Așa cum am sistem de management integrat de activitate
Atunci când creșterea sarcinii și numărul de sarcini, începe să se scufunde în ele și se gândească la eficiență, care ar putea ține un pic mai mult, fără nici un efort suplimentar. Și când te afli că aceleași probleme cu care se confruntă alți membri ai echipei, îți dai seama că este timpul să se integreze un sistem global care este convenabil pentru toată lumea.
Scurt ghid pentru integrarea
- Determina dacă este necesar sistemul de la toate
- Determina obiectivele, care ar trebui să rezolve sistemul
- Descrieți toate scenariile posibile de utilizare pentru angajați
- Alegerea sistemului, bazat pe cerințele și preferințele personale
- Formarea și familiarizarea cu toate scenariile de interacțiune bazate pe sistemul selectat
- Transferul de sarcini urgente și sarcini asignarea la „periodicitate“ executare
Ai nevoie de un sistem de management de activitate?
Am încercat să pună în aplicare un sistem de control la diferite etape, după cum acestea sunt de multe ori pe ureche, dar nu spune exact atunci când acestea ar trebui să fie utilizate. Din acest motiv, am încercat să le pună în aplicare înainte, dar nu mai avem nevoie de ele pentru a opri utilizarea.
Când este nevoie de sistemul de control:
- Documente de lucru o varietate de roluri în zeci, cu monitorizare continuă pentru sistematizarea și actualizarea acestora.
- Sub controlul și dirijarea contactelor de lucru permanente au devenit mai 3-5 (în funcție de calitățile personale)
- A devenit dificil să răspundă la întrebări simple, care pot fi stabilite în jumătate de oră, o oră, o zi, dar acum este setat și așteaptă un răspuns.
- sarcinile personale ale fiecărui angajat nu mai pot fi numărate pe degetele de la o mână rapid, în timp ce sarcinile necesita periodic monitorizarea
- Errands sunt multe, iar unele dintre ele rămân neîndeplinite sau executate incorect
- Există mai multe subiecte cu privire la discuții fără a face referire la punctul în timp, dar necesită o discuție finală
- Nu aveți suficient Crona pentru sarcini repetitive
Acestea sunt motivele pentru care ne-au motivat să-și petreacă timpul pe o schimbare radicală în obiectivele sistemului de control.
Când sistemul de management de activitate nu aveți nevoie
- Toate sarcinile sunt relativ omogene în natură și ușor de a păstra în memorie
- Toate afacerea dvs., vă puteți potrivi pe un fișier 2-5 Exel și cuvânt
- Cooperarea cu alții destul de scurt și nu necesită o gestionare pe termen lung, și, dacă este necesar, atunci esti singurul artist cu contact direct
- Sarcina de înregistrare și să delege o mult mai greu decât pare, în urechi sau arunca un scurt mesaj pe Skype
- Nu simți o lipsă de timp și de sentimentul că pierdem timpul nu este acolo
Faza pregătitoare
Integrarea unui astfel de sistem, nu este doar introducerea unui alt instrument, și un alt mod de lucru, trecerea la „piață“ a planului lucrării într-o structură mai organizată. Am decis să se bazeze pe cerințele reale pe care le avem și că ar trebui să rezolve sistemul de management de activitate, și apoi alegeți cel mai potrivit sistem. În acest scop, am dezvoltat un sistem de interacțiune scenarii tipice și participanți pentru fiecare model de eveniment, ne întâlnim de multe ori și a constatat caracteristicile cheie pe care ar trebui să aibă sistem:
- Versiune mobilă cu push-notificări
- Capacitatea de a stabili rapid sarcina
- departamentele de diferentiere
- CRM complet cu abilitatea de a integra și sincroniza cu 1C
- Capacitatea de a începe rapid
Selectarea sistemului de scenă
Am compilat un tabel pe baza cărora se selectează între cele două sisteme, care sunt mai puțin potrivite pentru cerințele noastre și MEGAPLAN Bitrix24. Bazat pe masa am ales Bitrix24
Fiecare tabel va fi acest individ, noi trebuie să provină numai de nevoile echipei, mai degrabă decât o trecere în revistă a altor echipe.
faza de integrare
etapa de integrare nu am finalizat pe deplin, dar cele mai multe din drum făcut.
utilizatorii au fost create și toți liderii din cele mai „avansate“ a angajaților. Crearea unei sarcini cu sarcini obișnuite, precum și toate sarcinile relevante care au fost la fiecare. Prin trecerea sarcinilor delegate, fiecare creat sarcinile curente, pe care le-a avut cu supraveghetorii și directorii relevanți. Configurarea sarcini repetitive necesare pentru a pune în aplicare o dată pe săptămână sau o lună. Este sarcina de plată lunare, dar o singură dată sarcinile permanente o dată pe săptămână, care necesită punerea în aplicare a unui angajat, anumite constante care verifică, fără memento-uri de multe ori trecute cu vederea. Creați un grup pentru fiecare secțiune, pentru discuții și link-uri interesante
Am adunat toate la întâlnire și a explicat rolul sistemului în dezvoltarea afacerilor, precum și ceea ce ar trebui să fie respectate scenarii, pentru descărcarea fiecărui angajat de sarcini inutile. Alți utilizatori au creat și a demonstrat prin exemplul sistemului a creat probleme. Aceeași persoană este responsabilă pentru colectarea de comenzi plasate mobil versiunea bitrix24, unde a primit un loc de muncă pentru a colecta comenzi mari și alte comenzi. Recalificarea că probleme minore care sunt cele mai distrage atenția ar trebui să fie rezolvate prin intermediul sistemului
El este un pic în mișcare departe de integrarea sistemului de management de activitate, dar încă se referă la ele. Acest pas încercăm să pună în aplicare astăzi. sincronizarea 1c cu CRM, pentru a gestiona client. Automatizarea proceselor de business legate de clienții și formarea responsabilității clare pentru fiecare client, pentru orientare precisă.
Ce avem?
- Ne-am oprit să uităm, sau pentru a întârzia orice probleme.
- Responsabilitatea în sistem, care permite de a plasa responsabilitatea angajatului, din care nu mai pot fi justificate în nici un fel. Acest lucru a afectat numărul de calitatea sarcinilor finalizate.
- Acum, volumul de muncă al fiecărui angajat în palmă rapid și respectați bancurile de nisip și gaura din echipa.
- Creșterea interacțiunii dintre departamente, datorită organizării mai ușoară de comunicare
- Mult mai puțin distrage atenția reciproc pe Skype, acum chiar și discuții la nivel mondial și să încerce să se răspândească materiale utile pentru grupul corespunzător. În consecință că performanța personală a fiecărui angajat a crescut
Eu în mod deliberat nu am scris mai multe exemple în acest post, deoarece scenarii de lucru, structura companiei, tabele comparative și selecția finală a sistemului - asta e tot ce trebuie individualizate și pe baza cerințelor scrise ale echipei și voi. Nu cumpara tabele negru, deoarece le utilizează concurenți companie de succes, sunteți de cumpărare ceva care se potrivește cu decorul și preferințele și să înțeleagă că masa este mai convenabil să funcționeze decât fără ea. Permiteți-vă de a alege și de a folosi un instrument de lucru așa cum vă place și să înțeleagă că, odată cu ea va beneficia.
La început am crezut că integrarea deplină a ceva „teribil“ și nerealiste în ceea ce privește formarea fiecărui angajat, de fapt, integrarea primară a luat 2 zile de timpul meu și câteva zile pentru a preda la sistem. Și utilizați sistemul de management de activitate?