10 reguli de bază ale corespondenței de afaceri

In fiecare an, SKB Kontur organizează un concurs pentru antreprenori „Sunt un om de afaceri,“ implică sute de oameni de afaceri din diferite orașe din România - de la Kaliningrad către Vladivostok.

Datorită concurenței, am creat o colecție de povestiri inspira afaceri povestite de oameni care transforma start-up mici în companii de succes.

Experiența și Consiliile lor vor fi utile pentru oricine gândire despre pornirea unei afaceri.

Pentru a începe avem nevoie de unele condiții esențiale: o idee, un pic de bani și, cel mai important, dorința de a începe

Am învățat să fie scrisori de afaceri inteligente și plăcute, care sunt trimise la parteneri, cunoștințe utile, clienții. Ele sunt corecte, concis și politicos. Dar, în corespondența de afaceri cu colegii de multe ori fac greșeli.

Ca de obicei comunicam cu colegii?

Salutări! Acolo, clientul a cerut să facă ceva, nu am înțeles. Poate te pentru mâine?

Ei bine, avem o înțelegere? Tu faci?

După cum arată practica, colegii de lucru e-mail înfunda mai mult succes decât partenerii, clienții și spam împreună. In ziua de aproximativ 20 de scrisori vin pentru angajat în oficiul poștal de muncă. Fiecare trebuie să-citit pentru toată lumea - alcătuiesc un răspuns. În cazul în care cel puțin un minut, a lansat o mulțime de timp pentru a salva pe o înțelegere a sensului și formularea răspunsului.

Conditii de corespondenta intra-business

Skype și alte servicii pentru sarcinile mici rămase.

Este necesară Tema scrisorii din două motive:

1. Ea servește pentru a anunța toate scrisorile și nu trimite-l la folderul „Spam“.
2. Aceasta facilitează căutarea de litere: este mai ușor de a căuta un anumit subiect decât în ​​întreaga cutie.

Subiect: Contract → Vă rugăm să acceptați un contract

Subiect: Urgent → Came cont bancar (de urgență)

Subiect: Important → Rezumatul reuniunii de proiect ***

În cazul în care corespondența se desfășoară pe un anumit proiect, are sens pentru a crea un dosar separat pentru ea: cele mai multe cutii poștale permit configurarea să facă acest lucru. Ca parte a cutiei poștale poate face sub-teme: de exemplu, „Edit“ sau „Provocări actuale“.

Important: trimiterea unui răspuns care nu se schimba subiectul, și de a salva istoria. Aveți grijă de ordinea în sertarele colegilor săi.

În „Pentru a“ pune pe cei pe care doriți să răspundeți la scrisoarea. Pentru mai mulți destinatari, de dezabonare, de obicei, ai totul.

În „Copy“ a pus pe cei care au nevoie să fie conștienți de comunicare, dar nu poate răspunde la scrisoarea. Dacă această casetă nu este unul dintre liderii, corespondența va deveni imediat mai constructiv și răspunsuri - rapid. De „Bcc“ nu este recomandată, deoarece este impropriu ca șoptind, în prezența unei terțe persoane.

Important: Dacă este posibil, nu pune în câmpul „Către“ pentru mai mult de cinci persoane. În acest caz, o cutie electronică pentru o jumătate de oră se transformă în coșul de gunoi, în cazul în care este imposibil de înțeles.

salut

Felicitare cu numele ( „Igor, salut!“, „Oleg, salut“) - o regulă simplă de politețe. Scrisoare fără salut subtil schimbă starea de spirit a destinatarului. Chiar dacă ești un vechi prieten, salutați-l în prima literă a zilei.

Prima propunere - esența scrisorii

În cazul în care problemele care trebuie rezolvate, mult la început ar trebui să scrie „problemele acumulate ale proiectului. Vă rugăm să răspundeți în câteva zile ".

Dacă trimiteți un atașament sau o scrisoare lungă cuiva, citit-o (cu excepția cazului când acest text a venit la tine din greșeală). Poate că ar trebui să facem un scurt CV, arătând spre un momente deosebit de importante, sau, dimpotrivă, cere să nu ia în considerare. Acest lucru va fi util dacă aveți nevoie pentru a trimite un email în viitor.

Este util de a pune întrebări într-o scrisoare de clarificare: cât timp este nevoie pentru a finaliza sarcina? Vei fi capabil să facă totul de marți? Ai întrebări despre scrisoarea? Rafinările inseamna ca răspuns la scrisoarea, și atunci veți fi siguri că se ajunge la informațiile despre destinatar, și nu pus deoparte problema pe termen nelimitat.

Ortografie și punctuație

Re-citit scrisoarea, a corecta greșelile și greșeli de tipar, chiar dacă un coleg destinatar - vechiul tău prieten care înțelege totul perfect.

Pentru a face acest lucru, există o serie de motive:

Regula de „un singur episod - o singură literă“ acum nu funcționează: prea mult de pe ordinea de zi. Atunci când este necesară o mulțime de întrebări și fiecare răspuns, numărul acestora. Este chiar vizual mai ușor de înțeles de informații. Dacă extindeți scrisoarea este dedicată un subiect, fiecare gând se face într-un paragraf separat.

Important: la scrisoarea cu o grămadă de întrebări pentru a răspunde punct cu punct. La începutul fiecărei locații este dat un citat, care se calculează ca răspuns.

răspunde cu promptitudine

O jumătate de oră - un timp normal de a răspunde la locul de muncă de e-mail (în corespondență cu partenerii sau alte persoane care nu ale companiei de data asta crește: ca regulă, ei nu doresc să se ocupe de tine sarcini urgente). Dacă nu puteți răspunde la scrisoarea rapid, explică acest lucru în răspunsul său ( „Am nevoie de timp pentru a colecta materialul,“ sau „O să-ți spun în detaliu timp de trei ore“).

Important: nu trimite e-mailuri și nu răspunde la mesaje în orele de afaceri de lucru. Păcat tot.