Arhiva electronică a întreprinderii așa cum se face, CIO, publicarea

Inregistrarea pentru conferinta

Pentru majoritatea întreprinderilor soluții adecvate la problema de organizare a muncii, cu volume mari de documente este de a crea o arhivă electronică. Acest proiect necesită o investiție semnificativă și înaltă competență.

Pentru majoritatea întreprinderilor soluții adecvate la problema de organizare a muncii, cu volume mari de documente este de a crea o arhivă electronică. Acest proiect necesită o investiție semnificativă și înaltă competență.

Introducerea tehnologiilor informaționale în toate sferele de activitate umană a fost marcată prin faptul că nu numai creșterea evidentă a eficienței, dar a subliniat, de asemenea, o lungă perioadă de timp pentru a fi rezolvate problemele asociate cu tehnologia învechită și organizarea proceselor de producție economice în întreprinderi. Aceste probleme includ paradoxal la prima vedere, problema creșterea constantă a volumului de documente pe hârtie.

Această problemă este tipică pentru aproape toate companiile, indiferent de tipul lor de activitate, proprietate și sectorul industrial. În cazul în care întreprinderile industriale și instituții de cercetare științifică cele mai caracteristice unor volume mari de inginerie, documentație tehnică și tehnologică, existența documentației organizatorice și administrative, înregistrările contabile și documentele privind contabilitatea de personal este tipic oricărei întreprinderi. O parte din această documentație este păstrată cu „epoca pre-calculator“, pe de altă parte a fost format ca urmare a contabile existente în prezent și a sistemului de raportare, care necesită pentru a stoca documente în arhivele pentru o anumită perioadă.

Fiecare companie trebuie să rezolve problema de a comanda documente: broșuri lor în volume și dosare, fișete punerea în aplicare a sistemului. Dar, chiar dacă există un sistem organizat de depozit de documente sau siguranța lor, nici măcar o căutare rapidă, acces mai rapid la documentul solicitat nu poate fi garantată. Din ce în ce, din cauza dificultății de acces la fișierele de hârtie crește în căutarea de timp și, ca urmare, perioada de nefuncționare interpreți individuali și unități întregi.

Ideal pentru majoritatea întreprinderilor rezolva problema de organizare a muncii, cu volume mari de documente este o traducere a populare (și mai bine - toate) documentele în întreprindere electronică și crearea unei arhive electronice. Că arhivele electronice sunt o condiție prealabilă pentru sprijin eficient de informații pentru întreprindere în secolul XXI.

Sistemul profesional de management al arhivei electronice este integrat în sistemul de informații de întreprindere existente (de exemplu, ERP-sistem). În viitor, o arhivă electronică poate deveni baza unui sistem informatic unic de întreprindere (ERP, CRM, CAD / CAM, etc).

Tehnologie pentru crearea unei arhive electronice a documentelor are trei etape de funcționare.

scanare examinare și masă

Fiecare proiect este precedată de examinarea înregistrărilor și fluxurilor de documente ale companiei. Aceasta elimină costurile semnificative din cauza alegerii corecte a strategiilor pentru crearea și completarea unei arhive electronice întreprindere.

Documentație tradus în format electronic, folosind scanarea în masă. Ca urmare, se creează o copie exactă electronică (imagini electronice) documente cu toate artefacte (rezolutie, vize, semnături, sigilii, ștampile și așa mai departe. D.). Pentru a scana foi individuale și documente utilizate brodate broșat scannere de viteză, au o capacitate de câteva sute de pagini pe minut. scanere bune sunt în măsură să transfere în format electronic, zeci de mii de foi pe schimb și de a lucra cu documente probleme (, deteriorate, contrast insuficient dărăpănată). Pentru a scana documente de format mare nerasshityh afacerile tighelite și alte documente, precum și cărți și albume, planetare așa-numitele (sau în alt mod - carti) scanere. Scanerul documentului planetar este staționar și cu fața în sus pe o distanță considerabilă de sistemul optic și elementul de scanare. Cu această metodă de digitalizare, în afară de scanare de înaltă calitate, o siguranță ridicată a documentelor, deoarece nu există nici un contact cu originalele elemente de scanare.

indexeze documentele

În plus, documentele electronice sunt supuse indexării pentru diverse domenii de informare (cum ar fi de exemplu, tipul, numele, numărul, data creării, și altele.).

