Care sunt regulile de înregistrare a ordinelor în jurnal, abonați întrebări, „Revista HR
Dar dacă eu fac bine? La urma urmei, există comenzi pentru activitatea de bază - ca apoi să le număr? Aceasta este, întrebarea este cum să înceapă noul an dreptul de numerotare, dacă este necesar să se dispună adăuga litera (№ 1-A).
Documente, lucrează cu servicii de personal. sunt documente umane.
Acestea pot fi împărțite în trei grupe:
- organizație;
- reglementare (ordinele prin activități de exploatare și de personal, ordine, instrucțiuni, decizii);
- informații și de sesizare.
Prin urmare, ordinele sunt:
- cu personalul;
- din activitățile de exploatare;
- pentru activități administrative.
Prin ordinele de personalul necesar pentru a efectua comenzi, prin care documentează relația de muncă - primire, de traducere, de transfer, de reducere a personalului, vacanță, călătorie de afaceri, etc., în conformitate cu ordinele personalului legislației au două perioade de păstrare: .. 75 de ani și 5 ani . Prin urmare, este mai oportun de a le stoca în dosare separate. Primul grup - comenzi, atrage realizarea forței de muncă și fapte materiale de prestare a muncii angajaților (în ceea ce privește condițiile contractului de muncă), și având o durată de depozitare pe termen lung (75 ani):
- Despre recrutare;
- La încetarea contractului de muncă;
- La transferul la un alt loc de muncă;
- La acordarea concediului fără plată;
- La acordarea concediului pentru îngrijirea unui copil de până la trei ani;
- ieșirea timpurie din concediul de maternitate;
- Pe direcția de deplasare de peste mări;
- La promovarea angajatului;
- Schimbarea numelui;
- Despre numire;
- Despre suprapunere pozitiile / profesii;
- În îndeplinirea atribuțiilor (în vacanță);
- La stabilirea cotelor la salariul de bază.
De asemenea, trebuie remarcat faptul că ordinele numirile primelor persoane ale întreprinderii, funcționarii menționați în actul constitutiv (de exemplu, CEO-ul, adjunctul său, contabil-șef, șef al Serviciului de Control Intern), este ordinea activității principale, și nu pe personale compoziție. Al doilea grup - ordinele care reglementează exercitarea funcțiilor operaționale ale angajatului și muncii au termen de valabilitate de 5 ani:
- Conformitatea cu reglementările interne ale activităților;
- Întreținerea clădirilor și a spațiilor;
- Serviciul de transport, comunicare internă;
- Securitate.
Dosare cu astfel de ordine ar trebui să fie păstrate timp de 5 ani.
Comenzile rămase pentru a prelua comenzile din activitățile de exploatare.
Lista toate întrebările care se referă la activitatea de bază și care pot face obiectul unor reglementări prin ordine imposibile. Putem identifica doar principale ordine de grup tematice (ordine) pentru activitatea primară (de producție):
- aprobarea structurii organizației și schimbarea ulterioară a acesteia;
- aprobare (schimbare) de personal;
- reducerea numărului de angajați;
- aprobare (schimbarea) organizarea reglementărilor locale (instrucțiuni, reguli, regulamente, proceduri);
- activități de planificare;
- efectuarea certificării;
- controlul asupra activităților (raportare);
- modul de setare și de a face modificări la acesta;
- activități de finanțare;
- logistica;
- sprijinul pentru informare și documentare;
și mai mult, în funcție de specificul organizației.
Aceste ordine trebuie să fie stocate în organizarea în mod constant, până la lichidarea acesteia.
Numerotarea comenzilor de personal nu este reglementat. Pentru comenzi prin organizare principală activitate în practică caracterizate prin utilizarea codurilor digitale (numere), adică o numerotare ordinal simplu (1, 2, 3, 4, 5) și pentru ordinele privind personalul folosesc de obicei numerotarea alfanumeric: 1 sau 1k, sau 1 l / s, etc. Prin urmare, fiecare organizație dezvoltă propriile reguli și sistem de înregistrare a documentelor, care sunt fixate în actul normativ local (de exemplu, administrarea înregistrărilor, sau în manualul de instrucțiuni HR outsourcing).
