Ce este o întâlnire eficientă
Sursa: „Lucrarea de azi“
Deoarece comportamentul și pregătirea reuniunii - este, de asemenea, o știință. Și pentru ao stăpâni, trebuie să știți un număr de legi, de exemplu - 7 etape ale reuniunii.
faza I. pregătitoare.
În cazul în care șeful organizației a decis să convoace o reuniune, primul lucru pe care trebuie să aibă grijă de - formularea agendei zilei. Și este foarte important să ne amintim că modul în care a formulat ordinea de zi depinde în mod direct de ceea ce se va obține în final. După cum se menționează în poporul român „ceea ce se întâmplă în jurul valorii de - vine în jurul valorii.“
În această etapă, este de asemenea foarte important să se identifice ceea ce este de așteptat ca reuniune a produsului, care este - ceea ce ar trebui să fie rezultatul reuniunii, ca atare, nu numai pe fond, dar, de asemenea, atitudinal: lista de sugestii? Planul de acțiune de rețea? Conceptul unui nou sistem de vânzare? Determinarea produs care să - marcarea linii directoare, criterii pentru a atinge obiectivul.
II. Etapa de stabilire de contacte
Și oamenii merg în aceeași cameră. Reuniunea încă înainte, și de interacțiune, care are o influență asupra rezultatelor deja a început. reuniune Rrezultativnost depinde chiar și în cazul în care ședința se desfășoară pe forma - rotundă sau T - în formă - tabel în cazul în care capul stă. Totul - care stă în jos, și care - dimpotrivă, unele felicitări de sunet fraze, ce expresii faciale, posturi și gesturi - vor vorbi despre modul în care sunt stabilite persoanele (și ajustate dacă) interfață.
Această etapă se încheie cu desemnarea regulilor de coordonare și roluri, de exemplu, capul trece de conducere cineva - unii dintre participanți.
III. Faza viziuni de detectare a situației
Această etapă - cheia succesului reuniunii, iar în cazul în care „alunecările“ în cursul discuției a relevat o serie de capcane. Deoarece problema și cauzele sale, să nu mai vorbim despre modul în care deciziile sunt văzute de către toți participanții la - în mod diferit. Aceste diferențe, în cazul în care nu au identificat imediat și a discuta, întâlnirea se poate transforma într-un „surd conversație.“
Regula de aur a oricărei interacțiuni de afaceri: înainte de a negocia, ar trebui să cadă de acord asupra ce să negocieze!
Prin urmare, în cursul reuniunii, este important ca preocupările și interesele fiecărui participant (unități) să fie auzit de toți participanții - atunci toți vor simți că preocupările și interesele lor vor fi luate în considerare la luarea deciziilor. Nu trebuie să se teamă că aceste interese nu poate fi unitate.
A doua regulă de aur a cooperării de afaceri: acordul cu privire la faptul că nu suntem de acord, uneori, este cel mai valoros acordul!
O astfel de dinamica ideală a procesului, care permite formularea problemei și să identifice interesele participanților, este posibilă doar atunci când în mod corespunzător rolurile participanților și coerența declarațiilor lor. Prin urmare, a treia regula de aur se aplică inițiatorul discuției: „! Să fie capabil să transmită în timp util inițiativa de a asculta și auzi“
IV. Stabilirea priorităților
Probleme de transfer V. fază în sarcina
Într-o probleme bine formulate este de multe ori mai repede devine evident că, cum și cui, trebuie să faci - atunci în continuare întrebarea cu privire la detaliile și soluțiile de proiectare.
Dar, în cazul în care probele nu este prezent, căutarea de soluții folosesc adesea bine-cunoscut brainstorming tipul de procedură. Este necesar să se asigure că activitatea și implicarea fiecărui participant în procesul de luare a deciziilor. Dacă totul este inclus - sunt responsabili și implicați! În discuta necesitatea de a ajusta forma în care produsul reuniunii vor fi prezentate - ordinea, ordinea, planul - program.
VI. Etapa de luare a deciziilor și de alocare a responsabilităților.
Dacă în acest moment nu mai există dificultăți în alegerea tuturor soluțiilor posibile, întâlnirea, ia în considerare posibila. Dacă există mai multe soluții alternative, cea inevitabilă a trei opțiuni: singurul lider al deciziei, o majoritate sau consens.
Soluție unic funcționează bine în termeni de forță majoră -, sau un grad ridicat de incertitudine a situației. În cazul în care administratorul în situația de risc își asumă responsabilitatea, vorbind cu, de ce o face, atunci este în general acceptată și chiar sprijinită de către participanți.
Principiul majorității. Votul poate fi o cauza a echipei diviziune, în cazul în care în urma să fie desemnat „pierdut în mod clar“. Nu se recomandă de risc Prin urmare, într-o situație de incertitudine, a crescut de conflict de interese a alegătorilor ca modalitate de adoptare a unei decizii.
Este consensul cel mai democratic. Se poate ajunge doar la un compromis. Pentru toate dificultățile sale, în cazul în care se ajunge la un consens cu privire la pozițiile de bază, chiar și diferențele în detaliile sale nu vor strica. În cazul în care un consens se ajunge pe probleme nesemnificative, el doar „ascunde“ contradicțiile reale.
Pentru a decide cum să acționeze în orice situație dată, liderul de întâlnire trebuie să cântărească „pro“ și „contra“.
Indiferent de decizie alege participanții, după decizia este foarte util să aibă „fixare îndoieli“: cere participanților să împărtășească opiniile lor, care au fost, sau au fost despre soluții. Cuvântul „întrebarea“ permite frica totală și nemulțumire. Toate declarațiile sunt înregistrate - și devine o descriere a zonelor de risc. Acestea pot fi manipulate, de exemplu, sunt de acord să elaboreze un plan de urgență. Completați acest pas ar trebui să fie rezumarea tuturor participanților să realizeze angajamentele lor - aceasta va fi responsabilitatea lor de a garanta.
VII. Finalizarea reuniunii
Acest pas este foarte important: dacă interacțiunea nu ajunge la un sfârșit, dă impresia de incompletitudine, și, prin urmare, există o decizie de iluzie neconcludente.
Desigur, toate acestea - teorie seacă, și pomul vieții este mult mai vioi, astfel încât - complex și imprevizibil. Dar acum, cu siguranță toată lumea va înțelege că succesul reuniunii - ceva foarte dificil. Și, în mod ideal, dacă este posibil, această știință complexă ar trebui să dedice ceva timp.