În ciuda simplității aparente a procesului de indexare a documentelor destul de complicate, atât dintr-o organizație și un punct de vedere tehnologic. În cazul în care prelucrarea documentelor necesare de matrice mari de recunoaștere automată a programelor speciale este rar folosit, deoarece rata de eroare este suficient de mare. De multe ori, în practică, atunci când indexare este necesară pentru a oferi cel mult un simbol eronat mii intrat, ceea ce este imposibil de atins în timp ce precizia pentru astfel de sisteme. Prin urmare, de obicei, materialele scanate pe etape manipulate de către personalul instruit special.

Dacă este necesar, sub formă electronică pot fi prelucrate în continuare: textele sunt recunoscute și grafice (desene, diagrame, etc ...) este transformat într-o reprezentare vectorială. Este foarte important pentru organizațiile de cercetare și proiectare, o serie de companii industriale, deoarece vă permite să creați un document electronic pe baza unui model matematic și apoi utilizați-l în mediul instrument sau sisteme CAD.

Completarea arhivei electronice

În cele din urmă, după traducerea documentelor în formă electronică, acestea sunt introduse într-o arhivă electronică. Procedura aceasta depinde în mare măsură de specificul întreprinderii de umplere în continuare.

Creați comandă propriu sau?

Pentru multe întreprinderi, problema creării și utilizării nu este în valoare de arhiva electronica. El are o soluție pozitivă, pentru că numai utilizarea în continuare a documentelor de hârtie devine un obstacol în calea dezvoltării, reduce eficiența unităților de luare nu a avut loc, costurile umane și materiale.

O altă întrebare - pentru a crea propria casă în sau încredința executarea acestei sarcini importante a unui artist specializat? Răspunsul fără echivoc la această întrebare nu este, totul depinde de o serie de factori obiectivi, printre care trebuie remarcat:

Pentru multe întreprinderi, crearea independentă a unei arhive electronice poate fi un lux: costurile reale de traducere a documentelor în format electronic, pe cont propriu poate fi de mai multe ori mai mare decât costurile planificate, și este posibil ca această lucrare nu poate fi realizată așa cum programate.

Tabelul de mai jos prezintă un calcul economic dur al actualului proiect de creare a unui volum de arhivă electronică de 11 milioane. Documente A4, inclusiv documentele tighelite rupandu, traducerea lor în format electronic, indexare după dată și număr, de verificare exhaustivă.

Proiectul a fost planificat să desfășoare pe cont propriu. Durata estimată inițial la doi ani. Aceeași cantitate de muncă ar putea fi finalizate în termen de un an, prin implicarea unui contractor specializat. În acest caz, costul proiectului a fost de aproape două ori mai mic - 577 de mii de dolari ..

Calculul economic al proiectului pentru crearea unei arhive electronice

Pentru procesarea seturilor acumulate de documentare hârtie și crearea ulterioară a unei arhive electronice are avantaje semnificative pentru a atrage un artist profesionist, care are infrastructura și expertiza necesară. Dacă este vorba despre un proiect de conversie în masă în format electronic este salvat deja documente (volume în continuare de prelevare a probelor este relativ mic), prin transfer de la executarea de externalizare va elimina problema de plată a personalului și a costurilor sale de formare, achiziționarea de scanare echipamente scumpe, închirierea spațiilor și utilizarea ulterioară a echipamentului intrare în masă.

În plus, în procesul de auto-execuție a proiectului poate găsi o mulțime de elemente de cheltuieli suplimentare, care nu au fost prevăzute sau par nesemnificative (formare, echipamente, locuri de muncă, punerea în funcțiune, un procent ridicat de căsătorie la începutul lucrării, achiziționarea de accesorii si consumabile, lucru suplimentar în curs de pregătire pentru scanare progresivă: liniile de panou ale pereților de compartimentare, numerotare, etc, precum și munca pe cont propriu de scanare) ... Acest lucru conduce la un exces de suma planificată, fără garanții de rezultate de calitate. În cazul în care numai rezultatul final este plătită contractantului extern și riscul este redus la minimum.