Astfel, din cele de mai sus, putem concluziona că ordinele a personalului sunt împărțite în mai multe grupuri. Astfel, în practică, este recomandat pentru a stoca fiecare tip de ordine în papa individuale. Prin urmare, toate ordinele de organizare vor fi stocate în dosare separate, și le-a pus în conformitate cu numerotarea atribuit jurnalul. În ceea ce privește registrul de comenzi, pentru comoditatea de referință, se recomandă să țină un jurnal pentru fiecare tip de comenzi (de exemplu, comenzi pentru a vă conecta pe activitățile de bază, jurnal comenzi pe personalul cu o perioadă de depozitare de 5 ani, etc.). Prin urmare, toate comenzile pentru fiecare revista au numerotarea lor de serie. Astfel, în numerotarea utilizată numai coduri digitale sau alfanumeric, fiecare organizație decide în mod independent. Cu toate acestea, în scopul distincției datelor comenzilor, este încă recomandat de numerotare alfanumerică.
De asemenea, a reiterat faptul că ordinea de desfășurare a personalului de birou la locul de muncă, este recomandabil să se înregistreze în cadrul companiei de hârtie locale, de exemplu, poziția industriei de personal.
Citiți mai multe în sistemul de material:
- Raspuns: Cum de a organiza fluxul de lucru în cadrul Serviciului personal
Lucrul cu documente de lucru cu documente în organizarea securizată la nivel local. Document privind elementele fundamentale. de regulă, acestea sunt plasate în poziții de departamente. Mai multe detalii în documentul descrie schema instrucțiunile de organizare de birou. În acest caz, cifra de afaceri a documentelor în serviciul de personal este privit ca o componentă a fluxului de lucru general al organizației. Lucrul cu documentele stabilite în secțiunea 3 a GDLN, aprobat prin Ordinul Glavarhiva URSS din 25 mai 1988 numărul 33. Tipuri de documente de personal din documentele de practică, lucrează cu servicii de personal, pot fi împărțite în trei grupe:
Resurse Umane realizează managementul înregistrărilor prin pregătirea proiectelor, coordonarea și publicarea de documente organizatorice, administrative și de fond, de înregistrare, de contabilitate și de depozitare. Puteți seta o serie de cazuri, ca un instrument pentru această sarcină. documentelor organizatorice și administrative sunt documente interne ale organizației. documente organizatorice documente organizatorice, în special:
documente administrative
Pentru documente administrative includ:
- ordine și instrucțiuni, care reflectă problemele de management al personalului;
- documente de personal, care să reflecte personalul de mișcare și de contabilitate (carduri personale. probleme personale).
Pregătirea documentelor organizatorice și administrative
trebuie să fie atribuită ordinele personalului din ordinele prin care documentează relația de muncă - primire, de traducere, de transfer, de reducere a personalului, pleacă, de călătorie, etc ..
cu personalul de ordine: de la creare la arhiva
Lucrul cu ordinele privind personalul - una dintre cele mai populare destinații în activitatea serviciilor de personal. Cu toate acestea, în practică, există încă multe întrebări cu privire la procedura de creare a acestui document. Astăzi vă vom spune despre cum să pregătească un proiect de ordin privind personalul, modul de a da forță juridică, cum să organizeze stocarea curentă și arhivare a documentului.
tipuri de ordine
Orice comandă - este documentul administrativ, publicat de către unicul șef al organizației și care conține instrucțiuni obligatorii. Hârtiile emit două tipuri de comenzi: din activități de exploatare și a personalului.
Comenzile pentru personalul reglementează raportul juridic dintre angajat și angajator. Acest tip de documente sunt proceduri, cum ar fi angajarea prelucrate, transferul la un alt loc de muncă, concedierea, furnizarea de vacanțe, călătorii de afaceri, schimbarea de nume, stimulente și penalități.
