capacitățile persoanelor care interacționează cu monitorizarea și implementarea sistemului său.
Controlul 6. cost-eficiente
Foarte rar caută să realizeze prin controlul perfecțiunea deplină în activitatea organizației și de evoluția progresivă și îmbunătățiri în ultimele etape necesită cheltuieli disproporționate de efort și bani.
Nu trebuie să uităm că toate costurile comise de acum, ar trebui să conducă la o creștere a veniturilor și a beneficiilor sale. înseamnă costuri trebuie să măriți obiectivele companiei. Astfel, în cazul în care costul total al sistemului de control sunt superioare beneficiile generate de aceasta, societatea este mai bine să nu utilizeze acest sistem de control, în general, sau cel puțin să introducă un control riguros.
Deoarece controlul este ascuns o mulțime de costuri accidentale, cum ar fi timpul de personal și alocarea de resurse care ar putea fi cheltuite pe alte sarcini, este de a controla economic viabil, raportul dintre costurile la profitul potențial ar trebui să fie destul de scăzut.
Desigur, pentru a stabili echilibrul real al costurilor și beneficiilor pentru sistemul de control, ar trebui să fie considerate ca fiind aspecte pe termen lung și pe termen scurt. Dacă există un control greu și rapid de regulă, este, în primul rând, este că orice control care valorează mai mult decât dă pentru a atinge obiectivele, nu se îmbunătățește controlul asupra situației și conduce activitatea pe pista greșită, adică un alt sinonim cu pierderea controlului.