Creați o arhivă electronică mare de propriile sale irațional, având în vedere toate elementele de mai sus de cheltuieli. Acest lucru necesită o investiție substanțială în avans, cunoașterea diferitelor tehnologii și experiență practică. Pe cont propriu are sens să se umple pentru a crea o arhivă electronică și apoi, în cazul în care creșterea volumului de documente este relativ mică - până la 10 mii de coli pe trimestru .. În orice caz, pentru a lua o decizie informată cu privire la modul de a crea o arhivă electronică pe cont propriu sau pentru a comanda crearea sa un partener cu o vastă experiență în punerea în aplicare a unor astfel de lucrări, ar trebui să efectueze o examinare aprofundată a volumului, complexitatea și costul proiectului.

Vladimir Slepko - coordonator al programelor de marketing ale corporației „Electronic Archive», [email protected] Sergey Hahamov - director adjunct al Marketing Corporation „Arhiva Electronică», [email protected]

Eficiență și culoare

În timp ce mulți experți consideră alb-negru ca „clasic“ pentru proiectarea de documente de afaceri, noile date arată că în afaceri poate duce la pierderea clienților. Deci, spune Anzhela Rayt, un psiholog recunoscut pe plan internațional studierea problemelor de culoare ale expunerii umane.

În următorul raport din serie, publicat de OKI Printing Solutions, în cooperare cu Wright remarcat faptul că psihologia de culoare este o formă puternică de comunicare, care se bazează pe instinctele ascunse și întotdeauna are loc. De exemplu, o bună parte din verde în documentul de design calma destinatarului său. frunze de culoare roșie, pe de altă parte, va produce un sentiment de trepidație. Agenția, să factureze, utilizați roșu pentru a afecta răspunsul destinatarului. Practica arată că această metodă funcționează: facturile roșu sunt plătite până la 80% mai repede decât altele.

De asemenea, este cunoscut faptul că documentele color pe 60-70% mai multe răspunsuri medie, decât alb-negru. Cu toate acestea, rezultatul va depinde de metoda de utilizare a culorilor. Ușor pe, de exemplu, roșu și galben în documentul negru și alb - fără să se gândească la un anumit ton sau o culoare de luminozitate - reduce efectul pozitiv. Utilizarea de mai multe culori doar de dragul de culoare este adesea complet neproductivă.

Harmony - este cel mai important

dovedit științific faptul că oamenii nu răspund la una din orice culoare, și combinații ale acestora. Una dintre cele mai frecvente greseli in afaceri este ca firmele nu folosesc culorile corporative pentru a crea documente importante. Cercetătorii cred că culoarea siglei companiei ar trebui să fie punctul de plecare pentru fiecare proiect în design grafic. Dacă fiecare culoare pe care doriți să îl utilizați în document se potrivește cu culoarea logo-ul, acesta va da încredere că documentul în ansamblu este armonios, va îmbunătăți și consolida valorile corporative și că nu există mesaje de marketing compensatorii.

Cei mai mulți oameni cred că alb-negru sunt neutre, în timp ce de fapt, adăugarea de negru poate fi foarte dăunătoare pentru un document, redactat în culori calde, bogate. Chiar și un gri poate fi ton de „dreapta“, și poate avea un efect negativ asupra imaginii în ansamblu, în ciuda faptului că, în sine, nu este nimic „spune el.“ Poate că acest lucru se datorează tradițiilor: oamenii începe procesul de creație, cu un creion și hârtie - vopsit în negru pe un fundal alb. În cele mai multe cazuri, text negru pe alb bazat pe combinația optimă, dar asta nu înseamnă că va dura pentru totdeauna.

Fie că aceasta poate, în cazul în care companiile care au grija de imaginea lor corporative, acordând puțină atenție la selectarea culorilor compatibile pentru afaceri de comunicare tipărite, cu siguranță vor beneficia lor de afaceri.

Svetlana Moskalev, director de marketing al OKI Printing Solutions în România, [email protected]

Avantajele e-filing

Experiența existentă a arătat că beneficiile documentelor de arhivă electronice pentru arhivarea de hârtie suficient de numeroase și convingătoare.

În plus, sistemul include arhivarea de conservare a tuturor versiunilor intermediare ale documentelor după fiecare modificare, fără posibilitatea de distrugere a versiunilor (excepție numai la accesul). O arhivă electronică are o recuperare de date instrument de recuperare. Cel mai important calitate - securitatea datelor: sistemul de arhivare profesională, în primul rând, oferă acces la documentele în strictă conformitate cu politica de securitate, iar al doilea este un protocol detaliat de lucru cu arhiva.

Partajați imagini cu prietenii și colegii