Comenzile pentru personal sunt cele mai importante documente generate în HR outsourcing, și sunt principalele activități din departamentul de personal al oricărei organizații, indiferent de proprietate. În conformitate cu legislația muncii, precum și legislația privind contabilitatea pe baza comenzilor sunt efectuate aproape toate actele comise de către angajator în domeniul managementului personalului. formulare Efectuat de înregistrare, dosare personale, înregistrări de muncă și alte documente ale angajaților. Documente de bază la ordinele privind personalul sau incluse în chestiune personală a angajatului, sau de a forma o serie de aplicații de business separate pentru comenzi pe personalului.
Ceea ce servește drept bază pentru comanda
probleme frecvente
Crearea unui proiect de ordin
Comenzi de pe personalul sunt efectuate cu antetul organizarea generală și includ următoarele detalii *:
- denumirea tipului de document;
- data;
- numărul de serie al ordinului;
- locul publicării ordinului;
- indice de documente;
- titlu la textul ordinului;
- el text al ordinului;
- semnătura șefului organizației;
- privind armonizarea vizelor;
- Account Executive.
Textul ordinului ar trebui să fie rezumate sub forma imperativă. Textul ordinului administrativ privind personalul este împărțit în secțiuni și elemente care sunt făcute cu cifre arabe, cu un punct. Se compune din două părți - recitalul și administrativ. Recitalul ar trebui să se precizeze obiectivele și motivele pentru emiterea de ordine. În reglementare - enumerate sarcini specifice, interpreți și termene limită. De asemenea, asigurați-vă că pentru a fi enumerate motive pentru emiterea de ordine. Rețineți că ordinea data și numărul de înregistrare sunt scrise de mână, după procedura de procesare a comenzilor. Într-adevăr, cât mai curând posibil, pentru a atribui un număr și data documentului, care nu a fost încă semnat? Este posibil ca un proiect de ordin va fi refăcute, iar în acest timp, în cartea de numere de înmatriculare mers departe.
Coordonarea și proiectul de ordin semnat
proiecte de ordine de personal pregăti de multe ori serviciul personal referitor la propunerea (de exemplu, într-un raport sau notă) șefii diviziunilor structurale și au fost de acord cu funcționarii în cauză. Acestea sunt reprezentate pe semnătura directorului, persoana care își exercită funcția, sau directorului adjunct, în conformitate cu repartizarea responsabilităților și a fișelor de post. În acest caz, asigurați-vă că pentru a indica poziția reală a persoanei care a semnat documentul, și numele lui. Nu este permis să semneze documente cu prepoziția „pentru“ sau aplicarea unei slash înainte de numele postului.
Coordonarea proiectelor de comenzi în unitățile structurale ale organizației se efectuează în termenul stabilit prin acte locale, de exemplu, de până la cinci zile de la data primirii lor, și elibera vize șefi de departamente sau funcționari, înlocuindu-le în mod oficial. În cazul includerii în proiectul de ordin privind stadiul de aprobare a modificărilor semnificative le podle¬zhit re-înregistrare și re-negociere.
Depozitarea ordinelor privind personalul
Comenzile pentru personalul fiind emis, de obicei, în mai multe exemplare (original și copie): Originalul se depune în cazul corespunzător, care este stocat în birou personal; Primul exemplar este stocat în contabilitate și este baza pentru tranzacțiile contabile; al doilea exemplar este pus în chestiune personală a angajatului, în cazul în care este dat. Biroul de personal trebuie să fie salvat primele exemplare (originale), care sunt aduse în atenția lucrătorilor de mână.
Pregătirea comenzilor privind personalul pentru depozitarea pe termen lung începe în timpul elaborării nomenclaturii afacerilor și formarea de lucruri în hârtiile. La sfârșitul fiecărui an, nomenclatura consolidată a afacerilor pentru anul următor, secțiunea relevantă în documentele care includ departamentul de personal. sectiunea Serviciul Personal al documentului este o listă sistematică a titlurilor de toate cazurile, intravascular în timpul activității sale, cu indicarea termenului de valabilitate. Nomenclator afaceri compilate în scopul distribuirii rezonabile a documentelor, formarea acestora în cazul, prin care se dispune și de contabilitate pentru afaceri, calendarul de stocare a acestora. Comenzile pentru personalul format în cazul, în funcție de perioada de stocare a acestora.
Înregistrare completă a cazului prevede: un liant sau de legare a cazului; numerotarea foilor, în cazul; compilarea înregistrărilor de asigurare (coli -witness); întocmirea unui inventar al documentelor de afaceri interne; Coperta (clarificarea antet caz, datele extreme ale ordinelor incluse în afacere). Documentele plasate în acest caz, trebuie să fie depusă de patru puncție într-o copertă de carton sau interconectate în așa fel încât să păstreze posibilitatea de citire liberă a textului tuturor documentelor, datele, vizele și rezoluțiile lor.
În conformitate cu legislația cu privire la ordinele personalului sunt două perioadei de valabilitate: 75 de ani și 5 ani **.
Vă rugăm să rețineți că, atunci când un volum mare de comenzi cu privire la personal, cu o perioadă de valabilitate de 75 de ani, este mai convenabil să le să se formeze în cazul activităților de afaceri. De exemplu, comenzi individuale legate de vechime (de admitere, concedierea, lucrătorii în mișcare), și comenzi care conțin informații salariu (comenzi pe bonusuri, promovare).
Termenul de valabilitate a ordinelor de personal
Comenzi pentru personalul
cu o perioadă de depozitare de 75 ani
Comenzi pentru personalul
cu o perioadă de depozitare de 5 ani
Despre recrutare;
La încetarea contractului de muncă;
La transferul la un alt loc de muncă;
La acordarea concediului fără plată;
La acordarea concediului pentru îngrijirea unui copil de până la trei ani;
ieșirea timpurie din concediul de maternitate;
Pe direcția de deplasare de peste mări;
La promovarea angajatului;
Schimbarea numelui;
Despre numire;
Despre suprapunere pozitiile / profesii;
În îndeplinirea atribuțiilor (în vacanță);
La stabilirea cotelor la salariul de bază
Deci, pentru a rezuma ceea ce a fost spus. Ordinul privind personalul incepe sa viata baza documentului, potrivit căruia se pregătește un proiect de ordine, atunci acesta este coordonat în diviziunile structurale ale organizației. După aceea, un ordin semnat de șeful organizației, să fie comunicată angajatului și este stocat într-o companie de servicii de personal înainte de livrare la arhiva.
Cum să se înregistreze documentele primite de serviciul personal
Conceptul de înregistrare
Reguli pentru înregistrarea și indexarea documentelor descrise în detaliu la punctul 3.2.1 GDLN, aprobat prin Ordinul Glavarhiva URSS din 25 mai 1988 № 33.
necesitatea de a înregistra
Pentru a înregistra documentele necesare pentru:
furnizează documente contabile și monitorizarea punerii în aplicare a acestora;
facilitează căutarea documentelor pentru a crea motoare de căutare și organizare;
pentru a asigura conservarea documentelor.
În plus, mai multe tipuri de documente care sunt create în organizație, dobândesc forță juridică numai după înregistrarea. De exemplu, ordinul șefului organizației intră în vigoare de la data înregistrării. O scrisoare devine formalizate numai după ce a primit un număr de înregistrare care își încetează activitatea.
formularul de înregistrare
Înregistrează-documente, puteți:
în cărți speciale jurnal;
pe carduri (pe datele din document sunt înregistrate pe un card special, care este apoi plasat în fișierele).
Care sunt cărțile de înregistrare și reviste trebuie să păstreze organizarea serviciului de personal
În plus, plumb reviste Resurse umane: